Hoe de gemeente Hilversum haar financiële en P&C processen digitaliseerde en optimaliseerde

  1. digitalisering
  2. P&C
06-10-2016

De gemeente Hilversum kampte met moeizaam verlopende P&C processen en een financiële administratie die in de loop der jaren vervuild was geraakt met oude, niet meer bruikbare gegevens. Het genereren van goede en up to date management- en bestuursinformatie was hierdoor lastig. In de P&C processen werd vooral met losse bestanden gewerkt waardoor het opstellen van P&C producten te veel tijd kostte.

De gemeente Hilversum wilde vernieuwen. Belangrijke uitgangspunten waren daarbij vereenvoudiging, digitalisering en ‘basis op orde’. Samen met JE zijn na een gedegen probleemanalyse de volgende vernieuwingen gerealiseerd:

Nieuw rekeningschema in een geschoond financieel pakket

Inzicht en overzicht start met ‘de basis op orde’. Hiertoe is het financieel pakket Key2Financiën in zijn geheel opnieuw ingericht en geïnstalleerd. Er is gekozen voor een compacter en eenvoudiger rekeningschema. Boekingsgangen zijn vereenvoudigd en het nieuwe BBV is geïmplementeerd. Daarnaast zijn diverse onderdelen van de administratie opgeschoond. Aldus ontstond er een goede basis voor vereenvoudiging en digitalisering van de financiële en P&C processen.

Implementatie LIAS en geautomatiseerde P&C producten

Voor de managementrapportage is een standaard ontwikkeld met die elementen waar het management op kon sturen. Via QlikView is dagelijks alle managementinformatie up to date en beschikbaar voor budgethouders. In plaats van losse rapporten is een integrale tussentijdse bestuursrapportage ontwikkeld. Beleid (voortang over prestaties) en financiën (begroting, prognose en afwijkingen) zijn volledig vanuit LIAS opgebouwd. Ook zijn de begroting en de jaarstukken compleet via LIAS samengesteld en zijn veel onderdelen geautomatiseerd. Naast de realisatie van geautomatiseerde P&C producten is veel tijd gestoken in het ontwikkelen van goede en up to date (operationele) managementinformatie. Via Qlikview is dagelijks alle managementinformatie bijgewerkt, doorklikbaar en beschikbaar voor budgethouders, financieel adviseurs, controllers en andere stakeholders. Hilversum realiseert zo maximaal inzicht en transparantie. “Door de gerichte inzet van LIAS en Qlikview is de transparantie toegenomen en het beslag op de ‘maakcapaciteit’ afgenomen”, stelt Michiel van Oosterom, concerncontroller bij gemeente Hilversum. “Zo kunnen we meer tijd steken in de inhoud en is minder tijd nodig voor het samenstellen”.

Online P&C producten

In het streven naar verdere digitalisering en transparantie heeft de gemeente Hilversum er tevens voor gekozen de P&C producten digitaal toegankelijk te maken voor haar burgers. Geen dik gedrukte boekwerken meer, maar een overzichtelijke website waar de jaarstukken en begroting worden gepresenteerd.

“We kijken tevreden terug op het veranderingstraject en de goede samenwerking met JE Consultancy. Naast dat er mooie producten zijn opgeleverd, zijn medewerkers meer bezig met ontwikkelen en innoveren”, aldus een tevreden Michiel van Oosterom.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld