Na vier dagen al viel de hamer

10-01-2020

Door scrum veel kortere doorlooptijd jaarrekening

Marieke van Haarlem van de gemeente Dinkelland en Tubbergen vertelt enthousiast hoe de jaarrekening 2016 tot stand kwam.

Marieke van Haarlem, interview Scrum -gem. Dinkelland en Tubbergen

Marieke van Haarlem

Het moest anders ….

De aanpak tot 2016 werkte niet meer, gaf irritatie en frustratie mede omdat de aangeleverde informatie telkens over verschillende schijven moest ter goedkeuring. Constant moesten teksten worden aangepast met het daarbij behorende versiebeheer. Door deze ergernissen was duidelijk dat het roer om moest en daartoe zocht de concerncontroller contact met JE Consultancy. JE is namelijk gespecialiseerd in het toepassen van de scrummethode voor het realiseren van planning en control-producten. Samen met JE werd een scrumtraject opgetuigd. Er werd een draaiboek opgesteld en een format met team- en dagindelingen. De opdracht werd omschreven en het gewenste resultaat benoemd. Er werd overlegd welke mensen mee gingen doen in de scrumteams en welke mensen beschikbaar moesten zijn in de flexibele schil. Alle mensen die een rol kregen in de scrum, werden voorbereid in een workshop.

… en dat lukte

Al in vier dagen kwam het beleidsinhoudelijke deel van de jaarrekening tot stand. Denken, schrijven, afstemmen. Samenwerken aan het eindresultaat, elkaar helpen, daily scrums (‘gangmomenten’) waarin het overzicht werd behouden, problemen werden besproken en knopen werden doorgehakt. Soms samen met de stakeholders. Geen ge-pingpong meer, geen heen en weer met teksten en moeten wachten op nieuwe versies, maar ter plekke samen besluiten en verdergaan.

Scrum bracht snelheid

Het proces was echt anders dan in voorgaande jaren. Door te scrummen werd de doorlooptijd voor het opstellen van de teksten van de jaarrekening bekort van enkele weken naar nog maar vier dagen. Dat is voor Dinkelland/Tubbergen een grote winst geweest. Daarnaast bracht scrum ook teambuilding. De scrumteams hadden nu samen focus op het eindresultaat. Het was teambuilding in optima forma. Er was vrolijkheid, het was één grote bron van energie. Op de vierde dag was de oplevering in de raadszaal. Beide burgemeesters gaven een klap met de hamer.

Succesfactoren

Scrummen werd een succes omdat de bestuurders 100% commitment toonden, de timing goed was, het gevoel van urgentie er was (‘het moest anders’), de communicatie goed was doordacht. “Er zat schwung en energie in”, aldus Marieke.

Retrospective

Er is een aantal retrospectives (evaluatiemomenten) gehouden met de portefeuillehouders, met de programmamanagers en met de teams. In de retrospective kijkt het team vooral terug op de onderlinge samenwerking en effectiviteit van het team. Met deze leerervaringen probeert het team zich voor een volgende keer te verbeteren. Uit de retrospective kwam vooral naar voren dat scrummen qua tijd en dus ook qua geld een efficiënt proces is. Er werd echter een belangrijk verbeterpunten geconstateerd: Door de snelheid van oplevering was er voor de bestuurders veel minder leestijd. Dat gaf hen het gevoel te weinig grip te hebben op het eindproduct. Ook was er vanuit de organisatie behoefte aan meer tijd voor een redactieslag.

Met deze leerervaringen heeft Dinkelland/Tubbergen de scrummethode nu een twist gegeven. Met iedereen die aan de jaarrekening meewerkt, wordt de opdracht en het te behalen resultaat vooraf besproken. Daarna wordt samen het systeem gevuld en samen wordt het resultaat bekeken. De sprints worden over een langere periode verspreid waarbij teams zelfstandig aan het werk zijn. Het nieuwe systeem Pepperflow kwam in plaats van Word. In Pepperflow kunnen ook makkelijk plaatjes en links worden toegevoegd. Al met al zijn dit slagen die hebben bijgedragen aan een hogere kwaliteit van de jaarrekening en de andere planning en control-documenten.