“Als het niet linksom gaat, doen we het rechtsom!”

11-05-2020

Op 12 maart kondigde onze minister-president in een persconferentie aan dat we vanaf dat moment zo veel mogelijk thuis moesten blijven en, wanneer dat kon, ook thuis moesten werken. Mijn naam is Henk Aalders en in mijn functie als scrummaster ben ik juist veel bezig om op locatie het scrum proces te faciliteren. Mijn laatste opdracht bij de gemeente Drimmelen was dan weliswaar net afgerond, maar er stonden inmiddels wel al een aantal bijeenkomsten gepland voor de maand april. “Wat als die ‘intelligente lockdown’ ook na medio april nog steeds van kracht zou zijn?“, was de vraag die mij bezighield. Aangezien ik van mijzelf, zéker als Agile coach, wendbaar en resultaatgericht moet denken, heb ik inmiddels ook geleerd om in bijzondere tijden vooral niet te lang stil te blijven staan bij een “probleem”, maar juist te denken in nieuwe mogelijkheden. Nu dus ook.

Binnen JE Consultancy voer ik veelal opdrachten uit waarbij ik Agile werkwijzen toepas binnen publieke organisaties. Naast mijn rol als scrummaster en scrumtrainer, houd ik mij ook bezig met het door-ontwikkelen van onze scrumtrainingen. In de afgelopen tijd liep ik met een keur aan ideeën waar ik nooit tijd voor had om ze uit te werken. De 12e maart kreeg ik dus ineens meer tijd beschikbaar. Wat eerst vooral een probleem leek te zijn, gaf me nu de kans om te werken aan een aantal van deze ideeën: het schrijven van een boek/whitepaper over scrum en het ontwikkelen van een e-learning scrum.

Inmiddels ben ik begonnen met het schrijven van die whitepaper. In de afgelopen 10 jaar zijn we namelijk bij zeer veel publieke organisaties over de vloer geweest om ze te trainen in de scrumtechnieken gericht op niet-software gerelateerde toepassingen. Hoe is het daarmee gegaan? Het leek me leuk om eens de verschillende ervaringen te verzamelen en te zien wat je daarin zoal tegenkomt. Veel van die ervaringen kunnen namelijk belangrijke lessen zijn waar ook andere organisaties hun voordeel mee kunnen doen.

Wat betreft de e-learning, maakte ik voor het coachen van een aantal scrummasters soms al gebruik van de mogelijkheden van videoconferencing. Zo heb ik al een aantal retrospectives georganiseerd met behulp van MS Teams. Daarmee kon ik op afstand gemakkelijker met die scrummasters sparren, tijdens de retrospective ‘meekijken’ en achteraf evalueren over wat er goed ging en wat er beter kon. Dit werkte uitstekend voor de lopende trajecten waar ze me al kenden. Maar wat te doen bij nieuwe trajecten die op het punt van starten stonden zoals een introductietraining, een productownertraining en de training voor het maken van een productbacklog? Op welke manier kan de kwaliteit van de fysieke dienstverlening in een digitale vorm op zijn minst geëvenaard worden? Trainingen en workshops lenen zich er over het algemeen minder voor om ‘gewoon’ af te vuren via een scherm. De oplossing vond ik uiteindelijk in een werkwijze waarbij kennis op een interactieve wijze kon worden opgedaan in combinatie met toetsing.

Begin 2019 waren we namelijk op zoek naar een nieuw platform om onze e-learning BBV te kunnen aanbieden. Ons oude platform had een aantal beperkingen en we waren op zoek naar een oplossing waarmee je overal en altijd en zonder veel extra inspanning je BBV kennis kon toetsen en op peil kon houden. Dit vonden we in BCM-Learning van Businesscares. BCM-Learning is een uitermate gebruiksvriendelijke applicatie waarmee je zelf e-learnings kunt ontwikkelen en eenvoudig de voortgang van medewerkers en hun resultaten kan monitoren. Naast het ontwikkelen van e-learnings biedt dit systeem ook mogelijkheden voor het delen van kennis en kunde met de eigen medewerkers. Niet alleen in de vorm van een databank, maar ook in de vorm van een interactieve introductie en inwerkproces voor nieuwe collega’s. Het blijkt ook geschikt te zijn voor het evalueren van opdrachten of voor het invullen van enquêtes om bijvoorbeeld de medewerkerstevredenheid te toetsen.

Mede dankzij dit BCM-Learning platform hebben we in deze crisis snel en flexibel kunnen schakelen. We zijn namelijk met ons interne team op een ‘agile’ manier aan de slag gegaan om de fysieke scrumtrainingen, die voor april op het programma stonden om te zetten naar een e-learning. Stapsgewijs (zowel iteratief als incrementeel) is deze eerste e-learning verbeterd en kon er voor het starten van de reeds ingeplande trainingen een, zoals dat binnen scrum heet, ‘minimal viable’ product opgeleverd worden. Zo is de gemeente Venlo vanaf 19 april gestart met meer dan 50 deelnemers aan de online training. Veelal in combinatie met MS Teams-meetings voor vragen en toelichtingen of aangepaste sessies om bijvoorbeeld te komen tot een opzet van een productbacklog. Komende maand volgen nog de Provincie Groningen en de interne scrummasters van de gemeente Borsele.

Zonder het BCM-Learning platform waren wij waarschijnlijk niet in staat geweest om zo wendbaar in te spelen op de beperkingen ons opgelegd door de Coronacrisis en het effect daarvan op onze trainingen en workshops. Wilt u meer weten over deze applicatie dan kunt u HIER nalezen wat dit Leer Management Systeem u kan bieden om bijvoorbeeld een online academie vorm te geven. In samenwerking met Businesscares gaan we graag met u in gesprek.

Wilt u meer weten over e-learning scrum dan kunt u hier meer informatie lezen.