Aangescherpte controlestandaard vraagt om IC-functie ‘nieuwe stijl’

26-07-2016

De voorwaarden voor de accountant om te kunnen steunen op de door de gemeente uitgevoerde auditwerkzaamheden zijn in december 2013 aangescherpt en gelden vanaf het boekjaar 2014 en verder. In de praktijk blijkt de gemeentelijke IC-functie deze hogere eisen niet altijd waar te kunnen maken. Dit leidt tot wrijving tussen partijen en verhoogt het risico op meerwerk door de accountant. Wij pleiten voor een IC-functie ‘nieuwe stijl’; een volwaardig sparringpartner voor zowel vakafdeling als accountant.

De interne controle aanpak ‘ oude stijl’

Hoewel de IC-functie al langere tijd bestaat binnen gemeenten, blijkt deze vaak niet aan de eisen van deze tijd te voldoen. In veel gevallen lijkt de IC-functie enkel te bestaan uit het achteraf opnieuw controleren van dossiers en jaarrekeningposten. Voor de drie betrokken partijen, te weten de IC-medewerker, de gecontroleerde vakafdeling en de accountant, brengt dit een aantal nadelen met zich mee.

Problemen die wij zoal tegenkomen in de dagelijkse praktijk zijn:

Probleem Gevolg
De IC medewerker heeft onvoldoende kennis van het hoe en waarom van zijn werkzaamheden, met name het aantal dossiers en de aspecten van controle. De IC medewerker haalt onvoldoende voldoening uit zijn werk en voegt voor zowel organisatie als accountant onvoldoende toe.
De gecontroleerde afdeling krijgt veelal enkel een terugkoppeling van de geconstateerde fouten, wat overkomt als ‘op de vingers kijken’ zonder gevoel voor de werkelijkheid achter de cijfers. De vakafdeling vindt de interne controle medewerker ‘lastig’ en mijdt deze, waardoor de kloof tussen beide vergroot.
De IC medewerker kan onvoldoende met de accountant sparren over de planning en inrichting van de controlewerkzaamheden, het gesprek wordt gereduceerd tot het onderwerp ‘hoeveel dossiers moeten we controleren.’ De accountant kan onvoldoende steunen op de IC medewerker en moet veelal naast de contacten met de IC medewerker werkzaamheden verrichten (of laten verrichten) die voorkomen hadden kunnen worden.

 

In onze ogen leidt de IC-functie ‘oude stijl’ uiteindelijk tot onbegrip en frustratie tussen alle betrokkenen. Er is een ‘nieuwe stijl’ nodig.

De IC-functie ‘nieuwe stijl’

Met nieuwe stijl doelen wij op het realiseren van een werkwijze die meer past bij de eisen die de accountant stelt. Een werkwijze/ aanpak die meer uitgaat van planmatig en risicogericht werken. Dit wordt hieronder nader toegelicht.

Aanpak Gevolg
Plan: De IC medewerker onderbouwt – in afstemming met vak-afdeling en accountant – de controleaanpak, -objecten, –aspecten en –aantallen en legt deze in het interne controleplan vast. De IC medewerker heeft zijn werkzaamheden verbeterings-/toekomstgericht gemaakt en is voor de vakafdeling en accountant een volwaardig sparringpartner.
Do: De IC medewerker controleert risico-gericht en stemt de controle af op de reeds in de vakafdeling aanwezige beheersmaatregelen (geen dubbel werk!). De vakafdeling krijgt vanuit de nieuwe inrichting van de controle concrete adviezen waarmee het primaire proces effectiever, efficiënter en rechtmatiger ingericht kan worden.
Check: Niet alleen de resultaten van de controle maar ook de inrichting ervan worden door de IC medewerker vertaald in het plan voor de volgende controleronde. De controles worden steeds efficiënter en effectiever, zodat geen tijd verloren gaat aan minder risicovolle en/of relevante zaken.
Act: De IC medewerker stelt bij het aantreffen van fouten en/of onzekerheden de controle bij, door de fout te isoleren en/of de deelwaarneming uit te breiden in overleg met de accountant. De accountant kan voor- of achteraf met de IC medewerker sparren over de te nemen of genomen stappen en hierop acteren, in plaats van zelf (opnieuw) aan de slag te moeten.

De werkwijze ‘nieuwe stijl’ vertaalt zich dus niet alleen richting accountantscontrole/-kosten, maar zorgt er tevens voor dat de IC-functie een volwaardig sparringpartner is en meer waarde toevoegt voor de vakafdelingen.

 

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld