Implementatie financieel systeem

De kwaliteit van de informatievoorziening staat in veel organisaties in de belangstelling. Door decentrale verantwoordelijkheden hebben operationele managers meer en meer behoefte aan op maat gesneden managementinformatie. Dit heeft ertoe geleid dat veel organisaties het bestaande financiële pakket optimaliseren of vervangen. Voorwaarde voor een succesvolle selectie en implementatie van een financieel informatiesysteem is in onze visie een integrale aanpak, waarbij gedurende het gehele traject een gecombineerde kennis van zowel de gemeentelijke financiële processen als de informatietechnologie aanwezig is.

Financieel systeem

Hoe vaak komt het niet voor dat het gekozen financieel informatiesysteem niet voldoet aan de verwachtingen? Het brengt niet wat in eerste instantie is voorgespiegeld. De gewenste managementinformatie is niet voorhanden, moeilijk benaderbaar en de rapportages zijn niet ingericht conform de behoefte. De oorzaak hiervan kan liggen in enerzijds de selectie van het pakket en, meer gebruikelijk, in onvoldoende aandacht voor een goede concretisering van de gebruikerseisen en wensen. Vaak wordt de implementatie teveel vanuit de techniek benaderd. Centraal in de aanpak van JE staat daarom kennis van gemeentefinanciën en de afstemming met gebruikers. Voortdurende afstemming met de gebruikers voorkomt teleurstellingen achteraf en waarborgt de acceptatie. Kennis van de gemeentefinanciën zorgt ervoor dat reeds in een vroeg stadium van het traject sprake zal zijn van een goede inventarisatie en interpretatie van gebruikerswensen en een adequate vertaling hiervan naar de inrichting van het systeem.

De implementatie van een nieuw informatiesysteem is een beslissing met een hoog afbreukrisico. Dit blijkt uit het feit dat veel systemen uiteindelijk niet aan de verwachtingen blijken te voldoen. Om dit te voorkomen hanteert JE een gestructureerde selectie en implementatiemethodiek. Een aanpak alleen is naar onze mening echter niet voldoende. Het is vooral de kennis van de specifieke kanten van de organisatie en haar financiële functie die de mogelijkheid biedt snel en adequaat te reageren op niet voorziene knelpunten die zich tijdens het proces altijd zullen voordoen. Alleen op die manier kunnen deadlines worden gehaald zonder concessies te doen aan de kwaliteit en functionaliteit van het systeem.

Onze implementatiemethodiek kent grofweg 3 fasen of modules, die elk ook afzonderlijk door JE worden aangeboden. Dit zijn:

• Vooronderzoek;
• Pakketselectie;
• Implementatie.

Vooronderzoek

Doel van het vooronderzoek is te komen tot een globaal projectplan op basis waarvan besluitvorming kan plaatsvinden over het vervolgtraject. Tijdens het vooronderzoek worden de functies van het bestaande systeem in kaart gebracht en wordt een knelpuntenanalyse uitgevoerd. De gebruikerseisen en wensen die in dit stadium naar voren komen leiden tot het functioneel ontwerp dat de basis vormt voor de pakketselectie.

Pakketselectie

De definitieve pakketselectie kent een aantal stappen. In eerste instantie wordt een short-list opgesteld met pakketten die naar verwachting in ruime mate voldoen aan de gewenste specificaties. Vervolgens wordt meer ingezoomd op de specifieke functionaliteiten van de diverse pakketten. Zo wordt gekeken naar prijs/prestatieverhoudingen, mate van ondersteuning van kritische processen en aantal implementaties in de branche. Op basis hiervan wordt uiteindelijk samen met de klant een pakket gekozen.

Implementatie

Om de mogelijkheden van het nieuwe systeem optimaal te benutten is het van belang het systeem goed in te richten. Daartoe wordt een analyse van de organisatiestructuur, de financiële functie en gewenste informatievoorziening uitgevoerd. Naast de feitelijke technische implementatie wordt hier in de implementatiefase dan ook uitgebreid aandacht aan besteed.

De resultaten van het implementatietraject zijn:

• Een goede analyse en vastlegging van de organisatiestructuur en informatievoorziening van de opdrachtgever ten behoeve van de financiële functie;
• Een operationeel systeem dat voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever;
• Gebruikers die zijn opgeleid voor het gebruik van het nieuwe financieel systeem;
• Een ingerichte beheerorganisatie ten behoeve van het nieuwe financieel systeem.

JE maakt het verschil

Een goede implementatie van het financieel systeem is cruciaal voor het soepel laten verlopen van de bedrijfsprocessen. JE beseft dit terdege. Onze consultants hebben de nodige ervaring met het succesvol begeleiden van de selectie en implementatie van een financiële systemen. Knelpunten die zich hierbij voor kunnen doen zijn uit eigen ervaring bekend. Hierdoor zijn wij in staat te komen tot praktisch haalbare resultaten die passen bij uw specifieke situatie. De gecombineerde kennis van uw sector en de financiële functie zien wij hierbij als belangrijk voordeel.

Contact

Voor meer informatie over dit product en wat wij voor u kunnen betekenen, kunt u contact opnemen met ons kantoor (Telefoon: 088-12 64 400 of Email: sales@jeconsultancy.nl). Wij maken graag een afspraak.