Als je digitaliseert wat je deed, krijg je wat je kreeg

06-10-2016

Veel gemeenten oriënteren zich op het digitaliseren van hun P&C. En terecht. Inzet van nieuwe software en goed gebruik van “tooling” maken het mogelijk dat diverse financiële processen vergaand gedigitaliseerd, vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden. Voorwaarde voor een succesvolle selectie en implementatie van dergelijke software is in onze visie een goed beeld  hebben van de ‘samenhang der dingen’. Wat wil je bereiken, hoe kan de software daartoe bijdragen en wat betekent dit voor de (her)inrichting van de financiële processen?

Hoe vaak komt het niet voor dat aangeschafte systemen niet voldoen aan de verwachtingen? Het brengt niet wat in eerste instantie is voorgespiegeld. De implementatie gaat moeizaam en de verwachte vereenvoudigingen blijken bij nader inzien toch niet aanwezig. De oorzaak hiervan kan liggen in enerzijds de selectie van het softwarepakket of, meer gebruikelijk, in het onvoldoende benutten van de mogelijkheden van het systeem in combinatie met herinrichting van processen.

Het is een bekend fenomeen: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Dit geldt ook voor de digitalisering van de P&C. Maar al te vaak wordt de digitalisering vanuit het huidige proces benaderd; we blijven  hetzelfde doen, maar dan digitaal. Vaak zijn er met behulp van de aangeschafte software meer mogelijkheden tot vereenvoudiging, versnelling en optimalisatie te realiseren.

Neem de digitalisering van de P&C documenten.

Nog al te vaak wordt bij de digitalisering van de P&C documenten de focus vooral gelegd op het digitaal verzamelen van de teksten, maar in veel mindere mate op het digitaliseren van het financieel mutatieproces. Hoewel de ‘boekjes’ (Kadernota, begroting, berap, e.d.) in een digitale omgeving worden samengesteld, is de workflow van begrotingswijzigingen vaak (nog) niet gedigitaliseerd en wordt bij de inventarisatie en vastlegging nog veel met excel gewerkt. Dat is foutgevoelig, minder transparant én niet geschikt als basis voor het automatisch genereren van overzichten.

Het kan eenvoudiger!

P&C software biedt soms mogelijkheden waarmee deze workflow gedigitaliseerd kan worden en mutaties nader gecategoriseerd kunnen worden. Ook kunnen documenten en uitgebreide toelichtingen aan deze mutaties gekoppeld worden. De digitale vastlegging van mutaties biedt vervolgens de mogelijkheid ze op allerlei wijzen en vanuit verschillende invalshoeken via  een druk op de ‘knop’ te presenteren. Het scheelt veel werk in het maken en up to date houden van overzichten én het biedt maximale transparantie.

Digitaliseren van het P&C proces vraagt dus óók om focus op het financiële proces. Tekst wordt digitaal verzameld, maar dat geldt helaas niet altijd voor de cijfers. Maar al te vaak bevatten de gedigitaliseerde P&C documenten nog tabellen die niet automatisch worden gegenereerd. Een gemiste kans. Bij digitalisering wordt naar mijn idee nog te weinig als uitgangspunt gehanteerd dat elke tabel in elk ‘boekje’ automatisch gegenereerd moet kunnen worden. Lukt dat niet direct, dan kijk je naar wat daarvoor nodig is. Soms ligt de oplossing in het anders presenteren, vaak ook betekent het een aanpassing van de boekingsgang of herinrichting van (een stukje van) de administratie.

Digitaliseer tekstueel én financieel proces.

Om met digitalisering van het P&C proces vergaande vereenvoudiging en optimalisatie te realiseren is naast focus op ‘tekst’ ook focus op het financiële mutatie- en vastleggingsproces nodig. Door als uitgangspunt te hanteren dat alle overzichten en tabellen automatisch gegenereerd moeten kunnen worden, kom je vanzelf bij oplossingen als de digitalisering van het financiële mutatieproces en/of bij herinrichting van de administratie. Denk en werk dit bij voorkeur uit voorafgaand aan de definitieve inrichting en implementatie van de P&C software. Want zoals gezegd: als je digitaliseert wat je deed, krijg je wat je kreeg.

Auteur: John Groote

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld