Kleine gemeenten en het sociaal domein: hoe hou je grip op de kosten?

24-09-2020

Binnen het sociaal domein heeft bijna iedere kleine gemeente ermee te maken: gemeenschappelijke regelingen, uitvoeringsorganisaties of samenwerkingen met andere kleine of grotere gemeenten. Vaak genoodzaakt omdat er niet voldoende kennis en capaciteit is binnen de eigen organisatie. Dit maakt een kleine gemeente afhankelijk. De externe partij neemt weliswaar werk uit handen, maar uiteindelijk is het wel jouw gemeente die de geleverde zorg zelf zal moeten betalen. Hoe voorkom je dan dat je als gemeente het zicht verliest en achteraf voor voldongen feiten wordt gesteld?

Beschikbare data en informatie

Binnen het sociaal domein is er veel bruikbare data. Bijvoorbeeld over hoe vaak verschillende zorgvormen ingezet worden, wanneer en via welke zorgaanbieder, hoeveel er beschikt en daadwerkelijk benut wordt, via welke toegangsweg cliënten binnenkomen, doorlooptijden van zorgtrajecten enzovoorts. Door verschillende data te combineren kunnen vaak interessante, nieuwe inzichten verkregen worden. Dergelijke inzichten worden met de dag belangrijker, zeker zolang de kosten in het sociaal domein blijven stijgen. Echter, kleine gemeenten hebben meestal geen data-analist in huis die verregaande analyses kan maken of ze hebben zelfs de data niet eens voorhanden omdat het bij een externe partij belegd is.

Verschillende bronnen

Een ander veel voorkomend probleem is dat taken op verschillende plekken belegd zijn. Dit creëert niet alleen verschillende data, maar vaak ook verschillende rapportages. De toegang tot de Wmo kan bijvoorbeeld binnen de gemeente zijn belegd, de financiële en administratieve afhandeling daarvan wordt vervolgens door partij X uitgevoerd, voor Jeugd door partij Y en dan zijn er nog wat losse databronnen die uiteindelijk gezamenlijk van belang zijn voor het totaalbeeld. In dit voorbeeld is al sprake van minimaal vier databronnen. Dit maakt het monitoren op het totaalbeeld in de praktijk bijzonder lastig. Zeker ook voor beleidsmedewerkers, die vaak al wat minder affiniteit hebben met financiën.

Data is het keyword, maar hoe gebruik je het dan?

Om data te kunnen gebruiken is een aantal zaken van belang. Welke data heb je tot je beschikking? Heb je realtime toegang tot de data of ben je hiervoor afhankelijk van iemand buiten jouw organisatie? In hoeverre is deze data al omgezet in informatie of rapportages en wat zie je dan eigenlijk? Kun je met deze informatie sturen op de punten waar jij op wilt sturen?

Ander belangrijk punt is: hoe betrouwbaar is de data? Kun je ervan uitgaan dat de cijfers die je hebt, juist en actueel zijn? Vaak heeft de partij die voor jouw gemeente de uitvoering doet al antwoord op deze vragen en kunnen zij je van informatie en rapportages voorzien. Vraag hen dan vooral ook om hulp over hoe je de data kunt gebruiken als onderbouwing voor bijvoorbeeld nieuw lokaal beleid of voor het verklaren van tekorten.

Dashboards en data-gedreven werken

Een oplossing die weliswaar meer werk kost, maar wel efficiënter werkt, ligt in het maken van één integrale rapportage, die specifiek gericht is op de betreffende gemeente. Met exports of door koppelingen te maken met externe databronnen, kan dan data worden opgehaald en gepresenteerd worden in een dashboard. Dat kan bijvoorbeeld met behulp van een Business Intelligence (BI) tool, zoals Power BI. Voordeel is dan dat alle losse databronnen terug te vinden zijn in één overzicht. Rapporteren alleen is natuurlijk niet voldoende. Grip krijgen op de financiën van het sociaal domein betekent ook dat men in alle lagen van de organisatie data-gedreven gaat werken: sturen op basis van feitelijke data om een werk- en verbeterbeweging op gang te krijgen. Data wordt dan de basis en gaat dienen als uitgangspunt voor beleid, inkoopstrategieën en niet de minst belangrijke: geeft inzicht en onderbouwing om reëel te kunnen begroten, tekorten te kunnen verklaren en bij te sturen waar nodig. Om tot data-gedreven werken te kunnen komen is er inzicht nodig in de informatiebehoefte van de organisatie, van strategisch tot operationeel niveau. Met behulp van een BI tool kun je er dan voor zorgen dat een raadslid op hoofdlijnen kan sturen, terwijl de financiële professional over meer gedetailleerde informatie kan beschikken zonder dat de eerste daardoor verdwaalt in een oerwoud van getallen.

Advies

Leg je doelen als kleine gemeente niet meteen te hoog. Bekijk eerst wat er al beschikbaar is op dit moment en hoe het bijdraagt aan sturing op het sociaal domein. Regelmatig bestuderen van beschikbare rapportages kan al een hele stap vooruit zijn in het verkrijgen van inzicht. Daarnaast is het van belang dat je jezelf voldoende tijd gunt om je te verdiepen in de beschikbare rapportages. In het begin lijkt het misschien ingewikkeld en veel werk, maar door ze met regelmaat te bestuderen ga je een lijn ontdekken en wordt het steeds meer een vanzelfsprekendheid de rapportages te volgen en ze ook daadwerkelijk te gebruiken. Als beleids- of financieel ambtenaar verstevigt dit je verhaal richting management en bestuur en als manager of bestuurder weet je dat je besluiten neemt over zaken die onderbouwd zijn met feiten. Verder, bekijk of het gebruik van een BI-tool van toegevoegde waarde kan zijn. Onze ervaring is dat je daarmee met een relatief kleine inspanning in een grote informatiebehoefte kan voorzien van zowel bestuurders als managers.

Contact

JE Consultancy helpt u graag bij het verkrijgen van meer grip op de kosten van het sociaal domein. Door onze kennis en ervaring met financiële processen en instrumenten als Power BI, zijn wij in staat om in korte tijd rapportages voor uw organisatie te bouwen. Graag vertellen wij u in een persoonlijk gesprek meer over de mogelijkheden, de aanpak en het resultaat.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met onze accountmanagers via 088 – 126 44 00 of mail naar sales@jeconsultancy.nl voor meer informatie.