Kleine gemeente realiseert ‘meer met minder’

  1. Slim bezuinigen
02-03-2016

Uit een formatie-benchmark die een kleine gemeente uit had laten voeren, bleek de formatie van de financiële functie fors boven het gemiddelde van gemeenten met een vergelijkbare schaalgrootte te liggen. Dit gegeven verhield zich problematisch met de bestaande situatie waarin sprake was van een als hoog ervaren werkdruk, het met enige regelmaat niet halen van deadlines en het niet uit kunnen voeren van alle noodzakelijke taken. De gemeente wilde achterhalen wat de oorzaken van deze ogenschijnlijke discrepantie waren. Door JE Consultancy is hier een onderzoek naar verricht. Doel van het onderzoek was om vast te stellen of de inrichting van de financiële functie in brede zin paste bij de eigenschappen van de gemeentelijke organisatie. Daarbij zijn de besturingsfilosofie, de planning & control cyclus, het aanwezige instrumentarium, de processen en procedures, alsmede rollen en gedrag in hun onderlinge samenhang onderzocht.

Het onderzoek wees uit dat in de uitvoering van de werkzaamheden een overlap bestond tussen enerzijds financieel advies en anderzijds de controlorganisatie. Tevens bleek,  gezien de schaalgrootte, de sturing & coördinatie binnen de financiële functie (financiële administratie, control en bedrijfsvoering) te zwaar aangezet.

Op basis van deze constateringen heeft JE geadviseerd om uitvoerende werkzaamheden te clusteren en de sturing & coördinatie eenduidig te beleggen. Resultaat was dat de formatie in lijn kwam met het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten en kwaliteit van werk toenam. Meer met minder dus. 

Onze aanpak kenmerkte zich door veel aandacht te besteden aan de terugkoppeling en communicatie naar de betrokkenen en opdrachtgever. Hierdoor werden aanbevelingen goed ontvangen en is er een uitstekende basis gelegd voor de verdere inrichting en optimalisatie van de financiële functie en krimp van de formatie.