Van controle naar control | Jaarrekeningdossier én kennis BBV op orde

10-01-2019

In mijn eerste blog uit de serie ‘Van controle naar control’ heeft u meer kunnen lezen over de mogelijkheden voor het versnellen en optimaliseren van het project Jaarstukken 2018! Deze was gericht op het verkorten van de doorlooptijd en gelijktijdig het vergroten van de kwaliteit van het product. Het opstellen van de Jaarstukken – jaarverslag en jaarrekening – is dan echter nog niet compleet. Immers, uw accountant vraagt bij het controleren van uw jaarstukken om een onderliggend jaarrekeningdossier en daarnaast is het voor de continuïteit van uw processen relevant om hier grip op te hebben. Daarbij biedt dit tevens gelegenheid om uw medewerkers te trainen in de juiste toepassing van het BBV in de praktijk!

Jaarrekeningdossier én kennis BBV op orde!

Onderdeel van het opstellen van de Jaarstukken bij uw afdeling of team Financiën is het afsluiten van de administratie en zorgen voor een kwalitatief toereikend jaarrekening- en samensteldossier. Dit zijn een tweetal projecten die in de eerste maanden van het jaar 2019 doorgaans veel tijd en energie vragen van de organisatie, zowel in het proces van het opstellen van de Jaarstukken zelf als tijdens de externe accountantscontrole. Ook dit kan anders!

Kies voor een integrale aanpak. Richt u zich in de maand januari op een kwalitatief goede jaarafsluiting met het complete team Financiën, zowel beleid als beheer, in samenspraak en goede onderlinge afstemming met de verantwoordelijke budgethouders. Bepaal dán de activiteiten en acties en scrum uw jaarafsluiting! Heb daarbij oog voor de onderlinge afhankelijkheden in de volgtijdelijkheid van deze stappen. En stel vast dat wat u vastlegt en verwerkt, niet alleen voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), maar ook aan uw eigen financiële verordening en beleidsregels.

De eerste week van februari – terwijl de organisatie werkt aan de beleidsmatige en financiële verantwoording – is het voor Financiën zaak om het jaarrekeningdossier inclusief onderliggende specificaties samen te stellen. Door niet alleen een verzameling te maken van verschillende specificaties en onderbouwingen per balans- of jaarrekeningpost maar ook de overwegingen en uitgangspunten die hieraan ten grondslag liggen te documenteren ontstaat grip op het proces. Daarbij is dit gelijktijdig hét moment om uw medewerkers te coachen en te trainen en daarmee de interne beheersing op dit vlak te verbeteren! Met andere woorden een cursus BBV in de praktijk, met actuele cases en herkenbare praktijkvoorbeelden.

Laat u zich hierbij niet afschrikken door het feit dat er hier sprake is van extra werk! Deze vastlegging beslaat namelijk niet meer dan gemiddeld twee A4-tjes per jaarrekeningpost. Hierdoor voorkomt u niet alleen discussie met uw accountant over de gekozen uitgangspunten en het ontbreken van vastleggingen, maar u beschikt hiermee ook over een compleet naslagwerk voor uzelf en uw collega’s. Dit draagt bij aan een stukje borging van de continuïteit en verbetering van uw interne beheersing! Dus: van controle door de accountant naar meer control in uw organisatie!

Meer weten?

JE Consultancy helpt u graag bij het ontwikkelen van uw afdeling/team Financiën op het gebied van kennis, kunde en aanpak in het project Jaarstukken 2018! Daarbij hebben wij niet alleen oog voor het versnellen van de doorlooptijd, maar ook het vergroten van de kwaliteit van het proces én het eindproduct. Dit realiseren wij doordat wij medewerkers inzetten die gepokt en gemazeld zijn op het gebied van het BBV én ervaring hebben met het optimaliseren en ontwikkelen van uw P&C-cyclus en haar producten.
Bent u geïnteresseerd of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00 of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Hoofdkantoor

Wegalaan 49
2132 JD  Hoofddorp
088 – 126 44 00
info@jeconsultancy.nl

Kantoor Regio Zuid

Europalaan 2
5232 BC  ‘s-Hertogenbosch
088 – 126 44 00

Kantoor Regio Noordoost

Dokter Klinkertweg 1-7
8023 BR  Zwolle
088 – 126 44 00