Hoogeveen verbetert jaarrekening en voorjaarsnota met scrum

  1. P&C
  2. Scrum
11-08-2016

“De kwaliteit van de jaarrekening en de voorjaarsnota is verbeterd doordat elk brokje onder de loep is genomen”, aldus Marthijn van de Wetering, concerncontroller van de gemeente Hoogeveen. “Daarnaast is de doorlooptijd fors ingekort en is de samenwerking tussen alle betrokkenen verbeterd en dat waren de eigenlijke doelstellingen”. Zowel de jaarrekening als de voorjaarsnota waren ruim een maand eerder klaar.

Hoogeveen hoorde ruim een jaar geleden van de scrum methode. Een methode die via een train-de-trainer methode goed kan worden aangeleerd. Een delegatie ging op bezoek bij Wageningen, de eerste scrummende gemeente ter wereld en kregen het advies Scrum grondig en in zijn geheel  te implementeren en daarom  de ‘scrum masters’ van JE Consultancy in te zetten.

In januari 2013 startte JE Consultancy in Hoogeveen met het opleiden van enkele interne scrum master. De jaarrekening was vervolgens een relatief stabiel proces om goed met het toepassen van de scrum methode. Waar eerst de ‘externe’ scrum masters van JE Consultancy de sprints begeleiden konden de interne opgeleide scrum masters al na 2 weken onder coaching van externe scrum master aan de slag. Bij het opstellen van de voorjaarsnota in maart 2013, vanwege integrale beleidsafweging een wat complexer proces konden de interne scrum masters de opgebouwde ervaring zelf toepassen.

“In Hoogeveen werken zogenoemde trojka’s van bestuurders, programmamanagers en programmaregisseurs integraal samen aan beleidsontwikkeling. Voor de jaarrekening en de voorjaarsnota zijn deze  trojka’s uitgebreid met financieel adviseurs en communicatieadviseurs naar ‘Scrum teams’ voor elk programma”, aldus Marthijn. Door te ‘sprinten’ binnen deze teams behoefden collega’s niet meer op elkaar te wachten maar werkten ze gefocust samen aan de oplevering van hun programma, inclusief de financiële onderbouwing. Mensen werkten dus niet na elkaar maar gelijktijdig naast elkaar. Hierdoor werd de doorlooptijd aanzienlijk ingekort. Door de gefocust samenwerken en dagelijks de voortgang en knelpunten met elkaar te delen in een sprint van enkele dagen werd elk stukje tekst opgesteld en en beoordeeld door zowel de bestuurder, de beleidsadviseur, de financieel adviseur en de communicatieadviseur. Hierdoor werd de kwaliteit van het product verbeterd. Andere bijvangst betrof de teambuilding on the job. Door de gefocuste samenwerking zijn de trojka’s en de aanpalende disciplines nog meer als team gaan samenwerken.

‘We hebben na de scrumtrajecten van jaarrekening en voorjaarnota uitgebreid geëvalueerd. Natuurlijk zijn er verbeterpunten, maar iedereen was het er over eens dat het scrummen ons een stap verder brengt in onze planning en controlcyclus en andere beleidsontwikkelingsprocessen.  Op een aantal punten voegen we onze eigen inzichten toe aan de methode, zodat deze optimaal past in onze werkwijze.

Hoogeveen gaat verder met het scrummen van de planning en controldocumenten. Maar de interne scrum masters passen de methode ook toe bij projectmanagement en het opstellen van andere beleidsnota’s. De begeleiding van JE Consultancy is voor Hoogeveen zeer van toegevoegde waarde geweest. “Zeker als je met deze methode wilt starten, raden we je aan dit goed en volledig te doen en daarom de scrum masters van JE Consultancy en hun ervaring hierbij te betrekken”, besluit Marthijn van de Wetering. “Doorlooptijd verkort, samenwerking verbeterd en betere kwaliteit als bijvangst.”