Levert uw P&C-cyclus straks de juiste informatie?

20-04-2018

De gemeenteraadsverkiezingen zijn achter de rug, de stemmen geteld en de periode van formatie is aangebroken. Een periode van afstemmen van de politieke agenda, het uitwerken van plannen en het aangaan van een partnerschap in de coalitie. Nu worden de plannen gemaakt voor de komende jaren. Voor een goede sturing op de realisatie van deze plannen is een adequate P&C van wezenlijk belang. Beslissingen moeten immers genomen kunnen worden op grond van relevante en betrouwbare informatie.

Van ‘informatie’ naar ‘informatie’!

Op het vlak van bedrijfsvoering en P&C is dit een interessante periode. Waar uw raad van een periode van informatie naar formatie gaat, zal uw ambtelijke organisatie – in samenspraak met het kersverse college – de plannen en ambities van de nieuwe coalitie vertalen naar informatie. Een hectische, maar vooral ook leuke en interessante fase in de P&C- cyclus.  Dit is bij uitstek het moment om de juiste koers te bepalen en de lijnen uit te zetten voor uw P&C-producten.

P&C-cylus

Dit is het moment om de spreekwoordelijke piketpaaltjes te slaan en uw producten uit uw P&C-cyclus opnieuw in positie te brengen. Een stip aan de horizon te zetten en daarmee uw koers voor de aankomende jaren te bepalen. Heb daarbij niet alleen aandacht voor de inhoud, de frequentie en het moment van de producten uit uw cyclus, maar denk ook aan actuele thema’s zoals digitaliseren, open data en real-time ontsluiting van informatie!

Presenteer nu een ontwikkelperspectief met een kalender waar u gezamenlijk met deze nieuwe raad, of haar auditcommissie, aan gaat werken. Af van de wollige en omslachtige teksten en toe naar een frisse begroting of verantwoording in één oogopslag.

Van coalitieakkoord naar informatie

Uw Programmabegroting 2019 wordt het eerste reguliere product waarin de resultaten van de coalitieonderhandelingen en het coalitieakkoord zichtbaar zijn, volgens onderstaande drie vragen:

  • Wat willen we bereiken?
  • Wat gaan we daarvoor doen? en
  • Wat mag het kosten?

Om gerichte informatie te kunnen presenteren is het zaak uw doelen en ambities uit het coalitieakkoord SMART te vertalen in uw doelenboom. Immers wanneer u nu een ‘valse start’ maakt blijft u de gehele coalitieperiode achter de feiten aanlopen.

Doelenboom in optima forma

Om uw doelenboom te vervolmaken, is het zinvol om naast de ambities en afspraken uit het coalitieakkoord ook strategische informatie over de voortgang van uw bestaande beleids- en beheerplannen op te nemen. Immers hierin zijn beleidsmatige keuzes vastgelegd die vragen om sturing en borging van de verantwoording over de voortgang en deze hebben direct haar weerslag in uw (financiële) begroting.

Less is more!

Het opstellen en uitwerken van een doelenboom – inclusief de keuze van de indicatoren voor het meten van output en outcome – staat niet op zichzelf. Het is zaak daarbij aandacht te hebben voor de bestaande systemen en instrumenten die worden gebruikt voor het meten van effecten en voortgang op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Inventariseer welke indicatoren en meetsystemen zich lenen voor het comprimeren en ontsluiten van informatie. Het is zaak deze op de juiste manier te koppelen aan de vastgelegde doelstellingen uit het coalitieakkoord en bestaande beleidsplannen. Keep it simple is daarbij het devies!

Stappenplan

Wij hebben een methode ontwikkeld om u te helpen bij het vormen en vertalen van het coalitieakkoord naar collegeprogramma en doelenboom. Deze aanpak volgt onderstaande stappen:

  • Stap 1: Inventariseren en clusteren van de thema’s en aandachtsgebieden uit het coalitieakkoord.
  • Stap 2: Bepalen en prioriteren van de acties en thema’s van het coalitieakkoord in samenspraak met de portefeuillehouder(s).
  • Stap 3: Samenstellen van de teams voor het realiseren van de doelenboom.
  • Stap 4: Realiseren SMART doelenboom. Hiertoe vindt een inventarisatie van bestaande beleidsplannen, systemen en instrumenten plaats. Vervolgens het uitwerken van de acties en thema’s in concrete en meetbare doelen.

Bij het uitvoeren van elk van deze stappen volgen wij in onze aanpak de principes uit het Agile Scrum Raamwerk waardoor het mogelijk is om in korte tijd het gewenste resultaat op te leveren.

Het agile scrum raamwerk is een instrument voor het efficiënt, effectief en met meer kwaliteit opleveren van producten. Met deze manier van werken in multidisciplinaire teams maakt u een vliegende start (zie ook: ‘SMART vanaf de coalitiestart!’).

Daarnaast is dit raamwerk ook toepasbaar en bewezen in het vervolg op het coalitieakkoord bij het realiseren en optimaliseren van de individuele producten uit uw P&C-cyclus, de kadernota, begroting en verantwoordingen door middel van de bestuursrapportages en jaarstukken.

Wilt u meer weten?

Staat u aan de vooravond van het (in)richten van uw doelenboom, het optimaliseren van uw P&C-cyclus of het optimaliseren van de processen voor de totstandkoming van uw producten en wilt u meer weten? Neem contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00, of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld