Tijd om de balans op te maken

12-12-2016

Het einde van het jaar nadert, veel gemeenten hebben de interim-controle al achter de rug of deze bevindt zich in een afrondende fase. U heeft de planning en de werkafspraken voorbereid en goed afgestemd met de accountant om discussies gaandeweg het proces van de jaarrekeningcontrole te voorkomen.

Met andere woorden (opnieuw) goede voornemens voor de Jaarstukken 2016! En toch heeft u, ondanks de goede gesprekken aan de voorkant, wellicht geen lekker gevoel bij deze goede voornemens. Dit vraagt om actie, en wel door u! Kortom tijd om de balans op te maken!

Ervaring leert dat gedurende de accountantscontrole discussies en vertragingen veelal ontstaan door de (mis)interpretatie van informatie in uw samensteldossier. Bijvoorbeeld rondom majeure projecten, de aannames bij de grondexploitaties en voorzieningen, de afrekeningen met instellingen & particulieren in het sociaal domein en wellicht in 2016 voor uw inschatting van de Vpb-last.

Om goed beslagen ten ijs te komen hebben wij daarom voor u een aantal ‘eindejaarstips’ voor het opmaken van de jaarrekening en het samenstellen van onderliggend samensteldossier:

  • Stel memoranda op voor de relevante jaarrekeningposten waaruit u expliciet uw overwegingen en inschattingen laat blijken ten aanzien van de waardering van de diverse balansposities of specifieke projecten – de zogenaamde ‘position papers’. Besteed daarbij aandacht aan de waardering op zowel de externe verslaggeving (het BBV) als de interne spelregels vanuit uw eigen financiële verordening en relevante nota’s.
  • Evalueer de ontwikkelingen in de balansposten en leg dit zichtbaar vast – een cijferbeoordeling op het niveau van de toelichting uit de jaarrekening inclusief analyse van de grootste afwijkingen.
  • Besteed voldoende aandacht aan bijzondere/specifieke posten en transacties in uw jaarrekening. Documenteer ook hierbij uw overwegingen en eventuele aannames.
  • Draag zorg voor een (zichtbare) interne kwaliteitsreview op de Jaarstukken en onderliggend samensteldossier en doe dit voorafgaand aan de start van de accountantscontrole.

Laat u zich hierbij niet afschrikken door de impact die bovenstaande punten op het eerste gezicht lijken te hebben, deze vastlegging beslaat niet meer dan circa twee A4-tjes per jaarrekeningpost. Daarbij is dit niet alleen prettig voor uw accountant, maar heeft u het volgende jaar tevens een compleet naslagwerk voor uzelf en uw collega’s om terug te kunnen kijken wat de overwegingen en uitgangspunten zijn geweest. Dit draagt bij aan een stukje borging van de continuïteit en vervangbaarheid op onderdelen.

Voorbeeld memorandum

Wilt u een voorbeeld van hoe het memorandum er uit zou kunnen zien? Stuur dan een mail naar info@jeconsultancy.nl. Wij sturen u graag een voorbeeld toe.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld