Digitalisering P&C

22-06-2016

Veel gemeenten oriënteren zich op het digitaliseren van hun P&C. En terecht. Inzet van nieuwe software en goed gebruik van “tooling” maken het mogelijk dat diverse financiële processen vergaand gedigitaliseerd, vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden. Voorwaarde voor een succesvolle selectie en implementatie van dergelijke software is in onze visie een goed beeld van de ‘samenhang der dingen’. Wat wil je bereiken, hoe kan de software daartoe bijdragen en wat betekent dit voor (her)inrichting van de financiële processen?

Hoe vaak komt het niet voor dat aangeschafte systemen niet voldoen aan de verwachtingen? Het brengt niet wat in eerste instantie is voorgespiegeld. De implementatie gaat moeizaam en de verwachte vereenvoudigingen blijken bij nader inzien toch niet aanwezig. De oorzaak hiervan kan liggen in enerzijds de selectie van het pakket of, meer gebruikelijk, in het onvoldoende benutten van de mogelijkheden van het systeem in combinatie met herinrichting van processen.

Het is een bekend fenomeen: als je doet wat je deed krijg je nog steeds wat je kreeg. Dit geldt ook voor de digitalisering van de P&C. Maar al te vaak wordt dit vanuit het huidige proces benaderd; we blijven  hetzelfde doen, maar dan digitaal. Vaak zijn er met behulp van de aangeschafte software meer mogelijkheden tot vereenvoudiging, versnelling en optimalisatie te realiseren. Het is in onze visie dan ook belangrijk eerst een helder beeld te realiseren van de gewenste en mogelijke optimalisaties of vereenvoudigingen en van daaruit terug te redeneren naar wat dit betekent voor de selectie, inrichting en implementatie van de software. Dit is ingebed in onze aanpak.

Een aanpak alleen is naar onze mening echter niet voldoende. Het is vooral de kennis van de specifieke kanten van de organisatie en haar financiële functie die de mogelijkheid biedt snel en adequaat te reageren op niet voorziene knelpunten en specifieke keuzes die zich tijdens het proces altijd zullen voordoen. Alleen op die manier kunnen deadlines worden gehaald zonder concessies te doen aan de kwaliteit en functionaliteit van het systeem.

In onze aanpak zijn grofweg drie fasen te onderscheiden, die elk ook afzonderlijk door JE worden aangeboden. Dit zijn:

  • Vooronderzoek
  • Pakketselectie
  • Implementatie

Vooronderzoek

In het vooronderzoek wordt in korte tijd een doorlichting van de financiële functie/processen gedaan. Er wordt gekeken hoe de financiële processen georganiseerd zijn, waar eventuele knelpunten liggen, wat men wil bereiken met digitalisering en waar aanvullende mogelijkheden tot digitalisering en optimalisering liggen. Er wordt geschetst hoe de aan te schaffen software (tot digitalisatie van de P&C) kan bijdragen aan optimalisatie en vereenvoudiging, wat dit betekent voor de huidige processen, waar de kansen en mogelijkheden liggen. Tevens wordt bezien hoe het pakket kan worden ingebed in relatie tot andere systemen zoals bijvoorbeeld het financieel systeem, BI-tools voor managementinformatie e.d..
Op basis van dit vooronderzoek ontstaat inzicht in de samenhang der dingen en wordt in samenwerking met de opdrachtgever een helder streefbeeld geschetst. Naast aandacht voor (samenhang tussen) systemen wordt daarin o.m. ook aandacht besteed aan spelregels en procedures, capaciteit en competenties en de fasering van de implementatie.

Pakketselectie

De definitieve pakketselectie kent een aantal stappen waarin JE kan ondersteunen. In eerste instantie wordt een short-list opgesteld met pakketten die naar verwachting in ruime mate voldoen aan de gewenste specificaties. Vervolgens wordt meer ingezoomd op de specifieke functionaliteit van de diverse pakketten. Zo wordt gekeken naar prijs/prestatieverhoudingen, mate waarin de software de digitalisatie van processen mogelijk maakt, de mate waarin versnelling en optimalisatie van financiële processen wordt ondersteund, hoe de software zich daarin verhoudt tot andere systemen (financieel systeem, BI-tools e.d.). Deze input kan gebruikt worden voor verkennende gesprekken met leveranciers, het doorvragen op de functionaliteit van het systeem, e.d. E.e.a. resulteert uiteindelijk in de selectie van het pakket.

Implementatie

Om de mogelijkheden van de nieuw aangeschafte software optimaal te benutten is het van belang de software goed in te richten. De keuzes die in dat kader gemaakt worden, bepalen in belangrijke mate in hoeverre gewenste optimalisaties en vereenvoudigingen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Hierin ondersteunt JE o.a. met haar kennis van de (on)mogelijkheden van het betreffende pakket, welke keuzes gemaakt kunnen/moeten worden om bepaalde optimalisaties te realiseren, hoe e.e.a. doorwerkt in de (her)inrichting van het systeem.
Aandachtspunt is dat de implementatie vaak niet los staat van het lopende P&C proces. Veelal is het de bedoeling om de totstandkoming van de begroting te realiseren met de nieuwe software. Dit vraagt om goede afstemming tussen het oude begrotingsproces en de nieuwe software. Soms zijn voor de korte termijn praktische oplossingen nodig om ‘oud’ en ‘nieuw’ goed op elkaar aan te sluiten. Onze ervaring maakt dat wij hierin makkelijk schakelen.

JE maakt het verschil

Een goede implementatie van de software tot digitalisering van de P&C maakt het mogelijk dat de financiële processen vergaand vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden, terwijl gelijktijdig minder capaciteit nodig is. JE beseft dit terdege. Onze consultants hebben de nodige ervaring met het succesvol digitaliseren van P&C processen, het implementeren en selecteren van de software én het optimaliseren en vereenvoudigen van de processen. Knelpunten die zich hierbij voor kunnen doen zijn uit eigen ervaring bekend. Hierdoor zijn wij in staat te komen tot praktisch haalbare resultaten die passen bij uw specifieke situatie. De gecombineerde kennis van gemeenten, haar financiële processen en de digitaliseringsoftware zien wij hierbij als belangrijk voordeel.

Contact

Voor meer informatie over dit product en wat wij voor u kunnen betekenen, kunt u contact opnemen met ons kantoor (Telefoon: 088-12 64 400 of Email: info@jeconsultancy.nl). Wij maken graag een afspraak.

?
Abonneer op onze nieuwsbrief
* = verplicht veld