5 Tips bij digitalisering van de P&C

01-05-2017

Veel gemeenten zijn er mee bezig; het digitaliseren van de P&C-documenten en -processen. Diverse gemeenten hebben al keuzes gemaakt, anderen oriënteren zich nog op de mogelijkheden. Maar wat zijn de aandachtspunten bij aanschaf van P&C software? En waar moet je op letten bij de inrichting van P&C software? Keuzes vooraf beperken of bepalen in belangrijke mate de (on)mogelijkheden later in het proces.

Een goede voorbereiding is het halve werk! En dat begint al bij de keus van het softwarepakket. Wat zijn de mogelijkheden en hoe voorkom je teleurstellingen tijdens de implementatie als blijkt dat het voorgespiegelde beeld in de praktijk toch anders uitpakt? Maar ook tijdens de inrichting en implementatie zijn er belangrijke aandachtspunten. Wij zetten er 5 voor u op een rijtje.

  1. Inventariseer de (on)mogelijkheden – praat met uw collega’s, verken de markt.
  2. Aanbesteding – formuleer uw wensen en eisen SMART.
  3. Meer dan een documentgenerator – zorg voor goede financiële koppelingen en eenvoudig beheer.
  4. Optimaliseer uw data(warehouse) – in één keer goed!
  5. Vereenvoudig en versnel de processen – pak het momentum

1. Inventariseer de (on)mogelijkheden – praat met uw collega’s, verken de markt.

Inventariseer de mogelijkheden van de diverse software pakketten. Doe een marktverkenning, praat met experts en collega gemeenten en krijg ideeën over de voor- en nadelen van de pakketten die in de markt zijn. Juist deze marktverkenning en gesprekken met ervaringsdeskundigen brengen u op ideeën over de mogelijkheden die de software biedt, hoe de software in te zetten, welke vereenvoudigingen mogelijk zijn en hoe de software past of gebruikt kan worden in de overige digitale architectuur.

 2. Aanbesteding – formuleer uw wensen en eisen SMART.

Daag een leverancier uit om concreet te zijn. ‘The devil is in the details’, en dat geldt zeker voor (on)mogelijkheden van software. Wees daarom goed voorbereid. Bedenk welke verbeteringen, vereenvoudigingen en versnellingen u wilt realiseren op korte en middellange termijn. Vertaal deze concreet naar eisen en wensen. Dit voorkomt dat u achteraf teleurgesteld bent in de (on)mogelijkheden van het aangeschafte systeem.

3. Meer dan een documentgenerator – zorg voor goede financiële koppelingen en eenvoudig beheer.

P&C software combineert tekst met cijfers. Het is dan ook belangrijk oog te hebben voor de koppeling met het financieel systeem. Kan deze koppeling worden gelegd en zo ja hoe ziet die koppeling er dan uit? Denk hierbij aan de koppelingen met de balans en de exploitatierekening vanuit uw financiële pakket en de mogelijkheid om financiële tabellen automatisch te genereren. Maar ook de mogelijkheden om begrotingswijzigingen te kunnen vastleggen in de P&C software en bijvoorbeeld na akkoord automatisch te uploaden in het financieel systeem kunnen enkele van de wensen zijn!

Een belangrijk aandachtspunt betreft het beheer van gegevens. Zoals u single sign-on kent vanuit Windows, is het ook belangrijk te streven naar ‘single-maintenance’ door een geautomatiseerde koppeling en gegevensoverdracht vanuit één systeem – bij voorkeur uw financieel systeem. Structuren en hiërarchieën als de budgethouder-, de organisatie- en de programmastructuur worden dan meegenomen in de financiële koppeling. Het voorkomt dat dergelijke gegevens in twee systemen beheerd moeten worden, wat meer energie kost én foutgevoelig is. Besteed hier bij uw aanbesteding en uitvraag voldoende aandacht aan.

4. Optimaliseer uw data(warehouse) – in één keer goed!

Met de implementatie van P&C software wordt niet alleen gewerkt aan andere en eenvoudige totstandkomingsprocessen en presentatievormen (online ‘document’, digitale rapportages e.d.), maar wordt tevens een database van tekst, doelen, indicatoren en financiële data opgebouwd. Gestructureerde en goed doordachte vastlegging van dergelijke data in een database is belangrijk om (op termijn) eenvoudig meerjarige vergelijkingen te kunnen maken, dwarsverbanden te leggen of historie op te roepen. Bijvoorbeeld hoe mutaties ‘nieuw beleid’ zich over de jaren heen ontwikkelen, welke taakvelden de meeste mutaties kennen en hoe indicatoren, doelen of risico’s zich ontwikkelen.

Belangrijk is dus niet alleen dat de P&C software dergelijke vastleggingen ondersteunt, maar tevens dat bij de inrichting dit ‘database denken’ wordt toegepast.

5. Vereenvoudig en versnel de processen – pak het momentum.

De overgang naar het digitaliseren van uw P&C is een grote stap, maar biedt vele mogelijkheden. Grijp daarom het momentum. Realiseer bijvoorbeeld vereenvoudiging en versnelling door naast focus op ‘tekst’ ook focus op het financiële mutatie- en vastleggingsproces te hebben.

Sommige P&C software biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om het proces van begrotingswijzigingen te digitaliseren en mutaties op allerlei wijzen te categoriseren en te presenteren in P&C documenten of via de financiële koppeling door te zetten naar het financieel systeem. Het scheelt veel tijd en energie in het proces van begrotingswijzigingen en biedt maximale transparantie aan de budgethouders.

Contact

Bent u zich aan het oriënteren op het gebruik van P&C software, staat u aan de vooravond van de implementatie of wilt u bestaande software verder ontwikkelen of bent u anderszins getriggerd, neem dan gerust contact met mij op. Ik ben bereikbaar op 088 – 126 44 00 of stuur een mail naar john.groote@jeconsultancy.nl. Meer informatie over het digitalisering van uw P&C vindt u onder JE Uitgelicht – Digitaliseren en Vereenvoudigen.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld