Op weg naar een wendbare organisatie

21-09-2020

Veranderen gaat stap voor stap

Ralph Seijkens van de gemeente Emmen merkt dat medewerkers enthousiast zijn over scrum, maar dat oude patronen en werkwijzen hardnekkig zijn. Als ‘sponsorschap’ verdwijnt, zakt de motivatie in.

Van traditioneel naar ‘plan B’

In 2014 was de gemeente Emmen bezig met de voorbereiding op de invoering van drie decentralisaties. Het bestuur stond een aanpak voor die aanvankelijk weinig draagvlak had bij partners in de samenleving. Dat plan leek niet haalbaar en er moest op zeer korte termijn een ‘plan B’ komen. Een interim controller van JE Consultancy die bij de gemeente Emmen aan het werk was, opperde het plan om dit probleem met scrum op te lossen. Omdat er én een hele hoge urgentie werd gevoeld én nog maar weinig tijd beschikbaar was, lukte het om zowel het bestuur als het management te overtuigen. Vooral ook omdat men inmiddels wel wist dat het met een traditionele aanpak niet zou lukken. Uiteindelijk werden de bestuurders zeer enthousiast over scrum, zeker toen zij direct resultaat zagen en de doorlooptijden flink verkort werden.

Zuivere scrum

De rollen werden goed vervuld. De afdelingsmanager pakte de rol van productowner, bestuurlijk was er één stakeholder. Het ontwikkelteam bestond uit adviseurs, beleidsmensen, accountmanagers en een projectleider. Vanuit de tweede schil werden mensen met specifieke expertise kortdurend betrokken bij het ontwikkelteam. De eerder genoemde interim controller vervulde aanvankelijk de rol van scrummaster, maar soms werden de daily scrums ook door een lid van het ontwikkelteam begeleid.

Niet onbelangrijke bijvangst

Ralph noemt als allermooiste bijvangst de energie die scrummen losmaakt in de organisatie. ‘Het deed wat met de mensen’. Sommigen collega’s lagen er wakker van omdat bestaande rollen onder druk kwamen te staan. Nieuw was het ‘taakveld-eigenaarschap’, waardoor medewerkers laag in de organisatie verantwoordelijk werden gemaakt voor de realisatie van een programma. Anderen moesten juist leren loslaten. Het was een spannende transformatie van rollen. Maar bij elke retrospective was er enthousiasme en veel energie. Volgens Ralph vooral omdat er zichtbare resultaten werden geboekt, er op een vernieuwende manier werd gewerkt en door de veel hechtere samenwerking: ‘Je pakt elkaar beet om een beweging te maken, resultaat te bereiken’. Hij zag het gevoel van verantwoordelijkheid toenemen, evenals het zelf-organiserend vermogen. Daardoor raakte hijzelf heel gecharmeerd van scrum.

Enorme belangstelling voor opleiding

Hij werd zo enthousiast dat hij pleitte voor scrum-opleidingen. Samen met een collega kreeg hij het voor elkaar dat JE zeven klasjes van negen tot twaalf medewerkers opleidde tot scrummaster in practice. Bijna 75 medewerkers haalden hun certificaat!

Wanneer wel, wanneer niet

In Emmen wilde men in een wijk scrummen met een gemengd team van professionals en vrijwilligers. Dit bleek geen succesvolle aanpak. Het gevoel van urgentie en de mogelijkheden om zich te organiseren waren bij de professionals veel groter dan bij de vrijwilligers. Daardoor leidde de aanpak hier niet tot resultaat. Het is dus ook goed om te weten wanneer scrum wél of níét werkt. Ralph vindt scrum vooral geschikt in een professionele setting en als er urgentie en belang wordt gevoeld.

Blijven werken aan draagvlak

Ralph merkt dat er een paar mensen zijn die scrum echt omarmen. Hij vindt dat deze mensen zich meer zouden moeten richten op de leerervaringen en het borgen daarvan. Daar is in Emmen te weinig aandacht voor geweest. En omdat de organisatie lijnmatig is geprogrammeerd, is het lastig met flexibele teams te werken naast de bestaande lijnorganisatie. Hij signaleert dat de aandacht voor de methode wegzakt als ‘voorlopers’ ook nog eens andere rollen of taken krijgen en hun ‘sponsorschap’ daarmee ophoudt.

Hoe verder

Het grootste dilemma is, hoe je de organisatie toch wendbaarder maakt. Ralph vindt dat er geïnvesteerd zou moeten worden in trainingen voor ‘productowners’ en ‘agile leadership’. Hij probeert nu een ‘agile portfolio’ te introduceren. Emmen heeft voor 2020 vanuit het management het kort-cyclisch leren en ontwikkeling als doel op de agenda gezet. Zo worden er telkens kleine stappen gezet op weg naar een meer wendbare organisatie. Het begin is er. Sponsors moeten volharden in hun pleidooi voor scrum!