BAR organisatie implementeert risicogerichte VIC

  1. Interne controle
14-11-2016

Op 1 januari 2014 is de gemeenschappelijke regeling BAR Organisatie gestart, waarin de ambtenaren van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk samengevoegd zijn om de doelen van de afzonderlijke gemeenten te realiseren. “Eén van de uitdagingen van de nieuwe en veel grotere organisatie was het efficiënter en effectiever organiseren van de Verbijzonderde Interne Controle”, aldus Monique van Amelsvoort, concerncontroller bij de BAR. “In dit kader was tevens van belang dat de accountant had gesignaleerd dat de VIC te weinig risicogericht was.” Gezien de beperkte capaciteit binnen Bureau Concerncontrol, verantwoordelijk voor de VIC, werd JE Consultancy gevraagd voor de uitvoering van dit project. In gezamenlijkheid is de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) op een hoger niveau getild. Hieronder wordt geschetst hoe dit traject is aangepakt.

Ontwikkeling op inhoud en rolinvulling gaan hand in hand

Het eerste jaar van de BAR-organisatie stond in het teken van het samenbrengen van de verschillende werkwijzen van de drie afzonderlijke gemeenten. Processen moesten opnieuw uitgelijnd worden en taken en rollen opnieuw toebedeeld. Omdat in de hele organisatie processen veranderden door de samenvoeging, was dit ook hét moment om te kijken naar een nieuwe, integrale aanpak voor de VIC.

Op het gebied van VIC moest de BAR een moderniseringslag maken. De grote verscheidenheid aan processen binnen de BAR met de daarbij horende spelregels vanuit wet- en regelgeving stelt hoge eisen aan de VIC functionaris. Niet alleen moet men kennis hebben van de te controleren processen, maar tevens weten van de beste en meest efficiënte manier om voor ieder proces vast te stellen dat het rechtmatig en getrouw in de jaarrekening verantwoord is en zal worden. Helaas bleek het uitgevoerde controlewerk nog vaak benaderd te worden als het uitvoeren van een ‘kunstje’; een invuloefening. Een omslag was nodig. De VIC-er moest zich meer bewust worden waaróm hij controleert, hóe hij controleert, en óf hij wel de juiste zaken controleert. Dat betekent o.a. werken vanuit een doordachte risicoanalyse, zodat voorkomen wordt dat tijd gestoken wordt in weinig risicovolle zaken, terwijl grote risico’s in andere processen onopgemerkt blijven.

Een omslag dus naar een meer risicogerichte VIC terwijl gelijktijdig het IC-team een kwaliteitsimpuls krijgt. In de gekozen aanpak gingen beide hand in hand.

Voordoen, meedoen, zelfdoen.

Vanuit de hiervoor geschetste situatie heeft JE een opzet en werkwijze ontwikkeld die in samenwerking met de medewerkers in de praktijk is gebracht. Voordoen, meedoen en  zelf doen was daarbij het devies. Dus niet alleen het risicogerichte IC-model en de adviezen op papier zetten, maar deze in samenwerking met betrokkenen direct in de praktijk brengen.

De gekozen werkwijze is nadrukkelijk vanuit de risico’s in ieder proces opgezet. Alle processen zijn door de IC-medewerkers vanuit IC perspectief geanalyseerd, risico’s zijn in kaart gebracht en IC-maatregelen beoordeeld op nut en noodzaak. Oftewel: als blijkt dat een bepaalde stap in het controlewerk geen risico afdekt, dan is schrappen het devies!

In het doorlichten van de te controleren processen werkte de IC-medewerker nauw samen met de ‘lijn-medewerkers’. De ervaringen hierbij waren zeer positief te noemen. De hier en daar aanwezige scepsis verdween al snel tijdens het traject. Door de IC-aanpak (mate van focus, detail, frequentie e.d.) af te stemmen op het risicoprofiel van het proces kon met minder inspanning meer kwaliteit gerealiseerd worden. Ook het scherper afbakenen van de rol van Concerncontrol (VIC) en de rol van de vakdeskundige (IC)  bleek geen onoverkomelijk struikelblok. De nieuwe werkwijze sloeg aan! Bij enkele processen werd zelfs dankbaar gebruik gemaakt van reeds in de afdeling gestarte ontwikkelingen die direct raakvlakken hadden met de controlewerkzaamheden.

Conclusie

“Al met al is sprake geweest van een goed verlopen ontwikkeltraject”, aldus een tevreden Monique van Amelsvoort, concerncontroller bij de BAR organisatie. “Vastgesteld kan worden dat medewerkers dichter tot elkaar zijn gekomen en ook alerter zijn geworden op de verschillende rollen die ze hebben in het proces. Daarnaast is kennis en kunde toegenomen. Begrippen zoals getrouwheid, rechtmatigheid, volledigheid, deelwaarneming, opzet, bestaan en werking kunnen door de IC-medewerker nu toegepast worden binnen ieder relevant proces. En door de nieuw opgedane kennis en betere risicoanalyse kan de beschikbare (beperkte) capaciteit gerichter ingezet worden en worden risico’s beter beheerst. Tot slot zorgde het toegenomen begrip ten aanzien van het eigen werk voor een betere uitleg en communicatie richting medewerkers in de te controleren processen. Deze konden hierdoor beter en gerichter meedenken, waardoor zowel de samenwerking als het eindresultaat verbeterde.”

Meer weten?

Kijk voor meer informatie over risicogerichte VIC, interne controle en beheersing op JE uitgelicht. Ook kunt u ons mailen op info@jeconsultancy.nl of bellen op 088 – 126 44 00. Wij vertellen u graag meer.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld