Is er wel voldoende aandacht voor de Check en Act?

Maart 2018 waren de gemeenteraadsverkiezingen voor de huidige coalities. Na de formatie zijn halverwege dat jaar de meeste colleges begonnen met de uitvoering van de collegeakkoorden. Een belangrijk middel om te bewaken dat doelstellingen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd, wordt gevonden in de Deming cirkel, ook wel bekend als de Plan-Do-Check-Act cyclus. Deze regelkring zie je ook terug in de gemeentelijke begrotingen 2019-2022 (Plan) bij de inmiddels welbekende 3W-vragen:

• Wat willen we bereiken?
• Wat gaan we daarvoor doen?
• Wat mag het kosten?

Vervolgens zijn gemeenten aan de slag gegaan met de uitvoering (Do) van diverse activiteiten om de doelen van het college te bereiken. Over de voortgang wordt dan in verschillende rapportages zoals bestuursrapportages, jaarrekeningen en opvolgende begrotingen gerapporteerd. Althans, als het goed is, want daar wringt vaak de schoen. Plannen en uitvoeren gebeurt vaak wel, maar het controleren (Check) en bijsturen (Act) wordt nog wel eens veronachtzaamd of te lastig bevonden. Vooral ook omdat die informatie niet altijd makkelijk voorhanden is.

Alle informatie bij elkaar in P&C software

Informatie wordt vaak in losse documenten en spreadsheets vastgelegd, waardoor het lastig is om verschillende rapportages met elkaar te vergelijken. Hierdoor ben je veel tijd kwijt met het maken van de rapportages, tijd die je dus niet kunt besteden aan het analyseren en controleren, laat staan aan het adviseren over punten van verbetering. In steeds meer gevallen maken gemeenten en andere decentrale overheden hun rapportages d.m.v. specifieke planning & control software. Hoewel dergelijke software veel kansen biedt voor efficiency- en kwaliteitsverbeteringen, zie je helaas nog te vaak dat het gebruik beperkt blijft tot het slechts digitaliseren van de jaarrekening en begroting. In de praktijk betekent dit dat deze documenten dan gepresenteerd worden via een vernieuwde website. Dit is natuurlijk al een mooie eerste opstap, maar helaas blijft het daar dan ook vaak bij en worden verdere verbeteringen niet meer gerealiseerd. Vaak omdat de waan van de dag andere prioriteiten stelt of omdat het functioneel beheer onvoldoende geborgd wordt. Dat is jammer omdat je met P&C software een platform in huis hebt waar je heel veel data van de organisatie in onder kunt brengen: dus niet alleen financiële data, maar ook HR-, Sociaal domein- of welke regelkring-data je ook maar wilt presenteren aan gebruikers.

Presenteer data overzichtelijk

In deze tijd van enorme hoeveelheden data is het cruciaal dat de juiste informatie aan de gebruiker getoond wordt. Als we willen dat de gebruiker gaat bijsturen, dan zal hij de informatie eenvoudig tot zich moeten krijgen. Het platform toont bijvoorbeeld na opstarten een aantal (visuele) rapporten, waardoor in één oogopslag duidelijk is wat de stand van zaken is. Of dit nu is op het gebied van budgetuitputting, ziekteverzuim of de status van de collegedoelen vastgelegd in doelenbomen. De data zijn meestal gewoon aanwezig, het is vaak alleen zaak om de data zo goed mogelijk te ontsluiten.

Hergebruik data

Als de data eenmaal vastgelegd zijn, dan kunnen deze gebruikt worden in verschillende rapportages. Data zijn daarmee oneindig herbruikbaar. Vaak zeggen die kengetallen op zichzelf niets, maar als ook het verloop zichtbaar gemaakt wordt van bijvoorbeeld de afgelopen vier rapportages, ontstaat vaak nuttige informatie. De afgelopen twee jaar is er natuurlijk al een aantal keer gerapporteerd over de voortgang van het gepresenteerde collegeprogramma. Deze data kunnen eenvoudig hergebruikt worden in een rapportage ‘voortgang collegeprogramma’. Hierin wordt de status van de verschillende rapportagemomenten halverwege de collegeperiode naast elkaar gezet. Daarmee is in één oogopslag te zien waar collegedoelen bijsturing nodig hebben.

Data- en procesexperts

Vaak ontberen organisaties tijd en/of kennis om meer met aanwezige data te doen. Na de implementatie van P&C software is functioneel beheer vaak onvoldoende geborgd. Wij helpen organisaties bij het ontwerpen c.q. doorontwikkelen van rapportages om de sturing van organisatie te verbeteren. Na een korte analyse ontwikkelen we samen met u aanvullende rapportages. Ook kunnen wij het functioneel beheer voor u invullen zodat u op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen en alle mogelijkheden van P&C software. Hiermee kan uw P&C software zich daadwerkelijk ontwikkelen tot een effectief platform van dataontsluiting en daarmee ook tot een krachtig presentatiemiddel voor management en bestuur.

Alwin Kohlbrugge houdt zich als consultant vooral bezig met verbeteren van de P&C cyclus en het maken van managementrapportages, naast zijn rol als financieel adviseur. Meer weten? Mail naar sales@jeconsultancy.nl of bel Alwin op 06-82019296.