Gemeentelijke samenwerking: Hoe voorkom je de valkuilen?

Gemeentelijke samenwerking is al enkele jaren een #trendingtopic op veel college- & directie-agenda’s. Clusteren van de PIOFACH-taken in nieuw op te richten bedrijfsvoeringsorganisaties is aan de orde van de dag. Dit verkleint de kwetsbaarheid en maakt het mogelijk de organisatie een kwaliteitsimpuls te geven. De grootste valkuil bij het opzetten van deze samenwerkingen is het overnemen van bestaande patronen en processen uit de oude bloedgroepen. Dit is niet doelmatig en maakt dat de beoogde schaalvoordelen niet worden gerealiseerd. Het gevolg: onvrede over de dienstverlening en hogere kosten. Onze aanpak biedt uitkomst.

De laatste jaren zijn gemeentelijke samenwerkingen aan de orde van de dag. De ene na de andere bedrijfsvoeringsorganisatie wordt opgericht. Met één doel: het bundelen van de krachten en realiseren van (financiële) schaalvoordelen. In de praktijk blijkt echter dat veel van deze organisaties diverse aanloopproblemen kennen die terug zijn te voeren naar het moment en de wijze waarop deze organisaties zijn opgestart.

Bekende aanloopproblemen

Deze organisaties zijn (in de eerste jaren) vaak niet in staat te voldoen aan de gemaakte afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Vaak start men met het gezamenlijk huisvesten van de medewerkers vanuit de oude organisaties met onvoldoende aandacht voor het herinrichten van de (administratieve) processen en de impact hiervan op haar medewerkers! Bestaande werkprocessen worden gehandhaafd zonder dat harmonisatie en integratie heeft plaatsgevonden, dit maakt deel uit van de opgaaf voor de nieuwe organisatie.

Deze aanpak resulteert in een valse start, niet-efficiënt lopende processen, het niet weten te realiseren van de deadlines en het niet halen van de business-case die ten grondslag lag aan de samenwerking. Gevolg: hogere kosten voor aangesloten deelnemers en het opstarten van ontwikkel- en verbetertrajecten in de jaren na de start van de nieuwe samenwerking.

Uitgedaagd worden

Natuurlijk is het niet eenvoudig om de cultuur in een korte periode te veranderen, ook het doorbreken van bestaande patronen en werkwijzen is een uitdaging. Wel is het zo dat medewerkers graag uitgedaagd en betrokken worden bij het inrichten van de nieuwe organisatie en processen. Daarin zit een deel van de oplossing voor de opstartproblemen. Immers wie kan het niet eens zijn met een proces en werkwijze waar je zelf een aandeel in hebt gehad bij het inrichten?

Verbeteren in plaats van veranderen

Vaak is het een kwestie van woorden: door in te zetten op verbeteren in plaats van veranderen, komt dit voor velen als minder bedreigend over. Processen lopen nu goed, waarom moet het anders? Veranderen kan negatief klinken en neigt naar het doen wat anderen doen, zonder aandacht te hebben voor de eigenheid en kwaliteiten van uw medewerkers. Het heet niet voor niets ‘ver-anderen’.

Inzetten op verbeteren van de bestaande processen is dan ook ons devies bij dergelijke trajecten. Waarom start u niet vanuit de bestaande werkprocessen vanuit de oude bloedgroepen en laat u uw medewerkers zelf niet constateren wat goed gaat en wat beter kan? Werk vanuit de bestaande processen en laat uw medewerkers processen toelichten, constateren waar de onderlinge afwijkingen tussen de oude organisaties zitten en wat van daaruit de ‘beste variant’ in de nieuwe organisatie wordt!

Onze aanpak

Onze aanpak bij het inrichten of optimaliseren van bestaande of nieuwe processen volgt een viertal stappen. Onderstaand lichten wij elke stap kort toe.

Stap 1: Risicoanalyse als basis

Het inrichten van een effectief en efficiënt proces start met een gedegen risicoanalyse met alle betrokkenen. Alsmede het in kaart brengen van de relevante externe en interne wet- en regelgeving. Deze basis helpt later in het traject bij het toetsen van de relevantie van bestaande interne beheersmaatregelen aan de hand van de vraag:  Waarom doen we de dingen die we doen?

Stap 2: Leren van elkaar – huidige processen

De tweede stap bestaat uit het inventariseren van de fysieke en geautomatiseerde interne beheersmaatregelen in de ‘oude’ processen van de individuele organisaties. Dit resulteert in een proceskaart inclusief de werkstappen, het gebruik van systemen en inventariseren van de huidige wet- en regelgeving (intern & extern).

De resultaten uit deze fase worden aan elkaar gepitcht. Hierdoor ontstaat inzicht in elkaars werkwijze en is het mogelijk om de sterke en te ontwikkelen processtappen in kaart te brengen.

Stap 3: Scoren van beheersmaatregelen

De inventarisatie in stap 2 is de basis voor het verkennen van nut en noodzaak van de bestaande interne beheersmaatregelen aan de hand van de volgende vragen:

1. Voegen deze waarde toe voor de klant?
2. Zijn deze noodzakelijk voor uw organisatie?
3. Waar biedt digitalisering of zaakgericht werken een oplossing, en wat betekent dat voor bestaande werkprocessen?

De laatste vraag die wordt beantwoord is welke beheersmaatregel het sterkst, meest efficiënt en effectief is om op te nemen in het nieuwe proces?

Stap 4: Het nieuwe proces

De output uit de stappen 2 en 3 vormt de basis voor het opstellen van de ‘soll’-situatie. Daarbij vindt ook direct een verbetering plaats door overbodige maatregelen te elimineren. Tenslotte wordt geanalyseerd in welke mate de in stap 1 geïdentificeerde risico’s voldoende zijn afgedekt. Dit in lijn met de mate van risicobereidheid van uw organisatie.

Ook het optimaliseren en harmoniseren van bestaande interne regelgeving (verordeningen, beleidsregels) maakt onderdeel uit van deze fase. Op deze wijze ontstaat een optimaal ingericht bedrijfsproces dat is afgestemd op de risico’s die door de verschillende actoren in het proces zijn geïnventariseerd.

Wij maken bij deze gehele aanpak gebruik van diverse visuele hulpmiddelen en technieken om het inzicht te vergroten. Uiteindelijk wordt de gewenste situatie in kaart gebracht en resulteert dit in een opdracht voor de inrichting van de processen en systemen in uw nieuwe organisatie.

Het resultaat

Deze aanpak leidt ertoe dat bij de start van de nieuwe organisatie de processen worden gedragen door het gehele ‘nieuwe’ team dat hiervoor aan de lat staat. Gedurende het proces en bij de verschillende stappen is het van belang dat medewerkers betrokken worden, zich gehoord voelen en daarbij gezamenlijk keuzes maken! Om er voor te zorgen dat de nieuwe inrichting ook bijdraagt aan het ‘in control’ zijn van uw organisatie.is het belangrijk om naast de direct betrokken medewerkers ook uw (concern)controller en/of uw interne controlemedewerkers te betrekken.

Wilt u meer weten?

Staat u aan de vooravond van een gemeentelijke samenwerking of herindeling, maakt u kwartier of worstelt u met het optimaliseren en verbeteren van uw bestaande processen en wilt u meer weten? Neem contact op met Harold Maas via 088 – 126 44 00, of mail naar harold.maas@jeconsultancy.nl om de mogelijkheden te bespreken.