Een nieuw financieel systeem implementeren kan sneller!

Af en toe moet een gemeente haar financiële systeem vernieuwen. Deze implementatietrajecten nemen na de gunning al gauw zo’n 9 maanden in beslag. Daarmee creëer je een extra beslag op de interne capaciteit. Door het traject te versnellen, kun je de belasting voor de organisatie verlagen. Maar hoe?

Waarom vernieuwen?

Meestal is de reden dat het systeem dusdanig verouderd is dat het niet meer voldoet aan de actuele eisen. Regelmatig komt het overigens voor dat meerdere gemeenten op dat moment ook bezig zijn met de vervanging van hun financiële systeem. Voor de verkrijging van aanvullende capaciteit legt dit natuurlijk een extra druk op de markt.

Over het traject

Grofweg bestaat een traject van selectie en implementatie uit drie onderdelen:

• 1. het opstellen van een aanbestedingsleidraad,
• 2. de gunning aan een pakketleverancier en
• 3. de implementatie zelf.

Waarom vernieuwen?

Met de aanbestedingsleidraad wordt bepaald aan welke eisen en wensen het systeem moet voldoen, ook wel het programma van eisen en wensen genoemd. Is een leverancier eenmaal verkozen, dan wordt ook begonnen met de implementatie. Zo’n traject duurt soms nog zo’n negen maanden en dat is niet altijd per se nodig. Door namelijk eerst niet alléén de ‘wat’ uit te werken, maar óók de ‘hoe’, kan het implementatietraject aanzienlijk verkort worden.

Vooraf nadenken over optimalisaties

Bij de keuze voor een nieuw financieel systeem willen gemeenten logischerwijs vaak ook meteen optimalisaties doorvoeren. Denk bijvoorbeeld maar aan de optimalisatie van boekingsgangen, de herinrichting van het rekeningschema of het optimaliseren van het proces van bestellen tot betalen. Dit vertaalt zich in het voortraject naar het programma van eisen (wat). Met het bepalen van de ‘wat’ is de ‘hoe’ echter nog niet uitgewerkt. Want hoe zien de gewenste optimalisaties eruit? Uit welke stappen bestaat straks het proces ‘van bestellen tot betalen’ of hoe gaat het rekeningschema eruit zien? De uitwerking van deze vragen kost tijd en dus capaciteit en wordt veelal pas opgepakt in het implementatietraject. Reden waarom de implementatie al snel zo’n 9 maanden kan duren.

Versnelling implementatie

Versnelling van de implementatie is echter wel mogelijk door in het voortraject of tijdens het aanbestedingstraject al te starten met uitwerking van de belangrijkste hoe-punten. Door namelijk de contouren van nieuwe optimalisaties (procedures, spelregels en uitgangspunten) al in een vroeg stadium uit te werken, kan het proces aanzienlijk versneld worden. Een groot deel van het denkwerk en de besluitvorming is dan al gedaan. Dus nog voordat met de inrichting van het systeem begonnen wordt. Men weet dan wat men wil en kan daarmee de leverancier ook beter aansturen.

Geen extra projectleider nodig

Behalve versnelling van de implementatie heeft het ook een ander voordeel. Er is geen extra projectleider nodig die én kennis heeft van optimalisaties én kennis en ervaring heeft met implementaties. Dergelijke projectleiders zijn namelijk schaars. Voor de uitwerking van de optimalisaties kan dan eenvoudigweg volstaan worden met een ‘kennis-consultant’, een professional die kan adviseren over optimale procesgangen. Voor de implementatie zelf kan men dan in belangrijke mate steunen op de projectleider van de pakketleverancier.