Leven en werken in tijden van Corona

02-04-2020

We bevinden ons al in de derde week van de Coronacrisis. Het overgrote deel van onze mensen doet zijn werk normaliter op locatie bij de klant en is inmiddels gevraagd om vanuit huis te werken. Omdat iedereen zo zijn eigen manier heeft om zich aan te passen aan de veranderde omstandigheden, leek het ons interessant om bij onze collega’s de vraag neer te leggen hoe zij hiermee omgaan.

Voor velen is thuiswerken inmiddels geen optie meer, maar verplicht: “Je mag alleen op afspraak naar het gemeentehuis. De college- en MT-vergaderingen gaan door, de raadsvergaderingen zijn afgelast”. Er zijn ook al gemeenten die een compleet verbod hebben ingesteld om naar kantoor te komen. Met name in de gebieden waar het coronavirus het meest actief is geweest.

Gelukkig zijn de meeste organisaties inmiddels wel ingesteld op het thuiswerken. Iedereen kan eigenlijk wel vanuit huis inloggen op het netwerk. Nu echter íédereen thuiswerkt, zie je dat de bestaande verbindingen het nieuwe, toegenomen verkeer niet altijd aankunnen. Met als gevolg een zeer trage of zelfs helemaal geen verbinding. Er wordt veelal snel gereageerd. Systemen worden vernieuwd of capaciteit wordt uitgebreid: “Bij de gemeente waar ik zit, zijn ze in een paar dagen van bijna geen Citrix gebruikers naar 100+ gebruikers gegaan”.

De werkplek thuis loopt uiteen van een aparte werkkamer, tot een plekje aan de eetkamertafel. Het is soms passen en meten. Een collega laat weten: “We zijn nu met het hele gezin thuis. Dat is weliswaar heel gezellig en knus, maar ook wel druk. Iedereen heeft nu een werkplek nodig. De kinderen moeten hun schoolwerk maken en hebben daar wel iets van begeleiding nodig. Mijn vrouw werkt in een ‘vitale’ functie. Iedereen tegelijk aan het werk in huis, is soms wat balanceren. Maar tot nu toe, met wat goede afspraken over en weer, lukt het allemaal”.

Toch blijft het voor het gevoel omslachtig om vanuit de thuiswerkplek zaken te regelen. Een andere collega geeft aan dat hij bezig is om daarin zijn vorm te vinden: “Als coördinator vind ik het fijn om even snel naast iemand te gaan zitten om een knelpunt op te lossen. Dit moet nu anders. Ik merk dat ik nu meer zélf oplos, ook al is dat niet altijd wenselijk. Het is zoeken naar de juiste communicatiekanalen. Wennen dus.” Aan de andere kant geeft het thuiswerken voor sommigen nu ook het voordeel dat er meer tijd kan worden besteed aan onderzoek, waardoor er automatisch minder tijd voor overleg nodig is.

Communicatieoplossingen worden veelal gevonden in specifieke applicaties voor videovergaderen. Veel van die applicaties hadden we natuurlijk al, maar die werden niet of nauwelijks gebruikt. Ze komen nu goed van pas. Microsoft Teams wordt vaak genoemd. Dat werkt goed. Voor de één-op-één gesprekken wordt veelal gebruikgemaakt van Skype, Whatsapp en FaceTime. Het vergaderen met deze systemen vraagt wel om een specifieke discipline: “Waar je gewend was om in een normale vergadering in te breken met je eigen punt, werkt dit niet meer zo goed met videovergaderen. Het wordt dan al heel snel onoverzichtelijk. Eerst de ander uit laten praten voordat je je punt inbrengt, is nu nog belangrijker”. Iets dat eigenlijk ook wel als een pluspunt wordt gezien.

Wanneer het gaat om specifieke kennisoverdracht, werkt het videovergaderen nog niet ideaal genoeg. Een aantal van onze consultants is daarom bezig met het schrijven van uitgebreide handleidingen voor het overdragen van kennis. Dit had anders via trainingssessies plaatsgevonden.

We hebben onze collega’s ook nog gevraagd of ze tips hebben voor het thuiswerken. We zetten ze hieronder op een rijtje:

  • Zorg voor een eigen werkruimte, het liefst op een plek waar je niet afgeleid wordt;
  • Zorg voor een ergonomische werkplek;
  • Blijf hetzelfde ritme hanteren als normaal;
  • Zorg voor een goed wifi netwerk in eigen huis;
  • Denk aan je houding. Eén dag in de week krom zitten gaat nog, maar acht weken! Denk aan je rust momenten;
  • Als je toch moet wachten tot je koffie klaar is, doe dan intussen even een paar bewegingsoefeningen;
  • Houd het thuis vooral gezellig en bel met collega’s. Bellen, bellen, bellen, ook om over koetjes en kalfjes te praten, dat houdt het werk luchtig en leuker;
  • Je zit langer achter het scherm dan normaal. Pak daarom af en toe een break, pak je lunch niet achter je scherm en profiteer van het mooie weer. Ga bijvoorbeeld tussen de middag en voor het avondeten naar buiten om een wandeling te maken;
  • Probeer in je ritme te blijven en ruim de tafel op in de avond als je daar nog zin in hebt. Anders zit je in de avond ook nog op kantoor. Het is goed om het gevoel te hebben dat je even loskomt;
  • Hou contact met je collega’s! Weet van elkaar waar je mee bezig bent. Zorg voor structuur in je eigen werk. Een wekelijks gezamenlijk digitaal afstemmoment kan daarbij helpen;
  • Niet meer dan met 6 mensen vergaderen, anders wordt het toch lastig met de communicatie;
  • Laat alle vergaderingen doorgaan via Skype, Teams, Zoom e.d.;
  • Leg in je agenda vast waarmee je bezig bent, zodat je collega’s kunnen zien wat je doet. Of voer in het begin van de week een teambespreking om door te nemen wat je die week gaat doen;
  • Collega’s met kinderen adviseren om af te wisselen met de partner, wanneer deze ook (gedeeltelijk) thuis werkt.

En hoe verder…

Gedwongen door het virus, merk je dat iedereen er het beste van probeert te maken. We moeten nu echt werk maken van het werken op afstand. De flexibele werkplek is geen keuze meer. Wij merken in ieder geval nu al dat heel veel werk gewoon door kan gaan zonder te reizen. De intakegesprekken die voorheen altijd op locatie plaatsvonden, worden nu gedaan via videobellen. Ook het op afstand overdragen van kennis zal steeds beter gaan. Het is slechts een kwestie van tijd: ‘De systemen zijn er al voor geschikt, nu alleen ons gedrag nog’.