Concerncontroller Haarlem positief over scrum

  1. P&C
  2. Scrum
11-08-2016

Martin Jonker is concerncontroller bij de gemeente Haarlem. Als Concerncontroller zet hij Scrum in om verandering en resultaat te realiseren in de financiële kolom.

“Toen ik in het voorjaar van 2011 aantrad als concerncontroller, zat Haarlem midden in een bezuinigingsopgave. Ook maakte de accountant al jaren opmerkingen over de onderbouwing van voorzieningen in de jaarrekening en concludeerde de lokale Rekenkamer dat men al jaren met dezelfde aanbevelingen komt.

Dat verhoogde de druk op de organisatie om nu met zichtbare resultaten te komen. Wat mij betreft allereerst bij de jaarrekening 2011. Om de kwaliteit te verhogen, besloot ik de boekhouding op 30 november met een hardclose af te sluiten en budgethouders een inschatting te laten maken van de uitgaven die nog tot het einde van het jaar zouden volgen. Uiteindelijk bleek het verschil tussen de jaarrekening en wat er was ingeschat heel groot; te groot.

De belangrijkste vraag voor mij werd: hoe krijgen we beter grip op de financiële en beleidsprocessen binnen onze organisatie? Ik wist dat ik mensen bij elkaar moest zien te krijgen, om de boel in beweging te krijgen. Zo ontstond het idee om de hardclose te gaan scrummen.

Elk organisatieonderdeel kreeg een eigen ‘Product Owner’: iemand die bepaalt waarmee betrokkenen – het ‘scrumteam’ – zich bezighouden en die de juiste prioriteiten stelt. Samen met het scrumteam bepaalt de producteigenaar een ‘definition of done’: een kwaliteitsmaatstaf waaraan getoetst wordt of een onderdeeltje daadwerkelijk af is. En dan is er nog de ‘scrummaster’, die de spelregels bewaakt, het team coacht en gefocust houdt op de juiste dingen.

Ik werd echt verrast. De teams deden veel meer dan ik had verwacht. Het heeft alles te maken met de zichtbaarheid van scrum. Door de oplevering van een product op te knippen in taken en al die taken op post-its op het scrumbord te hangen, zie je daadwerkelijk wat er gebeurt. En door elke dag een stand-up meeting te hebben van een kwartier, zie je elkaar, weet je wie waarmee bezig is, wat de kwaliteit en toegevoegde waarde is van de taak die je hebt volbracht en ook hoe al die taken met elkaar samenhangen. Scrum gaat over samenwerking, over gelijkwaardige relaties in een proces, over samen aan de lat staan. Zo ontstaat begrip. Scrum maakt samenwerkingsrelaties zichtbaar, die er soms al jaren zijn maar nooit zijn geëxpliciteerd.

In onze situatie – en ik denk dat we niet de enige zijn – moesten we eerst flink wat tijd investeren vanwege achterstallig onderhoud, zowel wat betreft de kwaliteit van de jaarrekening als in de samenwerking in de financiële driehoek. Maar onze conclusie is dat het resultaat die investering meer dan waard is. De budgethouder zit meer en meer aan het stuur, we zijn veel beter in staat om uitgaven in te schatten, de communicatie en samenwerking zijn enorm verbeterd en medewerkers zijn enthousiast geworden. In plaats van te mailen, zie je elkaar elke dag 15 minuten, om daarna veel beter en met meer plezier te doen wat je moet doen. Het resultaat is er naar. Daar waar de hard close is gescrumd worden de verschillen tussen begroting en realisatie beter inzichtelijk en wordt het voorspellend vermogen van de organisatie beter. Dat werkt heel aanstekelijk.”