Maandcyclisch werken versterkt administratieve hygiëne en advieskracht

Meer en meer decentrale overheden zijn bezig met vergaande digitalisering van de financiële processen. De impact is groot. Selfservice door het management groeit. Informatie is met één druk op de knop beschikbaar en men kan naar eigen inzicht doorklikken en ‘downdrillen’. Het belang van ‘administratieve hygiëne’ neemt dus toe. Gelijktijdig zal door toename van ‘selfservice’ de ondersteuning vanuit Financiën minder gericht moeten zijn op ‘maken’ maar meer op ‘uitleggen’ en ‘analyse en advies’. Met maandcyclisch werken wordt beide gestimuleerd.

Door toenemende digitalisatie neemt transparantie toe. Selfservice groeit en budgethouders hebben direct toegang tot de cijfers, nemen beslissingen op basis van deze cijfers en moeten er dus op kunnen vertrouwen dat ze up-to-date en juist zijn. De ‘administratieve hygiëne’ (juiste, volledige en up-to-date administratie) heeft echter nog relatief weinig aandacht in de financiële functie, waardoor cijfers niet altijd het juiste beeld geven. Dan blijken bij het opstellen van de jaarrekening ineens allerlei correctieboekingen uit de hoge hoed te komen, of staan er allerlei verplichtingen open terwijl de facturen al geboekt zijn.

"Maandcyclisch werken verbindt de toenemende noodzaak aan 'administratieve hygiëne' met het versterken van de advieskracht van financieel adviseurs."

Door te werken met een maandelijkse check, een soft- of een hardclose wordt de 'administratieve hygiëne' beter ingebed in het financieel proces en de P&C-cyclus. Tegelijkertijd biedt het inbedden van deze maandelijkse analyse op de cijfers een uitstekend aangrijpingspunt voor financieel adviseurs om daadwerkelijk  ‘in gesprek’ te komen met de budgethouders. Het maandelijks ‘in gesprek’ zijn betreft dan enerzijds de ‘administratieve hygiëne’ en zorgen dat op maandbasis de administratie bij is én anderzijds biedt het een platform om inzicht te krijgen in de ‘wereld achter de cijfers’ en advieskracht te tonen.

Maandcyclisch werken

Veel financieel adviseurs ervaren ‘de waan van de dag’. Verstoringen in het proces zijn eerder regel dan uitzondering en vaak heeft men het gevoel achter de feiten aan te lopen. De introductie van maandcyclisch werken zorgt voor meer rust, regelmaat en reinheid in de financiële en P&C processen. Er wordt veel meer dan nu gebruikelijk is, gewerkt in een vast maandritme waardoor routine in de algehele P&C-cyclus ontstaat. Maandelijks wordt gewerkt aan afsluiten van de administratie, aan juistheid en volledigheid van die administratie, aan analyse van de cijfers en aan het bespreken van e.e.a. met de budgethouder.

De maandcyclus heeft daarbij twee invalshoeken. Enerzijds is de aandacht gericht op het realiseren van ‘administratieve hygiëne’ (juistheid en volledigheid van de cijfers), terwijl anderzijds de focus gericht is op versterking van ‘analyse en advieskracht’. Uitgangspunt is een maandelijkse actieve analyse van de juistheid en volledigheid van de administratie én een actieve benadering van de budgethouders.

Grofweg bestaat de maandcyclus uit 3 stappen:

• 1e week van de maand - Afsluiten van de voorafgaande maand en checks op 'administratieve hygiëne'. Op maandbasis wordt een softclose (of eventueel zelfs een hardclose) uitgevoerd door de financiële administratie. Aan de hand van een vaste checklist worden specifieke (maandelijkse) boekingen verricht en worden checks uitgevoerd op juistheid van boekingen, aansluitingen met subadministraties e.d.. De werkzaamheden zijn gericht op juistheid en volledigheid. Daarbij wordt een eerste check op juistheid en volledigheid van de administratie uitgevoerd. Er wordt zo nodig een lijst met aandachtspunten opgesteld voor de financieel adviseur.
• 2e week van de maand - Analyse door adviseur en voorbereiden gesprek met budgethouder. Na de afsluiting of softclose is er sprake van analyse van de cijfers door de financieel adviseur. Het kan daarbij gaan om analyse van de budgetuitputting, maar ook om analyses gericht op ‘administratieve hygiëne’ (ondersteuners), zoals ‘afloop verplichtingen’, openstaande facturen, ouderdom facturen e.d.
• 3e en 4e week van de maand – Maandgesprek budgethouder en financieel adviseur. Het tweede deel van de maand staat in het teken van de budgethoudergesprekken. De aandachtspunten worden besproken, eventuele correctieboekingen geïnventariseerd en acties met elkaar doorgenomen. Het gesprek biedt tevens de mogelijkheid om spelregels/procedures toe te lichten, afwijkingen in budgetuitputting te bespreken en om totstandkoming van P&C documenten voor te bereiden. Uitgangspunt is daarbij dat de adviseur niet alleen ‘vragen stelt’, maar door z’n kennis van de materie en de financiële processen en systemen ook ‘antwoorden en adviezen kan geven’ aan de budgethouder over de te nemen acties.
  Rust, reinheid en regelmaat

Door in een maandcyclus te werken wordt dus niet alleen de ‘administratieve hygiëne’, maar ook de analysekracht en proactieve houding van de financieel adviseur bevorderd. Daarnaast wordt hun kennis van ‘de wereld achter de cijfers’ versterkt, is men beter op de hoogte van ontwikkelingen en neemt de advieskracht richting budgethouders toe.

"Maandcyclisch werken zorgt voor Rust, Reinheid en Regelmaat."

De ervaring leert tevens dat maandcyclisch werken voor meer rust, reinheid, regelmaat en routine zorgt in de financiële én P&C processen. Het vaste ritme geeft houvast aan de organisatie van het dagelijks werk en zorgt ervoor dat de administratie op orde is en blijft. Daarnaast weten adviseur en budgethouder elkaar makkelijker te vinden en worden er minder ‘verstoringen’ ervaren in het proces. Andere voordelen zijn onder andere dat:

• de administratie maandelijks ‘bij’ is;
• operational excellence in de financiële processen wordt versterkt;
• adviseur en budgethouder meer ‘in gesprek’ zijn en meer inzicht in en begrip voor elkaars ‘wereld’ krijgen;
• piekbelastingen bij totstandkoming van begroting, tussenrapportages en jaarrekening neemt af en totstandkomingsprocessen verlopen soepeler;
• de interne sturing en control toeneemt;
• financieel adviseurs meer in positie komen en dat hun analyse en advieskracht toeneemt.

Meer weten over maandcyclisch werken? Stuur een mail naar john.groote@jeconsultancy.nl of bel met 088 - 126 44 00. Een afspraak is snel gemaakt.