Van repressief naar preventief – Interne Controle 2.0

12-12-2016

De aandacht voor en reikwijdte van de verbijzonderde interne controlefunctie bij lokale overheden vormt al jaren een onderwerp van gesprek met de accountant. Er kan onvoldoende gebruik gemaakt worden van de uitgevoerde werkzaamheden als gevolg van de objectiviteit van de betrokken medewerkers, de aantallen zijn ontoereikend of de steekproeven niet – of onvoldoende – a-select getrokken. Dit vraagt om een nieuwe aanpak.

De huidige aanpak van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden is opgezet ten tijde van de invoering van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten – in 2004. Deze aanpak is veelal gebaseerd op het uitvoeren van steekproeven – gegevensgerichte  deelwaarnemingen – om vast te stellen dat de baten, lasten en balansmutaties getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Dit is een arbeidsintensief proces, ook gezien de toegenomen eisen die hier door de externe accountant aan worden gesteld.

Ook de wijzigingen, zoals digitalisering, in de werkprocessen komen onvoldoende tot uitdrukking in de aanpak die (veelal) in 2004 is vastgesteld. Denk aan de digitalisering van inkoopfacturen, implementatie van zaaksystemen et cetera.

In Control Statement

In het voorjaar van 2014 heeft de commissie Depla het rapport ‘Vernieuwing BBV’ uitgebracht. Een van de thema’s daarin is de uitvoering van de rechtmatigheidscontrole, waarbij wordt geopperd dat in de toekomst niet de accountant, maar het college/dagelijks bestuur een uitspraak doet over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. De laatste berichtgeving koerst aan op invoering hiervan in het begrotingsjaar 2018.

ontwikkeling-incontrol-statement

De invoering van een In Control-statement vraagt om een doorontwikkeling van het huidige niveau van de interne controle. Ervaring leert dat het niveau van de interne controle in veel gevallen, sinds de invoering van de rechtmatigheid in 2004, niet verder is gekomen dan het achteraf en veelal gegevensgericht vaststellen dat de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.

Onze visie

Onzes inziens hoort bij een effectieve en efficiënte aanpak van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden een uitgewerkte risicoanalyse met daarbij een inventarisatie van de fysieke en geautomatiseerde interne beheersmaatregelen in de diverse (administratieve) processen.

Schematisch ziet deze aanpak er als volgt uit:

ic-aanpak

De uit te voeren werkzaamheden richten zich daarbij op de elementen waar de risico’s zich voordoen. De uitspraak over de rechtmatigheid richt zich daarmee niet alleen op een uitspraak over de baten, lasten en balansmutaties maar ook over de effectieve werking van de (geautomatiseerde) interne beheersmaatregelen. Deze nieuwe aanpak met een focus op de onderkende risico’s leidt op hoofdlijnen tot de volgende aanpak:

Risicoanalyse

  • Inventariseren van de risico’s.
  • Scoren van de kans & impact van de risico’s (hoog, midden, laag).

Beheersmaatregelen

  • Inventariseren van de fysieke & geautomatiseerde beheersmaatregelen: Wie doet wat, wanneer, waarmee en waarom?
  • Vaststellen van de opzet, het bestaan en – waar noodzakelijk – de werking van de beheersmaatregelen.

Restrisico’s

  • Kwantificeren van de restrisico’s.
  • Bepalen van gegevensgerichte controlewerkzaamheden (bijvoorbeeld detailcontroles, cijferbeoordelingen, cijferanalyses en verbandscontroles)

Van repressief naar preventief

De huidige tijdgeest én de ontwikkelingen op het gebied van automatisering, denk aan digitalisering van werkprocessen en implementatie van zaaksystemen, vraagt om een hernieuwde aanpak van de interne controle.

Daarbij dient de aandacht niet uit te gaan naar het woord ‘controle’ maar naar ‘control’. Beheersing aan de voorkant is namelijk vele malen beter dan controle achteraf. Door samen met de verantwoordelijke lijnafdelingen de focus te leggen op de (bruto) risico’s in combinatie met de inhoudelijke afdelingen én de getroffen beheersmaatregelen wordt de focus van de uit te voeren werkzaamheden verlegd.

Door de risicogerichte aanpak richt de toetsing zich enerzijds op de interne beheersmaatregelen en anderzijds op de restrisico’s. Dit beperkt niet alleen de omvang van de uit te voeren werkzaamheden (minder capaciteit nodig), maar betekent ook dat meer aandacht besteedt kan worden aan de restrisico’s waarvoor (bewust) geen beheersmaatregelen getroffen zijn. De focus gaat dus uit naar hetgeen er echt toe doet. Daarnaast verbreedt de focus van de werkzaamheden zich hierdoor van interne controle naar interne advisering, wat resulteert in een hogere toegevoegde waarde voor de organisatie en het college van B&W.

Naar andere competenties en focus

Deze verschuiving van repressief naar preventief vraagt om andere vaardigheden van de functionaris belast met de coördinatie en het uitvoeren van de werkzaamheden. Dit geldt voor het kunnen uitvoeren van een integrale risicoanalyse met alle stakeholders, het kunnen interpreteren van en adviseren over de maatregelen van interne beheersing en de impact van de automatiserings-omgeving. Daarnaast verschuift ook de focus van de werkzaamheden in de tijd, meer werkzaamheden gericht op daar waar het over moet gaan en minder focus op het vullen van dossiers en werklijsten. Deze nieuwe aanpak resulteert in minder werkzaamheden met meer diepgang op de relevante risico’s.

Risicomanagement

Bijvangst is de implementatie en borging van uw gemeentebrede risicomanagement in de bestaande processen en controlsystemen. Daarnaast wordt dit onderwerp jaarlijks geïntegreerd in de gesprekken met het college, de directie en het lijnmanagement bij het plannen en evalueren van de interne controlewerkzaamheden.

Waarom JE?

Onze professionals hebben jarenlange ervaring op het gebied van het uitvoeren van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en beschikken over een uitgebreid curriculum om u een passende oplossing te bieden voor uw vraag.

Een greep uit onze werkzaamheden:

  • Opstellen & uitvoeren interne controleplannen;
  • Trainingen aan IC-functionarissen en coachingstrajecten AO/IB (klassikaal & individueel);
  • Adviseren over verbetermogelijkheden, implementatie en optimalisatie van processen.

Contact?

Bent u geïnteresseerd in het toepassen van IC 2.0? Neemt u dan contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00 of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld