Werken bij JE

Privacy

Privacy Statement

Alle door ons verkregen persoonsgegevens verwerken wij in overeenstemming met deze
privacyverklaring. In deze verklaring lichten wij toe wie wij zijn, van wie wij persoonsgegevens
verwerken, welke persoonsgegevens dat zijn en wat de doeleinden daarvoor zijn.

Wie zijn wij?

JE Consultancy bv (JE) is gevestigd in Hoofddorp, aan de Wegalaan 49 met postcode 2132 JD. Wij zijn
samen met onze dochtermaatschappij JE Consultancy Flex BV verantwoordelijk voor de verwerking
van jouw persoonsgegevens.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

Om onze overeenkomsten uit te kunnen voeren
Wij verwerken persoonsgegevens voor de totstandkoming, de uitvoering en de beëindiging van de
overeenkomsten die wij aangaan in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Denk hierbij aan inhuuren arbeidsovereenkomsten met personen die voor ons werkzaam zijn en aan de overeenkomsten
met onze opdrachtgevers voor de door ons te verrichten diensten. De persoonsgegevens die wij
verwerken zijn minimaal vereist voor het aangaan van deze overeenkomsten.

Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving
Voor JE gelden diverse wettelijke verplichtingen waarvoor persoonsgegevens moeten worden verwerkt. Zo geldt een wettelijke verplichting tot het betalen van loon, loonbelasting en sociale
lasten, een wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst, een wettelijke verplichting tot het samenwerken met een arbodienst en een identificatieplicht. Zonder
het verwerken van persoonsgegevens kunnen wij geen inhuur- en arbeidsovereenkomst aangaan.

Voor sollicitatieprocedures en loopbaanbegeleiding
Wij verwerken persoonsgegevens om vast te kunnen stellen of er een ‘match’ is tussen de sollicitant, de vacature, onze organisatie en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om
onze medewerkers te kunnen begeleiden in hun persoonlijke ontwikkeling. Bijvoorbeeld door hen trainingen, opleidingen en andere vormen van loopbaanbegeleiding aan te bieden. Ter ondersteuning van onze sollicitatieprocedure en het ontwikkeltraject van onze medewerkers maken wij ook gebruik van verslaglegging van twee, jaarlijks te voeren, gesprekken. Daarvoor is een aanvullende privacyverklaring vastgesteld die afzonderlijk wordt verstrekt aan de deelnemer.

Om contact met onze zakelijke relaties te onderhouden en voor marketingactiviteiten
Wij verwerken persoonsgegevens om contact te kunnen houden met contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers, samenwerkingspartners en eventuele andere geïnteresseerden. Zo
verwerken we persoonsgegevens om onze relaties gericht op de hoogte te houden over onze dienstverlening met bijvoorbeeld nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze events en mailings.

Om een netwerk van sollicitanten en ZZP’ers te onderhouden
Wij verwerken ook persoonsgegevens om een netwerk van ZZP’ers en sollicitanten te onderhouden. Deze kandidaten nodigen wij bijvoorbeeld uit voor bijeenkomsten of wij stellen hen op de hoogte van eventuele nieuwe opdrachten of vacatures.

Voor onze dienstverlening op het gebied van ‘analytics’
Wij monitoren de interesse van onze klanten, kandidaten en zzp’ers op onze website en in de nieuwsbrief. Voor meer informatie verwijzen wij naar de disclaimer op onze website.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens als je:

  • bij JE solliciteert;
  • als werknemer of projectmedewerker voor ons werkzaam bent;
  • je je inschrijft voor Werving & Selectie;
  • als Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’er) voor ons werkzaamheden verricht of dat in de toekomst graag wilt;
  • een zakelijke relatie van ons bent en ons diensten en/of producten levert, je gebruik maakt van onze dienstverlening of met ons samenwerkt;
  • je gegevens op onze website achterlaat en/of ontvanger bent van onze nieuwsbrief enmailings.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Hieronder volgt een beschrijving per categorie wat de grondslag is voor de verwerking van de
persoonsgegevens.

1. Sollicitanten en W&S kandidaten
Van sollicitanten verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
  • Titel, geslacht, geboortedatum;
  • LinkedIn-URL;
  • curriculum vitae (eventueel met meegeleverde pasfoto) en motivatie;
  • de resultaten van een eventueel assessment, dat onderdeel kan uitmaken van de procedure;
  • andere gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van de geschiktheid, zoals referenties of getuigschriften;
  • notities/gespreksverslag van een sollicitatiegesprek.

Wettelijke grondslag
Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen. Daarnaast
hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten te kunnen (blijven)
verlenen en te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Bewaartermijn
De gegevens van onze sollicitanten verwijderen wij na verloop van twee kalenderjaren nadat bij ons is gesolliciteerd. Deze termijn is niet alleen voor ons van belang, maar ook voor de kandidaat omdat
met regelmaat functies vrijkomen voor zowel W&S als voor JE. Enkele kandidaten hebben een lange termijn planning. De behoefte is daarom groot om een sollicitant te peilen of een overstap wenselijk is.

2. Medewerkers, projectmedewerkers en W&S kandidaten
Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of projectovereenkomst, dan verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • curriculum vitae (met informatie over bijvoorbeeld opleiding, stages, werkervaring en pasfoto);
  • opleidings- en trainingsgegevens;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de medewerker;
  • nationaliteit, BSN-nummer, kopie identiteitsbewijs, kopie rijbewijs;
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
  • kilometerregistraties. Voor de kilometerregistratie van medewerkers en projectmedewerkers is een apart privacyprotocol vastgesteld, dat verwerkt is in het Handboek JE medewerker en projectmedewerker.
  • Informatie over partner en kinderen;
  • eventuele hobby’s en sportinteresses.

Wettelijke grondslag
Wij verwerken deze gegevens op basis van meerdere grondslagen. We hebben de gegevens nodig om uitvoering aan de arbeidsovereenkomst te kunnen geven. En ook om aan diverse wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het uitbetalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, de wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en vanwege de wettelijke verplichting voor samenwerking met een arbodienst.

Daarnaast verwerken wij eventuele sportinteresses van onze medewerkers om hen te enthousiasmeren voor de diverse events die wij organiseren. Voor de persoonlijke binding verwerken
wij ook privé gegevens over partner en/of kinderen indien deze door de medewerker persoonlijk verstrekt is en akkoord is dat deze informatie bewaard blijft. Deze programma’s ondersteunen onze
bedrijfsfilosofie waarbij wij persoonlijke aandacht hoog in het vaandel hebben; de mens is immers het product van onze organisatie, onze dienstverlening en het welbevinden vinden wij belangrijk. Dit wordt vaak mede bepaald door de achterban. Deze gegevensverwerking dient daarmee een gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen. Voor gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, zoals loonbelastingverklaringen en het kopie van
het identiteitsbewijs van een oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar. Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

3. Externe medewerkers (in dienst van een andere organisatie)
Als wij een medewerker van een andere organisatie inhuren, dan verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer);
  • geboortedatum;
  • BSN-nummer;
  • specificatie van de gewerkte uren;
  • nationaliteit;
  • soort identiteitsbewijs, nummer van het identiteitsbewijs en geldigheidsduur;
  • naam, adres en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.
  • Curriculum Vitae

Wettelijke grondslag
Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een wettelijke verplichting en ter voorkoming van ‘inlenersaansprakelijkheid’, waarmee ons gerechtvaardigd belang wordt gediend.

Bewaartermijn
Wij bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn.

4. ZZP’ers
Van de ZZP’ers in ons netwerk, leggen wij de volgende gegevens vast:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer);
  • functieomschrijving;
  • eventueel geslacht, curriculum vitae, opleidingsgegevens, kennis en ervaring, geboortedatum, nationaliteit, URL LinkedIn, het uurtarief en beschikbaarheidsgegevens.

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan verwerken wij:

  • het inschrijvingsnummer bij het handelsregister;
  • het btw-nummer;
  • het bankrekeningnummer;
  • eventueel andere vereiste gegevens afhankelijk van onze opdracht(gever), op grond van een wettelijke plicht.

Wettelijke grondslag
Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert. Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om
aan die overeenkomst ook uitvoering te kunnen geven. Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP'er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. JE gaat over tot verwijdering van de gegevens, als actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. De
actualisatie/het controleverzoek vindt gedurende het jaar op diverse momenten plaats. Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard.

5. Zakelijke relaties
Van onze zakelijke relaties (contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers en partners) verwerken wij de volgende gegevens:

  • Naam contactpersoon;
  • geslacht;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • organisatie- en afdelingsgegevens;
  • interesses;
  • gespreksnotities.

Wettelijke grondslag
Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van
relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van
samenwerking bevordert.

Bewaartermijn
Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

  • In de afgelopen twee jaar contact is onderhouden met de betreffende (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Onder contact verstaan wij alle vormen van zowel eenzijdig als tweezijdig geregistreerde communicatie. Als deze periode wordt overschreden dan verliest het behoud van de persoonsgegevens haar waarde en daarmee de noodzaak om de gegevens te verwerken. In dat geval gaan wij over tot verwijdering.
  • In de afgelopen zeven jaar zakelijke diensten door ons zijn verleend aan de (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Zodra onze dienstverlening is afgerond, hebben wij er belang bij dat de gegevens van onze zakelijke relatie nog een zekere tijd bewaard blijven. Enerzijds in het kader van relatiemanagement en de eventueel
    gewenste nazorg. Anderzijds voor de mogelijkheid om eventuele vorderingen/gebreken te kunnen beoordelen die na afronding (onvoorzien) naar boven komen. Wij menen de bewaartermijn, mede in verband met de wettelijke verjaringstermijnen alsmede nog enige tijd daarna, op zeven jaar vast te moeten stellen. Deze termijn sluit met die termijn aan bij de wettelijke fiscale bewaartermijn, waarin wij eveneens aanleiding zien om de contactgegevens van onze zakelijke relaties gedurende die termijn te bewaren.


6. Website en nieuwsbrief
Aanmeldingen en contactverzoeken
Als iemand zich via onze website aanmeldt voor een nieuwsbrief en/of een event, dan verwerken wij:

  • naam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • rol;
  • naam organisatie (optioneel).

Ontvangers van nieuwsbrieven en mailings
Via onze website(s) is het mogelijk om je gegevens achter te laten aangaande vacatures. Ook sturen wij, in het kader van relatiemanagement, onze relaties informatie over onze (nieuwe) diensten toe. Wij volgen hoe goed onze nieuwsbrieven en mailings worden gelezen door het bijhouden van ‘open en clicks’, waarmee inzichtelijk wordt:

  • of en wanneer de nieuwbrief is afgeleverd en geopend;
  • of en wanneer een specifiek onderwerp is geopend;
  • het type mailclient.

Wettelijke grondslag
De verwerking van de ‘opens en clicks’ vindt plaats om te kunnen voorzien in ons gerechtvaardigd belang om de leeswaarde van onze nieuwsbrieven te kunnen beoordelen en berichtgeving af te stemmen op de interesses.

Bewaartermijn
Nieuwsbrieven en mailings: jouw gegevens blijven hiervoor bewaard zolang je de nieuwsbrieven/mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stel je geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kun je je bij elke nieuwsbrief/mailing eenvoudig uitschrijven.

7. Cookies
Als je onze website bezoekt, dan plaatsen wij een aantal cookies op bijvoorbeeld jouw computer of smartphone. Dit zijn kleine tekstbestanden waarin informatie wordt opgeslagen. Het gaat hierbij om cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (functionele cookies) en om cookies die de website kunnen verbeteren (analytische cookies). Deze cookies hebben geen gevolgen voor je
privacy.

Daarnaast maken wij gebruik van Google Analytics. Met deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van de website en kunnen we de website optimaliseren. Denk hierbij aan zoekopdrachten die geen
resultaat op onze website opleveren. Deze gegevens zijn anoniem en niet tot een individu te herleiden. We hebben hiervoor een bewerkersovereenkomst met Google gesloten, waarin: het
laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, 'gegevens delen' is uitgezet en er geen gebruik gemaakt wordt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Je kunt een pagina van jeconsultancy.nl delen via Twitter of LinkedIn door onderaan op de pagina op de social media-button te klikken. Op dat moment plaatst het social media-netwerk een cookie op je
computer of smartphone. Er wordt ook een cookie geplaatst als je een YouTube-video op onze website bekijkt. Dit is ook het geval als je ons account/profiel bezoekt op een social media-netwerk waar wij verwijzen naar onze website. Hiermee wordt het aantal clicks naar onze website gemeten/het aantal bezoekers naar onze website gemeten zodat advertentiecampagnes geoptimaliseerd kunnen worden. Voor meer informatie hoe het social media-netwerk omgaat met cookies en uw privacy, verwijzen wij je naar hun eigen beleid:
http://twitter.com/privacy

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Als je geen cookies wilt, dan kun je dit via de browser uitzetten. Dit kan de werking en gebruiksmogelijkheden van de website beperken.

Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij gaan vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om en wij delen jouw gegevens niet zonder gegronde redenen buiten JE. Wij delen persoonsgegevens als dit bijvoorbeeld noodzakelijk is om uitvoering aan de overeenkomst te geven die wij met jou zijn aangegaan. Denk aan het doorgeven van jouw gegevens aan onze leasemaatschappij in verband met de overeengekomen verstrekking van een leaseauto of aan het laten zien van jouw werkervaring aan een (potentiele) opdrachtgever.

Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden voor zover dat wettelijk is vereist. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens doorgeven aan overheidsinstanties, denk aan gegevens voor de
Belastingdienst.


Technische en organisatorische werkzaamheden
Wij dragen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerkingen of verlies. Indien en voor zover wij gebruik maken van
externe dienstverleners voor de verwerking van persoonsgegevens, dan dragen wij zorg voor passende afspraken in een verwerkersovereenkomst. Indien wij gebruik maken van derde partijen
buiten de EU, dan dragen wij zorg voor passende waarborgen, zoals doorgifte van persoonsgegevens op grond van het EU-VS privacyschild.

Functionaris gegevensbescherming
Onze Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) informeert en adviseert onze organisatie over onze verplichtingen met betrekking tot de privacywetgeving, de bewustwording hiervan bij medewerkers en ziet toe op de naleving van de AVG. Betrokkenen kunnen desgewenst contact opnemen met de FG over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens en met de uitoefening van hun privacyrechten. Zie voor de contactgegevens hiervoor het
onderdeel ‘welke rechten heb je?’.

Welke rechten heb je?
Als jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt dan heb je (mogelijk) recht op:

  • inzage in jouw gegevens;
  • correctie van jouw gegevens wanneer deze niet juist zijn;
  • verwijdering van jouw gegevens;
  • beperking van de gegevensverwerking van jouw gegevens;
  • verzet tegen jouw gegevensverwerking;
  • overdracht van jouw gegevens.

Daarnaast heb je het recht om de eventueel door jouw gegeven toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Jouw verzoek kun je hiervoor sturen naar:

Per post via:
JE Consultancy BV
T.a.v. de afdeling Marketing & Sales
Wegalaan 49
2132 JD Hoofddorp
088-1264400

Per e-mail via:
info@jeconsultancy.nl

Heb je vragen, klachten of is er sprake van een datalek?
Mocht je een bezwaar of een klacht hebben over een van onze persoonsgegevensverwerkingen, dan kun je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen. Vanzelfsprekend trachten wij tot een passende oplossing te komen. Daarnaast heb je te allen tijde het recht om je voor een eventuele klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.