Meerssen, verbeterplan toekomstbestendige P&C-cyclus

De inzet van JE Consultancy betekent voor mij twee dingen: eerst een advies in de vorm van een praktisch werkbaar plan en vervolgens ook handen uit de mouwen steken om samen met ons het plan te realiseren.

Medio 2017 hebben wij JE Consultancy een opdracht verstrekt om een doorlichting uit te voeren gericht op het verbeteren van de bestaande P&C-cyclus. Dit is ‘werkendeweg’ uitgevoerd door Harold Maas tijdens het ondersteunen van het proces van de totstandkoming van de begroting 2018 en voorbereiding van de jaarstukken 2017. De doorlichting heeft geresulteerd in een verbeterplan toekomstbestendige P&C-cyclus dat is besproken met het college en daarna  in de raad is vastgesteld.

Direct bij het opstarten van de werkzaamheden en het onderzoek naar de verbeteringen in onze P&C-cyclus zijn door de heer Maas de eerste stappen gerealiseerd. Enerzijds door efficiënter gebruik te maken van bestaande applicaties en anderzijds door de introductie van de principes van Scrum in de totstandkoming van verschillende P&C-producten. Daarbij ligt de focus van het verbeteren niet alleen bij financiën of de afdeling bedrijfsvoering, maar wordt juist de gehele organisatie betrokken.

Op dit moment is de heer Maas als projectleider verantwoordelijk voor de implementatie van het vastgestelde verbeterplan en zijn we als organisatie samen met het bestuur aan de slag gegaan met het zetten van stappen om te komen tot het gewenste resultaat. Waar in de afgelopen periode is ingezet op het onderdeel ‘basis op orde’ gaan we de komende periode werken aan het optimaliseren van het ‘in control’ zijn (en blijven) van de gehele organisatie. Daarbij gaat het om drie zaken die gelijktijdig met elkaar oplopen: het aanpassen van de P&C-werkprocessen (zoals toepassen van scrum); het efficiënter gebruik maken van de systemen (LIAS-Enterprise) en het vergroten van de kennis van alle betrokkenen (budgethouders, financieel medewerkers, management, bestuur en raad). Door telkens stappen vooruit te zetten en direct te borgen met de eigen medewerkers bereiken we het gewenste resultaat: een toekomstbestendige P&C-functie!

Op dit moment staan we aan de lat voor het uitwerken van het nieuwe bestuursakkoord naar een programma voor de komende periode en het eerste product, de programmabegroting 2019-2022. Daarbij zetten we als organisatie, in samenspraak met ons bestuur, in op een efficiënt en effectief proces waarbij eenieder zijn of haar eigen verantwoordelijkheid gaat nemen. Hierbij ondersteunt JE Consultancy het proces met behulp van het Scrum-raamwerk, waarbij we inzetten op het realiseren van  een SMART doelenboom. Vervolgstappen die we nog gaan zetten zijn het optimaliseren van de bestaande P&C-cyclus en –producten samen met de nieuwe raad, het implementeren van maandcyclisch werken en het  inrichten én optimaliseren van bestaande management- en stuurinformatie over de voortgang van beleid en financiën.

Bert Nijssen, hoofd Bedrijfsvoering gemeente Meerssen