Van controle naar control | Processen én systemen op orde

04-03-2019

De laatste jaren is veel te doen over de kwaliteit en het niveau van de interne beheersing bij diverse organisaties in het lokale- en midden-bestuur. Niet alleen vanuit het oogpunt van ‘control’ in de organisatie, maar ook – of juist door – de externe accountant die zijn werkzaamheden steeds meer verschuift naar een gegevensgerichte controle. Dit aangezien de kwaliteit van de interne beheersing in bestaande (administratieve) processen in veel gevallen niet toereikend is. Deze tekortkomingen in het primaire proces – de eerstelijns controles – leiden tot uitgebreide steekproeven door medewerkers belast met het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle of door de externe accountant. Dáár waar in het verleden de focus op de processen lag en daarmee de hoeveelheid detailcontroles beperkt was.

En hoe komt dat dan vraagt u zich wellicht af? Ik denk dat het tijd is voor een reality-check. De afgelopen jaren zijn diverse, zo niet alle, werkprocessen gedigitaliseerd. Dat is op zich een goede ontwikkeling. De aanpak en wijze waarop deze werkzaamheden nu worden gedigitaliseerd, maakt echter dat er juist méér risico’s ontstaan. Dit komt doordat bestaande processen niet worden gedigitaliseerd, maar ‘slechts’ ondersteund worden door een applicatie. Hierdoor moet er niet alleen uit het oogpunt van de accountantscontrole achteraf meer gecontroleerd worden, maar loopt ook uw organisatie (onnodig) risico’s. Kortom, tijd voor verandering!

Kom in control, aandacht voor proces & systeem!

Uiteindelijk begint alles bij het onderkennen van het probleem door het management en de directie. Diverse processen worden gedigitaliseerd. Bij de implementatie wordt echter vaak onvoldoende stil gestaan bij de kansen en mogelijkheden die digitalisering biedt. Denk daarbij aan het heroverwegen van bestaande processen en workflows met aandacht voor efficiency, effectiviteit en de beheersing van risico’s. Door simpelweg niet het proces te laten ondersteunen door een applicatie, maar juist aandacht te hebben voor de mogelijkheden in de applicatie creëert u meerwaarde en vergroot dit de betrouwbaarheid van de output: de management- en stuurinformatie.

Dat vraagt om een ander implementatietraject, d.w.z. op korte termijn meer investeren om langjarig de vruchten te kunnen plukken! Een veelgebruikt argument hiertegen is dat een dergelijke aanpak de complexiteit te veel vergroot. Echter, door het inzetten van instrumenten als Lean en Agile Scrum is het mogelijk op korte termijn al zichtbare resultaten te boeken. De juiste procesgang inrichten en waar mogelijk laten afdwingen door de applicatie maakt ook dat de output uit uw processen aan betrouwbaarheid wint. En daarbij gaat het zowel om financiële als niet-financiële output. Dit draagt bij aan het verbeteren van control in uw organisatie en heeft tot gevolg dat het aantal controlemaatregelen achteraf fors kan worden gereduceerd. Dat kan tot interessante besparingen leiden.

Het op orde krijgen van de basis in de verschillende (administratieve) processen, vereist een samenspel van alle actoren die bij het proces betrokken zijn: beleidsbepalers, uitvoerenden, applicatiebeheerders, (financieel) adviseurs en last but not least uw adviseur AO/IC of kwaliteitsmedewerker. Gezamenlijk zullen zij onderstaande vragen moeten beantwoorden:

Hoe efficiënt zetten wij onze middelen in? Beschikken wij over een effectieve bedrijfsvoering? Hebben we de risico’s in scope en beheersen we deze om de (beleids)doelen te realiseren?

Daarbij gaat het om het grotere plaatje, dat wil zeggen uw totale beheersomgeving en de plaats van uw organisatie in haar interne en externe omgeving. Door vanuit een risicoanalyse – gevoed door externe en interne factoren – met elkaar de bestaande processen en daarin opgenomen beheersmaatregelen en de mogelijkheden in uw applicaties te evalueren, ontstaat inzicht in het verbeterpotentieel. Op deze wijze reduceert u uw risico’s en gaat u inspelen op de kansen die uw organisatie en uw systemen u kunnen bieden: Van controle (en correctie) naar control!

En moet dat dan in een keer goed? Nee, gewoon doen conform de Agile-filosofie is hierbij het devies. Maak de stappen niet te groot, zet in op ontwikkeling en realiseer de verbetering in plaats van het grote plaatje in één keer te willen invullen. Vanzelfsprekend heeft dit ook impact op het neerzetten van uw verbijzonderde interne controle en/of interne auditfunctie. Hierover in een volgende blog meer!

Meer weten?

JE Consultancy helpt u graag bij optimaliseren van uw bedrijfsvoering! Dit realiseren wij doordat wij medewerkers inzetten die gepokt en gemazeld zijn op het gebied van planning & control, administratieve organisatie en interne beheersing én ervaring hebben met het optimaliseren en ontwikkelen van uw P&C-cyclus en haar producten.
Bent u geïnteresseerd of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00 of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.

Hoofdkantoor

Wegalaan 49
2132 JD  Hoofddorp
088 – 126 44 00
info@jeconsultancy.nl

Kantoor Regio Zuid

Europalaan 2
5232 BC  ‘s-Hertogenbosch
088 – 126 44 00

Kantoor Regio Noordoost

Dokter Klinkertweg 1-7
8023 BR  Zwolle
088 – 126 44 00