Eenvoud in de P&C : “Eenvoud is beter dan tweevoud”

26-07-2016

Overheden moeten bezuinigen. Niet alleen op beleid, maar ook op het gebied van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging of ‘lean’ maken van de P&C cyclus staat bij menigeen op de agenda. In dit artikel komen enkele mogelijkheden aan bod, zoals digitaliseren, scrummen, schrappen of anders presenteren.

Digitaliseer de P&C

De totstandkoming van P&C documenten is bij veel gemeenten een complex en tijdrovend proces. Door het proces te digitaliseren is tijdwinst én kwaliteitswinst te realiseren. Digitalisering betekent standaardisering. Hierdoor neemt de flexibiliteit soms af, maar is de totstandkoming wel veel efficiënter. Er ontstaat rust, regelmaat en routine in de cyclus. Gebruik van softwaretools (LIAS, Pepperflow, e.d.) bevordert dat de cyclus voor veel betrokkenen transparanter en overzichtelijker wordt. Budgethouders zitten zelf achter ‘de knoppen’, hebben een beter overzicht en zijn meer betrokken. Ook kan het management veel sneller over de relevante informatie beschikken. De benodigde afstem- en coördinatietijd neemt hierdoor drastisch af, evenals de tijd benodigd voor het samenstellen van eindproducten. ‘Knippen en plakken’ behoort tot het verleden.

Scrum de totstandkoming

Één van de grootste energievreters in een P&C proces is het tot stand brengen van kwalitatief goede teksten. Veelal vanwege een volgtijdelijke aanpak. De volgtijdelijke aanpak heeft het risico in zich dat de ‘1e schrijver’ energie stopt in teksten die door de laatste in lijn geschrapt worden. Dat kan ook anders; door te scrummen. Totstandkoming en doorlooptijd van jaarrekening, begroting of bijvoorbeeld voorjaarsnota kan fors ingekort worden door meer ‘naast elkaar’ in plaats van ‘na elkaar’ te werken. Bij Scrum werk je gedurende enkele dagen met alle betrokkenen (bestuurder, beleidsadviseur, financial, e.d.) samen aan de realisatie van het eindproduct; de programmatekst (3 W-vragen). Elke dag komt het team bij elkaar, bespreekt wat men gedaan heeft, wat men gaat doen en wat de belemmeringen zijn. Uitgangspunt is dat de eindverantwoordelijke direct betrokken is en er dus geen energie gestoken wordt in hetgeen hij/zij niet ziet zitten. Er is meer richting zodat minder tijd verloren gaat. De gemeente Hoogeveen bijvoorbeeld heeft hier goede ervaring mee.

Schrappen of samenvoegen van P&C documenten

Schrap P&C documenten die er niet toe doen, of die min of meer tot een rituele dans zijn verworden. Afhankelijk van de situatie zou bijvoorbeeld gekozen kunnen worden voor het schrappen van de 1e Bestuursrapportage. Diverse gemeenten kozen hiervoor omdat de toegevoegde waarde van deze rapportage als te laag ervaren werd. Ook is het een optie om documenten samen te voegen. Denk aan Kadernota (meerjarig) en 1e Bestuursrapportage (lopend jaar). Door samenvoeging ontstaat één rapportage met een dubbele functie: rapporteren over ontwikkelingen in het lopende jaar en dat meteen doortrekken naar het meerjarenperspectief. Hiermee ontstaat een document dat nog steeds als basis van de begroting kan dienen én waarin de grote mutaties van het lopend jaar zijn meegenomen.

Zelfde informatie, andere presentatie

Maak een dunner ‘P&C boekje’ en vul dit aan met een presentatie voor commissie of raad. Sommige gemeenten zijn gestopt met het maken van dikke bestuursrapportages. In plaats daarvan maakt men nu een dun boekje op programmaniveau én verzorgt men een presentatie in de commissie. In deze presentatie worden de hoofdpunten van het P&C document aan de hand van enkele slides toegelicht. Voordeel hiervan is dat minder tijd besteed hoeft te worden aan het verzamelen en schrijven van teksten. De belasting van de organisatie neemt daarmee af. Daarnaast ontstaat door de presentatie meer discussie in commissie en raad over de onderwerpen die er toe doen.

Auteur: John Groote

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld