Van controle naar control | Jaarstukken 2018

19-12-2018

Het (begrotings)jaar 2018 is nagenoeg ten einde. Iedereen is al weer volop plannen aan het maken voor het jaar 2019 dat voor de deur staat. Of het nu gaat om persoonlijke of zakelijke doelen, voor een grote groep medewerkers blijft het toch nog een aantal maanden ‘2018’. Waar dit voor de medewerkers van de beleids- & uitvoerende afdelingen vaak medio maart is afgerond, is de afdeling Financiën hier, inclusief de controle van de jaarstukken door de accountant en de raadsbehandeling, vaak tot en met juni 2019 mee bezig.

Van procesmatig naar projectmatig!

Veel organisaties zien het opstellen van de jaarstukken – beleidsmatig en financieel – als een jaarlijks terugkerend proces. Het is immers een vast onderdeel van de planning & control-cyclus. Wanneer een intern opgestelde planning of P&C-kalender hiervoor de basis vormt, wordt vaak verondersteld dat dit voor iedereen een helder proces is en dat dus bekend is wat én wanneer iets van de medewerker wordt verwacht. De realiteit is echter weerbarstiger.

Wij dagen u daarom uit om het in het jaar 2019 over een andere boeg te gooien. Behandel het opstellen van de Jaarstukken én het opstellen van het onderliggende samensteldossier nu eens niet als een ‘regulier’ proces maar als één of twee projecten. En maak hierbij gebruik van handige projectbeheersingstools om het project te laten slagen; vooral als het hierbij gaat om kwaliteit en doorlooptijd! Wij hebben – op basis van het Agile Scrum-raamwerk – een aantal instrumenten ontwikkeld die u kunnen helpen bij het realiseren van deze projecten.

Effectief realiseren van de Jaarstukken

Onze ervaring met het opstellen van de Jaarstukken bij verschillende gemeenten laat zien dat de gemiddelde doorlooptijd circa 3-4 maanden bedraagt. Dit terwijl de daadwerkelijke doorlooptijd slechts één of enkele weken bedraagt op het moment dat de tijd van alle verantwoordelijke medewerkers bij elkaar wordt opgeteld. Deze analyse laat zien dat er in het proces veel ‘wachttijd’ aanwezig is door verschillende afhankelijkheden in het proces. Immers, de analyse op de financiën door de beleidsmedewerkers kan pas worden uitgevoerd op het moment dat de administratie ‘definitief’ is gesloten, terwijl analyse op de beleidsmatige voortgang al eind december, of in de eerste week van januari kan plaatsvinden. Ook ervaren wij dat veel van het analysewerk en het schrijven van de toelichtingen veelal op de financiële medewerkers steunt, daar waar zij juist ondersteunend zouden moeten zijn aan het primaire proces.

Om hier verandering in aan te brengen adviseren wij u te kiezen voor een projectmatige aanpak, waarbij alle betrokkenen – van de portefeuillehouders tot aan de ambtelijke organisatie – gezamenlijk, in een tijdsbeslag van één tot maximaal anderhalve week, de complete Jaarstukken samenstellen. Daarbij is het relevant dat tijdig afspraken, rollen en verantwoordelijkheden worden belegd en vastgelegd. En dat de noodzakelijke voorbereidingen zijn getroffen. Denk hierbij aan het tijdig afsluiten van de financiële administratie, het voorbereiden van de model jaarrekening en het plannen van de ‘Week van de verantwoording’. Deze aanpak resulteert in een effectief en efficiënt proces en maakt dat uw organisatie zich vanaf medio/eind februari kan richten op 2019 en de voorbereidingen voor het proces van de begroting en kadernota voor het begrotingsjaar 2020! Waar in een regulier proces vaak het afronden van de jaarstukken, opstellen van de eerste bestuursrapportage voor het lopende jaar en het samenstellen van de kadernota voor het volgende jaar samenvallen en voor een piekbelasting zorgen, leidt deze werkwijze tot een flinke verlichting voor uw organisatie en dan met name de financieel adviseurs. Dus niet meer van P&C-product naar P&C-product hollen, maar gericht werken aan de producten met de focus en aandacht die deze nodig hebben. Met andere woorden: van controle op de voortgang naar control op het project!

Scrum het project ‘Jaarstukken 2018’!

Voor het effectief realiseren van uw Jaarstukken en het samenstellen van uw jaarrekeningdossier stellen wij u de Agile Scrum-methode voor. Scrum is een methode waarmee P&C-producten, verandertrajecten, bedrijfs- en beleidsprocessen sneller, efficiënter en met meer kwaliteit worden gerealiseerd. Scrum is een eenvoudige en snel te implementeren aanpak die leidt tot zichtbare resultaten, energieke teams en een grotere betrokkenheid van medewerkers.

JE Consultancy combineert de kennis van public controlling en overheidsprocessen met de internationaal erkende scrum methode. Door te ‘scrummen’ realiseert u forse versnellingen in het proces en in de kwaliteit van het product. Zo is met behulp van scrum versnelling en verbetering gerealiseerd bij diverse gemeenten in bijvoorbeeld begrotingsprocessen, jaarrekeningprocessen of de realisatie van specifieke projecten. JE Consultancy heeft sinds 2009 circa 40 gemeenten begeleid om P&C–producten met behulp van scrum samen te stellen.

Meer weten?

JE Consultancy helpt u graag bij het ontwikkelen van uw afdeling/team Financiën op het gebied van kennis, kunde en aanpak in het project Jaarstukken 2018! Daarbij hebben wij niet alleen oog voor het versnellen van de doorlooptijd, maar ook het vergroten van de kwaliteit van het proces én het eindproduct. Dit realiseren wij doordat wij medewerkers inzetten die gepokt en gemazeld zijn op het gebied van het BBV én ervaring hebben met het optimaliseren en ontwikkelen van uw P&C-cyclus en haar producten.

Bent u geïnteresseerd of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00 of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Hoofdkantoor

Wegalaan 49
2132 JD  Hoofddorp
088 – 126 44 00
info@jeconsultancy.nl

Kantoor Regio Zuid

Europalaan 2
5232 BC  ‘s-Hertogenbosch
088 – 126 44 00

Kantoor Regio Noordoost

Dokter Klinkertweg 1-7
8023 BR  Zwolle
088 – 126 44 00