Grip op personeelslasten

17-06-2019

Als overheidsfinancial kom ik bij veel gemeenten over de vloer en adviseer ik hen over de optimalisatie van hun financiële processen. Ook op het raakvlak van HRM en Financiën is vaak nog een wereld te winnen. Denk aan de soms moeizame totstandkoming van de P-begroting, de complexe ramingsmethodieken of het ontbreken van goede P-prognoses. Dat kan vaak beter. Maar hoe realiseer je grip op je personeelslasten?

De samenhang der dingen

Het realiseren van ‘grip’ gaat vaak om meer dan één aangrijpingspunt. Naast een goed ingericht systeem (waaruit je de prognose haalt), heb je bijvoorbeeld een betrouwbaar salarisbudget nodig waartegen je die prognose kunt afzetten. Dit vraagt weer om goede spelregels en procedures die ervoor zorgen dat het budget up to date blijft en dat mutaties in het HRM systeem logisch doorwerken naar het financieel systeem (en vice versa). En logischerwijs wil je dit zodanig inrichten dat je met weinig inspanning grip hebt én houdt op de (uitputting van de begrote) personeelslasten.

Het maken van een goed prognosemodel is echter niet eenvoudig. Het simpelweg extrapoleren van de geboekte salarislasten is namelijk te kort door de bocht. Je wilt namelijk niet ten onrechte de incidentele lasten en vacatureruimte extrapoleren. Daar komt bij dat veel gemeenten werken met zogenaamde communicerende vaten, waarbij vacatureruimte kan worden ingezet voor inhuur van externen. Naast een prognose op de ontwikkeling van de salarislasten is dan dus ook een prognose op de inhuur nodig.

Wat heb je nodig voor ‘grip’?

Het gaat dus om de samenhang der dingen. Maar wat heb je hiervoor nodig? Voor grip op de personeelslasten heb je mijns inziens minimaal de volgende zaken nodig:

  • Prognose op de ontwikkeling van de salarislasten;
  • Prognose op de ontwikkeling van de inhuurlasten;
  • Heldere ramingsmethodiek salarisbudget;
  • Spelregels en procedures;
  • (Semi)automatisch prognosemodel.

Prognose salarislasten

Om te kunnen sturen op het salarisbudget is zicht nodig op de ontwikkeling van de salarislasten. Hiertoe dient in het HRM systeem een rapportage gebouwd te worden waarin ‘met een druk op de knop’ een overzicht gegenereerd kan worden dat per medewerker, per kostenplaats, per team, per afdeling e.d. inzicht geeft in de maandelijkse lasten. Door dit maandelijks op medewerkerniveau uit te draaien, kunnen verschillen in de prognose beter geanalyseerd worden. Je ziet direct van maand op maand voor welke medewerkers de prognose is veranderd. Eventueel kan de maandelijkse dump verrijkt worden met formules en kwalitatieve informatie. Je kunt bijvoorbeeld totalen toevoegen, maar bijvoorbeeld ook rekening houden met medewerkers die uit dienst gaan of juist in dienst komen.

Door de maandelijkse ‘dumps’ met elkaar te vergelijken (heel eenvoudig in excel of Power BI) heb je niet alleen inzicht in de prognose van de salarislasten, maar tevens hoe deze prognose zich ontwikkelt ten opzichte van de vorige maand en aan welke afdeling/ team/ medewerker deze verschillen zijn toe te schrijven.

Prognose inhuurlasten

Naast inzicht in de ontwikkeling van de salarislasten, is inzicht in de ontwikkeling van inhuur nodig. Dit vanwege het aspect van de communicerende vaten. Dit vraagt om een centrale registratie van inhuur (met name inhuur die gedekt wordt uit de vacatureruimte). Hoe doe je dat? Bijvoorbeeld door te verplichten dat inhuurcontracten worden vastgelegd in een verplichtingenadministratie. Of door HRM dat in een spreadsheet bij te laten houden. Hiermee realiseer je op een eenvoudige wijze inzicht in de ontwikkeling van de contractwaarde van de inhuur die gedekt moet worden uit beschikbare vacatureruimte.

Zoals gezegd is het een voorwaarde dat inhuur centraal wordt geregistreerd (bij voorkeur door gebruik van de verplichtingenadministratie). Daarnaast is het belangrijk onderscheid te maken in de soort inhuur. Alleen die inhuur die gedekt wordt uit vacatureruimte (en onderdeel uit maakt van het ‘communicerend vat’) zou mee moeten lopen in het prognosemodel.

Ramingsmethodiek

Je wilt je prognoses kunnen afzetten tegen een betrouwbaar budget. Het is dus belangrijk om naast een goed prognosemodel ook te zorgen voor een goede en duidelijke ramingsmethodiek voor de totstandkoming van dat budget. Gemeenten hanteren diverse ramingsmethodieken (sturen op budget, op basis van bezetting of op basis van formatie). Sommigen zijn complexer dan anderen.

Zelf ben ik voorstander van het ramen op basis van formatie. Dat is eenvoudig en duidelijk. Daarnaast sluit het aan bij de verantwoordelijkheid van de budgethouder (zie ook het webinar Realiseer eenvoudig je Personeelsbegroting).

Spelregels en procedures

Het periodiek maken van goede prognoses voor het management kan niet zonder goede spelregels en procedures. Maak goede afspraken over wie en wanneer de prognoses opstelt, wat wel in de prognoses zit en wat niet, hoe prognoses uit het systeem komen en naar wie de prognoses gestuurd worden. Maak tevens afspraken hoe de prognoses (per afdeling of overall) gebruikt (moeten) worden in de besluitvorming over het wel/niet inhuren van externen. Maandelijkse prognoses van het salarisbudget zullen voortdurend veranderen door in/ uitdiensttredingen en daarmee de ruimte die er is voor ‘inhuur’ beïnvloeden. Dit moet zodanig gemanaged worden dat je einde jaar niet uit de pas loopt.

Prognosemodel

Het is belangrijk dat het maken de prognoses relatief eenvoudig is en zoveel als mogelijk geautomatiseerd wordt. Bijvoorbeeld door geautomatiseerde overzichten te ontwikkelen die maandelijks ‘gedumpt’ kunnen worden. De crux is het goed benoemen en definiëren van de rapportages die nodig zijn om tot een prognosemodel te komen. Welke overzichten heb je nodig, hoe worden ze gegenereerd en hoe kun je die bestanden ‘koppelen’ aan één totaal prognosebestand. In dat prognosebestand heb je namelijk bij voorkeur inzicht in de ontwikkeling van het geheel aan communicerende vaten verdeeld naar team, afdeling en organisatie. Dit kan uiteraard in Excel, maar dergelijke overzichten kunnen ook relatief eenvoudig gebouwd worden in Power BI. Met het bouwen in Power BI heb ik goede ervaringen. Het heeft als voordeel dat het maandelijks maken van de prognose niet meer dan een druk op de knop is. Daarnaast is Power BI heel goed geschikt om de gegevens met behulp van visuals/ grafieken e.d. beschikbaar te stellen aan het management.

Meer weten?

Over het snel en eenvoudig bouwen van een goed prognosemodel of het implementeren van een eenvoudige ramingsmethodiek voor de P-begroting heb ik een aantal lunch & learnwebinars gemaakt. Het betreft de webinars:

Je mag me natuurlijk ook bellen of mailen. Ik ga graag met je in gesprek: John Groote, telefoon 088-1264400 of e-mail:  john.groote@jeconsultancy.nl

Hoofdkantoor

Wegalaan 49
2132 JD  Hoofddorp
088 – 126 44 00
info@jeconsultancy.nl

Kantoor Regio Zuid

Europalaan 2
5232 BC  ‘s-Hertogenbosch
088 – 126 44 00

Kantoor Regio Noordoost

Dokter Klinkertweg 1-7
8023 BR  Zwolle
088 – 126 44 00