De kracht van scrum

26-07-2016

Scrum is een methode waarmee P&C-producten, verandertrajecten , bedrijfs- en beleidsprocessen sneller, efficiënter en met meer kwaliteit worden gerealiseerd. Scrum is een eenvoudig en snel te implementeren aanpak die leidt tot zichtbare resultaten, energieke teams en een grote betrokkenheid van collega’s. JE combineert de kennis van public controlling en overheidsprocessen met de internationaal erkende scrummethode. Door te ‘scrummen’ kunt u forse versnellingen in het proces en in de kwaliteit van het product realiseren. Scrum is bijvoorbeeld uitstekend toepasbaar op de realisatie van P&C-producten. Een versnelling met een factor 5 is zeker mogelijk!

De kracht van Scrum is het werken in teamverband, een duidelijke rolverdeling, het opknippen van het overall proces in korte ‘sprints’, een duidelijk inzicht in de voortgang van het proces en bovenal oplevering van concrete (deel)producten. De klant staat bovendien centraal in deze aanpak en bepaalt de prioriteiten.

De kracht van Scrum

de kracht van scrum

Korte sprints, snel resultaat
De Scrum methode verdeelt organisatieprocessen in korte sprints. Afhankelijk van het product heeft een sprint een doorlooptijd van 1 tot 4 weken. Aan het eind van een sprint is het vooraf gedefinieerde (deel)product gereed. Per sprint wordt een team samengesteld met direct betrokkenen. Deze stellen samen met de ‘klant’ (een bestuurder) de einddoelen van de ‘sprint’ en vertalen deze naar een planning van noodzakelijke activiteiten en resultaten. Aan elke activiteit/resultaat wordt door het betreffende teamlid een inschatting van te besteden tijd gegeven. Dit alles gebeurt in een ‘sprintplanning’.Het team wordt geleid door een zogenaamde Scrum Master (een (vertegenwoordiger) van het ambtelijk management). De Scrum Master belegt (bij voorkeur) dagelijks een korte ‘stand up meeting’ van maximaal 15 minuten. Elk teamlid geeft hierin antwoord op drie vragen: Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? En welke knelpunten ervaar ik? Er wordt dagelijks op de knelpunten bijgestuurd, waardoor de realisering van het defefinieerde (deel)product ook echt kan worden gehaald.

Teamgevoel en effectiviteit
Scrum betekent werken in teamverband. Iedereen is betrokken bij het plannen, het verdelen van taken en het benoemen van knelpunten. De dagelijkse stand-up meetings zijn cruciaal. Niet alleen voor de snelheid van het proces en kwaliteit van het product, maar zeker ook op motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Uit de praktijk blijkt een razendsnelle en positieve verandering in werkbeleving. Het dagelijks informeren en sparren zorgt voor transparantie en inzicht in elkaars werk. De Scrum Master zorgt daarbij voor een veilige omgeving waarin ‘het elkaar aanspreken’ normaal is. Door aanwezigheid van de ‘klant’ kunnen gesignaleerde knelpunten snel en gericht opgelost worden en is de vertraging minimaal. Dat dagelijks resultaten kunnen worden ‘afgestreept’ werkt daarnaast heel motiverend. Een positief vliegwiel!

De belangrijkste voordelen van Scrum

  • De stuurbaarheid en wendbaarheid van de organisatie wordt vergroot.
  • De actualiteit en kwaliteit van producten (o.a. P&C stukken) wordt vergroot.
  • De doorlooptijd van processen wordt fors teruggebracht.
  • Betrokkenen zijn meer gemotiveerd en geïnspireerd. In de praktijk blijkt zich een razendsnelle verandering van werkbeleving voor te doen. Er ontstaat daarnaast meer teamgevoel, de samenwerking tussen verschillende disciplines en organisatieonderdelen verbetert en weerstand wordt op spectaculaire wijze teruggebracht.
  • Scrum is uitermate schaalbaar en eenvoudig toepasbaar. Uw gehele organisatie kan er dus profijt van hebben! De methode werkt zowel voor kleine teams en kleine projecten als voor grotere complexe projecten.

Kennis, kunde en toepasbaarheid
Door haar ruime ervaring op het gebied van publieke bedrijfsvoering en Planning en Control heeft JE Consultancy de kennis in huis om voorkomende problemen in de bedrijfsvoering van gemeenten, provincies en rijksoverheid snel te analyseren en te duiden. Deze kennis combineren wij in Scrum met kunde. Onze consultants hebben ruime ervaring met implementatie- en veranderingstrajecten en zijn uitstekend in staat om complexe (veranderings-)processen te initiëren en te begeleiden. Met behulp van Scrum kunnen wij daardoor problemen effectief ombuigen in kansen.

Toepassingen van Scrum zijn bijvoorbeeld:

  • Het verkorten van de doorlooptijden van vrijwel alle producten in de begrotingscyclus.
  • Het verbeteren van de managementinformatievoorziening.
  • Control effectiever inbedden in de organisatie (niet als noodzakelijk kwaad maar als vanzelfsprekend onderdeel van het proces).
  • Bewerkstelligen van cultuurverandering.
  • Het sneller en effectiever aanpakken van complexe beleidsprocessen.
  • Het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving binnen uw organisatie.

Ondersteuning en implementatie
Het is mogelijk om Scrum modulair binnen uw organisatie toe te passen. U kunt met een pilot beginnen en daarna overgaan tot een stapsgewijze verbreding binnen de organisatie. Wij kunnen u in alle fasen van het implementatieproces op verschillende manieren ondersteunen. Van een eerste kennismaking met scrum tot en met het volledig begeleiden van het proces. Tot de mogelijkheden behoren bijvoorbeeld:

  • Organiseren van een workshop Scrum.
  • Uitvoeren van procesanalyses om de bestaande manier van werken de doorgronden en de knelpunten in kaart te brengen.
  • Ondersteuning bij het definiëren van producten en doelen.
  • Het begeleiden van sprints en het leveren van scrummasters.
  • Het coachen van medewerkers en het opleiden van interne scrummasters.
  • Het schrijven van een op uw organisatie toegesneden Scrum handboek.
  • Het volledig introduceren, implementeren en evalueren van de Scrum aanpak.

Contact

Benieuwd naar de toepassingsmogelijkheden binnen uw organisatie? Wij komen graag bij u langs voor een goed gesprek: Martijn van den Berg: van.den.berg@jeconsultancy.nl of 088 – 126 44 00.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld