Een kijkje achter de schermen bij NS

22-06-2020

Een baan als fulltime scrummaster: daar word je blij van

Karin ter Hofte werkt al 13 jaar bij NS. Sinds enige tijd is ze fulltime scrummaster voor Marketing & Sales. Ze had al ervaring als stakeholder van het ontwikkelteam van NS.nl, maar toen zich de kans voordeed scrummaster te worden, pakte ze die met beide handen aan.

Kiezen voor agility

Het MT van Marketing & Sales besloot op basis van marktontwikkelingen, agile te gaan werken. Een grote omslag van werken in de keten naar werken met multidisciplinaire teams. Het MT van M&S maakte deze beweging om goed en snel te kunnen inspelen op wensen van klanten. Daarom werd gekozen voor een zorgvuldige implementatie. De teams zijn goed meegenomen qua scope en bij de samenstelling van de teams. Er werd een bureau gekozen om de teams op te leiden en te coachen. Het bureau was ook verantwoordelijk voor de implementatie van agile werken en de transformatie naar een agile afdeling. In de pilot richtte het ene team zich op de zakelijke markt, het andere op de consumentenmarkt. Het laatste team had als scope ‘hoe laten we bestaande klanten nog meer reizen’. Voor dit team werd Karin de scrummaster voor 50% van haar tijd. Voor de andere 50% behield ze haar rol als communicatiemanager. In mei 2018 begonnen de twee teams, niet op het vertrouwde kantoor van NS maar op een locatie in Amersfoort. Ze kregen begeleiding van een agile coach. Het ingehuurde bureau bracht de teams de basisbeginselen van scrum bij, deed de coaching en fungeerde als vraagbaak. ‘Je raakt er weliswaar snel in, maar kunnen sparren is fijn’ aldus Karin.

Het blijft mensenwerk

Karin noemt als voorwaarden voor scrum dat er een goede productbeschrijving (of scope) moet liggen voordat het team kan beginnen en dat er een sterk multidisciplinair team gevormd moet worden. Scrum is een framework, maar het blijft wel mensenwerk. Daarom voelt zij zich vrij te variëren en te proberen. Bijvoorbeeld in de lengte van de sprints. Is twee weken te kort en wil het team vier weken? Gewoon proberen. Ideaal bleek een sprint van drie weken.
Daarnaast roemt ze de vaste events binnen scrum: de sprintplanning, de daily scrum, de review en de retrospective. Zij hecht een groot belang aan de retrospective en uit elke retrospective pakt het team wel een verbeterpunt op. Iets dat ook geadviseerd wordt vanuit het gedachtegoed.

Scrummaster is dienend leider

Inmiddels is Karin fulltime scrummaster en in die rol noemt ze zichzelf een dienend leider. Ze moest in haar rol groeien, maar nu ze het werk in de vingers heeft, kan ze zich ook steeds meer op de omgeving van het scrumteam richten. Er zijn bijvoorbeeld teams die stakeholder voor haar scrumteams zijn en die zelf niet agile werken. Dan is er wel wat te doen aan uitleg en verwachtingsmanagement. Ze trekt samen op met de productowner. De productowner wil maximale waarde uit het team halen en uit de relatie met de stakeholders. Zelf zegt ze het zo: “De productowner is van de inhoud, de scrummaster van het proces en de mensen’. Ze ondersteunt het ontwikkelteam waarbij ze ervoor waakt niet in de valkuil te trappen dat ze te sturend is. Ze is steeds op zoek naar de balans in sturen en loslaten. Karin kijkt wat er speelt binnen het team, maakt dat bespreekbaar en stelt veel vragen om erachter te komen waar het team behoefte aan heeft. Doordat teams steeds in één ruimte bij elkaar zitten, kan er snel geschakeld en afgestemd worden. Maar soms levert het ook spanning en irritatie op. Ze is facilitator in gesprekken en soms vertrouwenspersoon voor de productowner of de leden van het ontwikkelteam. Dat maakt het werk van scrummaster zo mooi en het zegt meteen iets over de kwaliteiten van een goede scrummaster. De scrummaster moet gericht zijn op verbinden, empathisch vermogen hebben, situaties of mensen doorhebben zonder dat er iets gezegd wordt. Goed thuis zijn in de organisatie, zoals Karin na 13 jaar NS, helpt om dingen voor elkaar te krijgen. Het aantrekkelijke voor Karin is dat ze met processen en met mensen bezig is. Ze luistert, praat en organiseert. Ze zorgt dat de mensen in het ontwikkelteam hun werk kunnen doen en steeds beter gaan presteren. Ze haalt belemmeringen weg in overleg met de productowner of het MT. Ze zorgt voor optimale omstandigheden zodat het team goed kan functioneren.

Tot slot

‘Ik geloof dat met scrum het werk inzichtelijker wordt en dat er betere keuzes gemaakt worden. We werken transparanter, de aansturing gebeurt nu in de multidisciplinaire teams en een belangrijke voorwaarde voor succes is dat je alles binnen je eigen team moet kunnen doen. Het zorgt namelijk voor vertraging als de wens van het team op de productbacklog van een andere productowner komt te staan’. De scrumtheorie adviseert om minimaal 80% van de kennis en vaardigheden binnen het scrumteam te hebben.
‘Bij de start met het werken met scrum is zorgvuldige implementatie geboden. Volg trainingen, laat je coachen als organisatie en als team en zorg per team voor focus op een enkelvoudige opdracht. Kan dat niet, splits dan het team’.