Hoe een grote ROC haar bedrijfsvoering optimaliseerde

  1. Onderwijs
11-08-2013

Een grote ROC (ca. 15.000 studenten) had behoefte aan optimalisatie van de managementinformatie. De beschikbare financiële en niet-financiële informatie voor het planning & control proces waren niet actueel en misten een goede forecast. Ook bleek er geen eenduidige vastlegging van informatie.

Het ROC wenste haar bedrijfsvoering te professionaliseren. Onderdeel daarvan is het ontwerpen en implementeren van een nieuwe planning & control-cyclus met bijbehorende rapportage. Naast cijfers over gerealiseerde activiteiten (zowel financieel als niet-financieel) wil het management ook kunnen beschikken over een goede forecast.

Aanpak en resultaat

Bij de inventarisatie en nadere analyse van de problematiek zijn expliciet medewerkers uit zowel het primaire (OP) als het ondersteunende proces (OBP) betrokken. Ook om het idee te ontzenuwen dat P&C uitsluitend van Financiën is. E.e.a is zeer succesvol verlopen en heeft geresulteerd in een nieuw P&C-proces met een tweemaandelijkse rapportagecyclus. Deze rapportages kijken zowel terug als vooruit. Daarnaast zijn de definities van kengetallen en prestatie indicatoren vastgelegd in een aparte “dictionaire”.

Het leervermogen van de organisatie is blijvend versterkt door periodiek de kengetallen, prestatie indicatoren en bijbehorende normen te evalueren. Een intern verbeterteam, dat bestaat uit medewerkers OP en OBP, voert gezamenlijk de evaluatie uit en doet voorstellen voor aanpassing en gebruik van de verschillende indicatoren opdat de rapportages aan blijven sluiten bij de informatiebehoefte van het management.