Optimalisering van bestaande systemen

13-01-2021

U kent dat vast wel: van de meeste software die we in ons werk hanteren, kennen én gebruiken we maar een fractie van de mogelijkheden. Uit onderzoek is naar voren gekomen dat het Pareto-principe, zeg maar de 80-20 regel ook van toepassing is op softwaregebruik. De meesten van ons zijn vaak niet bekend met de vele mogelijkheden van de software die wij dagelijks gebruiken. Natuurlijk wordt dit deels veroorzaakt doordat de mogelijkheden van veel softwarepakketten in de loop van de tijd soms ‘oneindig’ groot zijn geworden, maar de belangrijkste reden is dat er in de praktijk vooral te weinig tijd wordt uitgetrokken om alle nieuwe opties te leren kennen en dus te beoordelen op hun toegevoegde waarde voor de organisatie. In dat kader adviseren wij meestal om voor een efficiënte bedrijfsvoering periodiek tijd vrij te maken om bestaande systemen (verder) te optimaliseren zodat deze ook in een veranderde informatiebehoefte kunnen blijven voorzien.

Over het algemeen komen softwareleveranciers regelmatig met nieuwe versies waarin naast verbeteringen van bestaande functionaliteit ook nieuwe mogelijkheden zijn opgenomen. Tegelijkertijd verandert bij de organisatie ook de informatiebehoefte en ontstaan er nieuwe wensen. Voor een effectief gebruik van de software is het verstandig om knelpunten te registreren en gebruikerswensen vast te leggen in een zogenaamde backlog. Dit biedt namelijk de mogelijkheid om bij het ontvangen van nieuwe softwareversies vast te stellen in hoeverre een nieuwe versie wel of niet soelaas biedt voor ontstane informatiebehoeftes.

Om nut en noodzaak te kunnen bepalen, adviseren wij meestal om de volgende vragen en stappen te doorlopen:

  1. Zijn de verbeteringen een oplossing voor bestaande knelpunten? Check hierbij de backlog waarin alle huidige knelpunten in opgenomen zijn;
  2. Inventariseer de nieuwe wensen in de organisatie en check of deze opgelost kunnen worden met de bestaande c.q. nieuwe mogelijkheden. Zo niet, neem de wensen op in de backlog;
  3. Bepaal of nieuwe wensen eventueel opgelost kunnen worden met andere modules van bestaande software;
  4. Bepaal of door de veranderende informatiebehoefte, bepaalde rapportages nog noodzakelijk zijn, dan wel gestopt kunnen worden.

Uitwerken mogelijkheden en wensen

Belangrijk bij het uitwerken van de mogelijkheden en wensen van de organisatie is dat het ontwerp van de rapportage met de nieuwe versie of andere modules snel gemaakt kunnen worden. Hierdoor kan in korte reviewsessies bepaald worden of de verbeteringen meerwaarde hebben, zodat deze direct daarna geïmplementeerd kunnen worden.

Als je dit proces bij iedere nieuwe versie doorloopt en periodiek de tijd neemt om de knelpunten en wensen van de backlog in het bestaande systeem doorloopt, dan zal het gebruik van het bestaande systeem automatisch verbeteren. Met het doorlopen van een dergelijke cyclus wordt het makkelijker om in te blijven spelen op de veranderende informatiebehoefte van het management.

Alwin Kohlbrugge houdt zich als consultant vooral bezig met verbeteren van de P&C cyclus zodat meer tijd besteed wordt aan adviseren en bijsturen. Meer weten mail sales@jeconsultancy.nl of bel Alwin op 06-82019296