Soms werkt het een, soms het ander

17-08-2020

‘Transvormers’ adviseren over de beste methoden

Harm-Jan van Duyn is één van de intakers binnen het servicepunt van de ‘Transvormers’ van de gemeente Emmen. Daarnaast is hij beleidsadviseur Organisatieontwikkeling. Transvormers zijn bij de gemeente Emmen de procesbegeleiders. Het servicepunt voor de Transvormers doet intakes en adviseert. Collega’s kunnen bij hen aankloppen als ze begeleiding willen bij vraagstukken die ze moeten oplossen. Bij een intake adviseert de intaker, waaronder Harm-Jan,  hoe zo’n vraagstuk aan te pakken. Bijvoorbeeld via het projectmatig creëren (begeleiding van een projectstartup) of via scrum. De intaker zoekt een geschikte procesbegeleider. Een aantal scrummasters maakt deel uit van de pool van procesbegeleiders waar het servicepunt van transvormers uit kan putten.

Wat heeft een transvormer met scrum?

Van een afstand maakte Harm-Jan de scrum voor invoering van de decentralisaties van de WMO, jeugdzorg en (arbeids)participatie in Emmen mee. Hij zag hoe succesvol dit was en werd nieuwsgierig naar de methode. Toen er een oproep werd gedaan om mee te doen aan een training van JE voor ‘Scrummaster in practice’, was hij er als de kippen bij. Als transvormer wil hij bij vraagstukken die hij krijgt voorgelegd, goed kunnen adviseren over de best passende aanpak. Door de opleiding voor scrum te volgen, weet hij inmiddels precies hoe scrum werkt en kan hij gedegen advies geven.

Waar is scrum ingezet?

Harm-Jan heeft ontdekt dat scrum vooral werkt voor ontwikkel- en veranderopgaven. Zo weet hij dat in Emmen scrum is toegepast voor een verkenning en inventarisatie van applicaties die worden gebruikt en die men in aantal wilde terugbrengen. Scrum wordt ook ingezet op het financiële vlak, onder meer voor het zoeken naar ruimte in de begroting. Binnenkort wordt er ook gescrumd om de specificaties voor een nieuw informatiesysteem op tafel te krijgen. Zelf was hij scrummaster voor de opgave om in het fysieke domein beleidsveranderingen tot stand te brengen. Hij kent ook situaties waarin slechts elementen uit scrum worden gebruikt: heldere opdrachtverstrekking, stand ups, een productbacklog maken of het ‘To-do bord’ inzetten. Zelf heeft hij met elementen uit scrum gewerkt bij het maken van beleid voor sport en bewegen. Hier was een bevlogen productowner in the lead. Periodiek was er een stand up, de projectleider pakte de rol van scrummaster. Door de inspirerende productowner was er vooral scherpte in wat het team moest opleveren, er was focus, de productowner ging duidelijk over het ‘Wat’ en het team over het ‘Hoe’.

(G)een scrummende organisatie

Emmen is geen scrummende organisatie geworden, ondanks het grote aantal scrummasters. De mensen die na de opleiding ook in de praktijk aan de slag zijn gegaan met scrum, zijn op de vingers van één hand te tellen. De transvormers zetten deze mensen regelmatig in. Harm‑Jan vindt het jammer dat scrum niet méér ingeburgerd is geraakt. Hij denkt dat het een effectieve methode is voor teams en medewerkers met ontwikkeltaken. Waarom scrum niet breed wordt ingezet, is tot nu toe niet expliciet verkend. Projectmatig creëren is een andere methode die meer wordt gebruikt, zeker wanneer er externe partijen betrokken zijn. De transvomers kennen meer methoden en het is ook mooi als je kunt variëren en per vraagstuk kunt kijken naar de beste aanpak. Naast projectmatig creëren en scrummen, focust Emmen zich dit jaar ook op kort-cyclisch-leren. Ook dat heeft iets van scrum in zich. Kort-cyclisch-leren vindt plaats in vaste teams. Door snelle feedback leert het team zich permanent te verbeteren. In een vast team wordt op deze manier sneller geleerd om bijvoorbeeld effectiever te worden. In scrum vindt die feedback plaats tijdens de retrospectives. Zo lang het scrumteam bij elkaar is, kan er geleerd worden van de opbrengsten van de retrospectives. Omdat scrumteams geen vaste teams zijn, is het leereffect vooral individueel en minder voor het team of de organisatie.

Waar gaat het allemaal om?

Voor Harm-Jan is het belangrijk om door de termen en de methoden heen te kijken naar de waarden van de verschillende methoden en of die waarden bij je organisatie aansluiten. In Emmen is dat het geval waar het gaat om waarden als ‘verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen’, sturen op concreet resultaat en voortgang, in staat zijn situationeel te werken, een eigenaar die over het wat gaat en medewerkers die over het hoe gaan, zelforganisatie op basis van een helder doel en opdracht. De transvormers adviseren over de beste aanpak om de mensen in de organisatie verder te brengen. Samen leren is belangrijk, goed evalueren, resultaten borgen en permanent verbeteren. Zo kom je als organisatie verder.