Epe: van ‘ieder zijn ding doen’ naar resultaatgericht samenwerken

15-11-2018

Wat is begonnen als experiment is binnen een half jaar uitgegroeid tot een projectaanpak die door een grote groep enthousiastelingen wordt omarmd. Dit is kort samengevat het resultaat geweest binnen de gemeente Epe van het werken met scrum. Er bestonden al wel langer methoden om gestructureerd te werken, maar deze waren veelal gericht op processen en niet op projecten met een concreet eindproduct, zoals bij scrum wel het geval is. De scrumpilot heeft geleid tot een verkorting van de ontwikkeltijd van het product van minimaal een half jaar naar slechts twee weken. Ook is de motivatie en enthousiasme onder betrokken medewerkers om samen aan iets te werken enorm toegenomen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe deze resultaten zijn ontstaan.

Scrum

Scrum is een manier van werken gericht op het in korte tijd realiseren van een concreet product. Behalve het volgen van een aantal vaste regels die nodig zijn om ook daadwerkelijk het beoogde product te kunnen maken, bestaat scrum uit: een team met alle noodzakelijke disciplines die alleen aan dat product werken, een betrokken Product Owner (opdrachtgever) die alleen stuurt op het ‘wat’, en een Scrum Master die zorgt dat het project binnen de vaste regels wordt uitgevoerd. Hierbij wordt gewerkt in korte sprints van één dag tot max één maand, met vaste afstemmomenten die altijd eindigen met een te presenteren product en aansluitend een inhoudelijke evaluatie (review) en evaluatie van het proces (retrospective).

In het afgelopen half jaar hebben in totaal 29 medewerkers van de gemeente Epe kennis gemaakt met het werken volgens de spelregels van scrum. 22 van hen hebben de opleiding gevolgd, 5 daarvan hebben actief deelgenomen aan de scrum pilot en nog eens 7 collega`s hebben gaandeweg tijdens de pilot kennisgemaakt met scrum.

Digitale zorgkaart

Voorafgaand aan de start van het pilotproject is eerst bepaald welk project het meest geschikt is om te scrummen. Hiertoe zijn vier voorstellen gepresenteerd waaruit medewerkers konden kiezen en die beoordeeld werden aan de hand van een checklist en de ervaring van de externe Scrum Master van JE Consultancy. Het voorstel om datagestuurd te gaan werken binnen het sociaal domein had een duidelijke voorkeur, vooral omdat hierbij gewerkt zou worden aan het ontwikkelen van een concreet en visueel product, namelijk een digitale kaart waarop vraag en aanbod van lokale zorg op een gebruiksvriendelijke manier inzichtelijk zijn gemaakt.

Twee sprints, vijf deelproducten

Uiteindelijk is gekozen voor het werken met een team dat werkt aan vijf deelproducten, namelijk:
1. Een lijst van ingezet maatwerk Wmo en Jeugdzorg per gebied;
2. Een lijst van het aanbod en de capaciteit van algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen per gebied;
3. De digitale verbeelding van de zorgconsumptie en het zorgaanbod (inclusief capaciteit) per gebied van gebiedsgericht werken;
4. Een testtafel;
5. Een beheerplan.

Aan deze deelproducten is gewerkt in twee sprints van ieder een week. Tijdens de 1e sprint is gewerkt aan de deelproducten 1, 2 en 3.Dit heeft geleid tot een eerste prototype van de digitale zorgkaart. In de 2e sprint is verder gegaan met de doorontwikkeling van het tijdens de 1e sprint ontwikkelde prototype en zijn de deelproducten 4 en 5 opgepakt. Dit heeft geleid tot een gebruiksklare digitale kaart van de zorgconsumptie plus het aanbod en de capaciteit van de algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen, per gebied van gebiedsgericht werken.

Extra sprint toegevoegd

Product Owner Lobke Kuiper is trots op het feit dat aan het einde van de 2e sprint in principe een gebruiksklare kaart op tafel lag, maar de bouwers en klanten vonden de opgeleverde versie nog niet volledig genoeg. Ze benadrukt dat deze enigszins bijzondere situatie voortkomt uit het tijdens de pilot ontstane enthousiasme onder de bouwers en klanten: “Door de pilot zijn ze gedreven geraakt om te komen tot een nog betere versie van het bestaande product. Daarom hebben we besloten om een 3de sprint toe te voegen.”

Volgens Scrum Master Henk Aalders die het traject heeft begeleid, is dit precies de bedoeling van scrum. Stap voor stap kom je tot een steeds beter product. Je maakt iets waar je wat mee kan en vervolgens kijk je wat al in een volgende stap de meeste waarde toevoegt aan het product. Een voorbeeld dat hij aanhaalt is de ontwikkeling van de bankieren-app. “Het oorspronkelijke idee was om iets te ontwikkelen waarmee je als consument je bankzaken op je smartphone kunt regelen. De eerste stap was de mogelijkheid om je saldo te kunnen checken. Vervolgens is opnieuw bekeken aan welke functionaliteit de meeste behoefte was en die is toen toegevoegd. Dit proces heeft zich meerdere malen herhaald tot aan de realisatie van de bankieren-app zoals we die nu kennen.”

Snelle realisatie en sterk leereffect

Lobke Kuiper, Jan-Willem Jorritsma (projectleider werken met scrum) en Lutske van Balken (adviseur digitale communicatie en Scrum Master in opleiding) zijn eensgezind over de meerwaarde van scrum voor hun organisatie. Het grote voordeel van scrum zit hem vooral in de snelheid van realisatie en het leereffect. Het leereffect blijkt uit het gegeven dat in het begin van de pilot ieder nog zijn eigen ding deed, maar gedurende de 1e sprint al een duidelijke samenwerking ontstond. De snelheid van realisatie wordt bereikt doordat de voortgang inzichtelijk wordt gemaakt, wordt gewerkt in een gezamenlijke ruimte en aan een tastbaar product.

Betere samenwerking als bijvangst

Tijdens de pilot hebben collega`s vanuit verschillende disciplines met elkaar samengewerkt die daarbuiten weinig met elkaar te maken hebben. Het bijzondere aan de samenwerking die tijdens de pilot is ontstaan is dat de meerwaarde niet beperkt is gebleven tot de pilot zelf, maar heeft geleid tot betere samenwerking in algemene zin. “Medewerkers hebben door het werken met scrum namelijk een veel beter beeld ontwikkeld van elkaars werkzaamheden en weten beter wat zij van elkaar kunnen en mogen verwachten. Deze bijvangst is voor ons misschien nog wel de grootste meerwaarde van alles”, zo vertelt projectleider Jorritsma.

De directie is inmiddels geïnformeerd over de resultaten die zijn behaald met de scrumsessies en heeft aangegeven positief te staan tegenover het breder toepassen van scrum binnen de gemeentelijke organisatie. Er zijn volgens Jorritsma namelijk nog genoeg ideeën genoeg binnen de gemeente Epe waarop scrum prima ingezet kan worden. Scrum heeft in zijn ogen vooral meerwaarde wanneer een helder product opgeleverd moet worden binnen een afzienbare tijd.

Aanleren andere mindset

Een van de grootste misvattingen is volgens Product Owner Kuiper dat mensen scrum zien als een methode die extra tijd van ze vraagt, terwijl het in feite een andere manier van werken is die juist geen extra tijd vraagt. ”Het is vooral een kwestie van het aanleren van een andere mindset.”

Kuiper laat verder weten dat ze in de voorbereidingsfase aan alle scrumleden heeft gevraagd of ze gedurende de sprintweken hun agenda volledig vrij wilden houden voor de pilot. “De praktijk leerde echter dat teamleden in deze weken wel aanwezig waren, maar niet altijd op hetzelfde moment beschikbaar voor het werken aan het project.” Deze situatie werd veroorzaakt doordat mensen alleen tijdens de bijeenkomsten gezamenlijk aanwezig waren en de overige uren dat ze beschikbaar moesten zijn voor de pilot naar eigen inzicht inplanden. Dit strookte niet met de insteek van het opgestelde urenoverzicht, namelijk ervoor zorgen dat iedereen op de aangegeven uren volledig beschikbaar is voor het project. Een dergelijk overzicht zou daarom in de toekomst dan ook niet meer worden toegepast, althans niet in dezelfde vorm.

Teamverantwoordelijkheid

Een andere ervaring waaruit lering is getrokken, is dat het gevoel van teamverantwoordelijkheid bij een aantal teamleden aan het begin van de pilot ontbrak. In het bijzonder de teamleden zonder kennis van scrum zagen het project als een project waarin zij voor zichzelf een beperkte eigen verantwoordelijkheid voor ogen hadden. Typisch voorbeeld hiervan is de reactie van iemand die tijdens de eerste sprintsessie zei: “Ik ben gewend dat iemand nu de leiding neemt”, zo vertelt Lutske van Balken, adviseur digitale communicatie en Scrum Master in opleiding. “De les voor ons is dus dat de theorie van scrum breder moet worden gedeeld, zodat duidelijk wordt dat het draait om een gezamenlijke verantwoordelijkheid als team.”

Scrum Master tussentijds benaderen

Kuiper, Jorritsma en Van Balken zijn allen te spreken over de rol van de externe Scrum Master. Zijn fysieke aanwezigheid was vooral waardevol bij het bieden van een introductie over scrum en het bieden van aanvullende theorie tijdens de sprintbijeenkomsten. Verdere aanwezigheid was niet noodzakelijk. De geboden informatie was telkens precies voldoende om zo snel mogelijk zelf als scrumteam aan de slag te gaan.

Kuiper laat weten dat er desondanks wel een moment is geweest dat het beter was geweest om even kort met de Scrum Master te schakelen. Het gaat om het moment aan het begin van de 1e sprint toen bleek dat het beeld van het product voor bijna iedereen niet helder genoeg was. “Nu bleek door de feedback van Henk tijdens de 1e review op onze product backlog dat het scheppen van een helder beeld van het product eigenlijk al tijdens de 1e sprintplanning had moeten gebeuren.” Dit pleit er dus voor om te zorgen dat je intern één of twee mensen hebt binnen je organisatie die de rol van Scrum Master kunnen invullen.

Scrum inbedden in organisatie

De medewerkers die inmiddels een half jaar hebben kunnen experimenteren met scrum zijn ervan overtuigd dat scrum voor de gemeente van Epe van meerwaarde gaat zijn. Zeker in de context van de organisatieontwikkeling. Dit past namelijk heel goed bij de wens van de gemeente om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk neer te leggen in de organisatie. Scrum biedt die mogelijkheid omdat de ‘Hoe-vraag’ nu bij het team wordt neergelegd. Om scrum blijvend in te bedden zullen in de komende tijd nog een aantal stappen worden gezet zoals het opleiden van medewerkers ten behoeve van de verschillende scrum-rollen. Het is de bedoeling dat er een kerngroep komt met specifieke kennis van scrum die straks de producteigenaren begeleidt en de Scrum Masters levert.

De eerste kennismaking met scrum binnen de gemeente Epe kan gerust succesvol genoemd worden. De ontwikkeltijd van de gerealiseerde digitale zorgkaart is drastisch verkort en heeft in slechts twee weken geleid tot een sterke motivatie en bereidheid tot samenwerking onder medewerkers. Dit is nog steeds goed merkbaar.