Hoe je een nijpend tekort aan gekwalificeerd personeel ook tot een voordeel kunt ombuigen

Er is in Nederland een tekort op gekwalificeerd personeel. Dat is inmiddels niet alleen op ons vakgebied, maar eigenlijk overal. De eerste reflex die wij over het algemeen hebben is om nog meer extern personeel aan te trekken. Het probleem is dat ook die bron steeds meer begint op te drogen. Waar we vaak echter niet bij stilstaan, is dat het capaciteitsprobleem ook kan worden opgelost door hetzelfde werk met minder mensen uit te voeren. Iets waarvan regelmatig wordt gezegd dat AI daar een rol in kan spelen, maar zover zijn we nog niet. Zo lang we niet over die mogelijkheden beschikken, is het effectiever om te kijken in hoeverre je de inzet van mensen kunt beperken. Processen efficiënter inrichten en maximaal gebruik maken van de functionaliteiten in diverse applicaties is iets waarmee we nu al een deel van het probleem kunnen oplossen. Zolang de krapte op de arbeidsmarkt voortduurt, is het dus vooralsnog handiger om de focus hierop te richten.

Met minder mensen, meer werk verrichten wordt juist  onder deze omstandigheden steeds belangrijker. Door bestaande werkzaamheden te automatiseren beperkt dat de noodzaak van een uitbreiding in personele zin. Wanneer de organisatie deze keuze maakt, is het vaak een goed aanknopingspunt om te beginnen met de wijze waarop het werk is georganiseerd. Hoe zijn bijvoorbeeld de systemen en processen georganiseerd: Wordt er bijvoorbeeld slim en handig gebruik gemaakt van systemen die processen (kunnen) ondersteunen? En dragen deze systemen echt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering wat resulteert in  kwaliteitstijd van financieel adviseurs en controllers.

Door het maakwerk flink terug te dringen, kun je in ieder geval een hoop besparen op de personele inzet. Dat begint meestal al met een goede vastlegging bij de bron. Ook is het zinvol om te kijken hoe het gesteld is met de ontwikkel- en realisatiekracht in de organisatie. Beschikt iedereen over een goede basis of kan een aanvullende training of tijdelijke ondersteuning door iemand met veel ervaring en analysekracht hier een positieve impuls aan geven.  Op de kritische vraag of er daadwerkelijk een efficiencyslag gemaakt kan worden, antwoorden we regelmatig met ons motto: “Wanneer je blijft doen wat je deed, krijg je ook wat je kreeg”. Af en toe kan het daarom goed zijn om analytisch en vooral ook kritisch naar de gehanteerde werkwijze te kijken. Zijn die standaardrapportages, waar veel tijd in wordt gestopt nog echt nodig óf zijn er wellicht systemen te implementeren die automatisch en met relatief weinig inspanning diezelfde informatie kunnen opleveren.

Door het optimaliseren van systemen en processen, kan er vaak efficiënter en effectiever gewerkt worden. Daarbij moet je niet alleen kijken naar de inbedding van rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie, maar ook naar de inrichting en de optimalisatie van processen én de gehanteerde werkwijze. Het gaat hier dus eigenlijk om ‘de samenhang der dingen’. Om dat goed aan te sturen is het van belang dat er in ieder geval duidelijke spelregels, procedures en richtlijnen zijn voor de financiële en P&C-processen. Door hierin te investeren voorkom je dat er te veel energie verloren gaat in ‘handwerk’ en versnippering van gegevens en/of informatie. Hierdoor ontstaat er tegelijk ook meer ruimte voor maatwerk en ‘eigen’ ruimte voor het invullen van taken. Dit heeft automatisch een positief effect op de dienstverlening aan budgethouders. Kortom: het investeren in digitalisering én vereenvoudiging van processen zorgt voor rust en creëert ruimte voor focus op analyse & advies.