Uitbesteden van Interne Controle

26-07-2016

De kwaliteit van uw bestuurlijke informatievoorziening is in hoge mate afhankelijk van de administratieve organisatie van uw gemeente. Uw processen dienen zodanig ingericht te zijn dat de betrouwbaarheid van sturings-, verantwoordings- en beleidsinformatie op ieder moment gegarandeerd is. Met het oog op kwaliteitsborging is een adequaat systeem van (verbijzonderde) interne controle daarnaast essentieel. Hiermee kan immers de betrouwbaarheid van de informatie(voorziening) getoetst worden en kan worden vastgesteld of de gemeente haar beheers- en beleidsmatige taken op een rechtmatige manier uitvoert. Bovendien ontwikkelt de (verbijzonderde) interne controle (IC) zich de laatste jaren meer en meer tot meetinstrument voor de kwaliteit en efficiency van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Het belang van een goede interne controle staat vast. Maar heeft uw gemeente wel voldoende capaciteit in huis om de interne controle werkzaamheden goed uit te voeren? Bent u als gemeente echt in de gelegenheid om te sturen op beheersing van uw processen? Leiden uw interne controles, met andere woorden, daadwerkelijk tot continue kwaliteitsverbetering?

JE kan uw interne controleproces verbeteren en u tegelijkertijd alle werkzaamheden op IC-gebied uit handen nemen. Wanneer u uw IC werkzaamheden aan ons uitbesteedt, zorgen wij ervoor dat getrouwheid, rechtmatigheid en kwaliteit periodiek worden getoetst en in uw processen worden geborgd. JE heeft hiertoe een eigen aanpak ontwikkeld die zich in veel gemeenten reeds bewezen heeft.

JE aanpak

Onze aanpak start met een intakegesprek. In dit gesprek vormen wij ons een beeld van de inrichting van uw interne controle systeem en tasten wij samen met u de behoefte aan ondersteuning op IC-gebied af. Daarbij kijken wij bijvoorbeeld naar de beschikbare capaciteit binnen uw gemeente, de kennis en kunde van de bij de interne controle betrokken medewerkers en de bevindingen van uw accountant hierover.
Naar aanleiding van het intakegesprek zal een ervaren consultant vervolgens samen met u vaststellen welke IC-werkzaamheden JE consultancy voor u gaat verrichten. De afspraken hierover worden vastgelegd in een contract.

Afhankelijk van uw voorkeuren kunt u de volgende werkzaamheden aan ons uitbesteden:

  • Opstellen intern controleplan
  • Actualisatie normenkader
  • Actualisatie instrumentarium (checklisten)
  • Uitvoeren verbijzonderde interne controle
  • Opstellen verbeterrapportages
  • Implementatie beheersmaatregelen
  • Training en coaching

Opstellen intern controleplan
JE kan voor u een intern controleplan opstellen. Wij baseren ons hierbij op een grondige analyse van de stand van zaken. Een goed beeld van de mate waarin uw interne beheersing op orde is, biedt immers het beste uitgangspunt om op een snelle en efficiënte wijze, knelpunten en leemtes in uw stelsel van beheersmaatregelen te ontdekken. Samen met u voeren wij een risicoanalyse uit op de kwaliteit van uw administratieve organisatie en de hierin opgenomen beheersmaatregelen voor de relevante processen. Op basis van deze risicoanalyse wordt de focus aangebracht op en omvang bepaald van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. U ontvangt van ons een overzichtelijk interne controleplan dat structuur geeft aan de uitvoering van interne controle. De belangrijkste afspraken die in dit intern controleplan worden gemaakt, zijn de te controleren processen, de omvang van de controle en de wijze van rapporteren. Dit intern controleplan zal door ons met uw accountant worden afgestemd.

Actualisatie normenkader
Het normenkader komt voort uit wet- en regelgeving (zowel intern als extern) en bepaalt voor een groot deel de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole. Het normenkader betreft een inventarisatie van de voor de rechtmatigheidcontrole relevante wetgeving van hogere overheden en regelgeving van uw gemeente zelf. Het normenkader moet actueel gehouden worden en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving.

Actualisatie checklisten
Om de verbijzonderde interne controle op gestructureerde wijze te kunnen uitvoeren is het van belang dat hiervoor instrumenten worden ontwikkeld. Wij ontwikkelen deze in de vorm van (zelfstandig te hanteren) checklisten. In de checklisten worden minimaal alle relevante controlepunten vastgelegd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De checklisten dienen bij gewijzigde wet- en regelgeving hierop aangepast te worden.

Uitvoeren verbijzonderde interne controles
JE kan voor u de verbijzonderde interne controle uitvoeren. Het is mogelijk deze één maal voorafgaand aan de interim-controle van de accountant en één maal aan het einde van het boekjaar te laten plaatsvinden, maar aanvullende tussentijdse controles zijn ook mogelijk. JE zal, conform het intern controleplan, per proces de verbijzonderde interne controle uitvoeren op basis van de opgestelde checklisten. Er zullen interviews plaatsvinden met proceseigenaren en er zullen, aselect, deelwaarnemingen uitgevoerd worden per proces. Per proces zal er een dossier worden aangelegd voor de bewijsvoering. De uitkomsten van de verbijzonderde interne controles worden vervolgens met u en uw accountant afgestemd.

Opstellen verbeterrapportage
Op basis van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controle kan door JE een verbeterrapport worden opgesteld. Hierin worden per proces en per afdeling de bevindingen, risico’s, aanbevelingen en vervolgacties weergegeven. Deze uitkomsten zullen vervolgens met u en met de direct betrokkenen gecommuniceerd worden.

Implementatie beheersmaatregelen
U kunt er als organisatie voor kiezen om de aanbevelingen uit de verbeterrapportage te laten implementeren door JE. Desgewenst zullen onze ervaren consultants de noodzakelijke veranderingen in uw processen doorvoeren en uw procesbeschrijvingen hierop aanpassen.

Training en coaching
Interne beheersing is niet in de laatste plaats een kwestie van houding en gedrag. Door te investeren in het trainen en coachen van de betrokken medewerkers en hen in staat te stellen kritisch na te denken over hun eigen processen kan ervoor gezorgd worden dat medewerkers niet alleen optimaal kunnen functioneren binnen het proces, maar dat zij ook in staat zijn om een bijdrage te leveren aan de continue verbetering van de organisatie. Een lerende organisatie is dan het resultaat. U kunt besluiten om uw medewerkers naar aanleiding van de IC-rapportage door ons te laten trainen en coachen.

Maatwerk

De klant staat bij JE centraal. U bent degene die bepaalt wat u uit uw interne controle wilt halen. Wij leveren hiervoor maatwerk en kunnen uw IC-werkzaamheden geheel, maar ook gedeeltelijk overnemen. Onze aanpak wordt bij voorkeur in de vorm van een meerjarig contract aangeboden, omdat hierdoor tijdsbesparing te realiseren is. Op de eerste plaats komt dit doordat we uw gemeente op deze wijze goed (leren) kennen wat het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle vergemakkelijkt en op de tweede plaats doordat de instrumenten (afgestemd op uw gemeente) om de verbijzonderde interne controle uit te voeren bij ons bekend zijn. Ook hierbij is maatwerk mogelijk.

JE maakt het verschil

Begeleiding en implementatie van maatregelen ter optimalisatie van uw interne beheersingssysteem worden uitgevoerd door ervaren consultants. Onze consultants hebben kennis van de financiële functie binnen gemeentelijke organisaties en hebben ruime ervaring met het uitvoeren van risicoanalyses en audits. Bij uitstek zijn onze consultants in staat de organisatorische en functionele inbedding van de getrouwheid- en rechtmatigheidtoets binnen uw organisatie soepel te laten verlopen. Een goed resultaat staat daarbij voorop. Dit resultaat wordt geboekt in nauwe samenwerking met de mensen binnen uw organisatie. Alleen zo is een intensieve kennisoverdracht mogelijk en wordt een blijvende inbedding gewaarborgd. Ook wanneer wij er niet meer zijn. Betrokkenheid, resultaatgerichtheid en een hands-on mentaliteit staan dan ook centraal in onze dienstverlening.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met René Koster op telefoonnummer 088 – 126 44 00. Mailen kan ook naar rene.koster@jeconsultancy.nl.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld