Tijd om de balans op te maken

De jaarafsluiting is in volle gang, en een zorgvuldig opgesteld balansdossier is daarbij essentieel. Dit dossier laat zien dat de interne beheersing van de administratieve processen op orde is, zodat collega’s en accountants het werk eenvoudig kunnen reproduceren. Toch merkt u dat er nog onzekerheden zijn, ondanks de goede voorbereidingen en gesprekken. Tijd om de balans op te maken en concrete stappen te zetten voor sluitende jaarstukken 2024!

Goede voorbereiding op de jaarrekening

Uit ervaring weten we dat accountantscontroles vaak vertraging oplopen door verschillen in interpretatie van uw samensteldossier. Dit speelt vooral bij majeure projecten, aannames rond grondexploitaties en voorzieningen, afrekeningen in het sociaal domein en de waardering van vastgoed.

Om goed voorbereid te zijn, hebben we daarom een aantal praktische aandachtspunten voor het opstellen van de jaarrekening en het onderliggende dossier op een rij gezet.

• Stel memoranda op voor de belangrijkste jaarrekeningposten en leg hierin duidelijk uw overwegingen en inschattingen vast over de waardering van balansposities en specifieke projecten – de zogenoemde ‘position papers’. Houd hierbij rekening met zowel de externe verslaggevingsregels (BBV) als de interne financiële verordening en relevante nota’s. Voeg waar nodig scenario’s toe en onderbouw uw keuze voor het opgenomen scenario met interne en externe regelgeving.

• Analyseer de ontwikkelingen in de balansposten en leg deze inzichtelijk vast. Zorg voor een cijfermatige beoordeling op het niveau van de jaarrekeningtoelichting, inclusief een analyse van de grootste afwijkingen.

• Besteed extra aandacht aan bijzondere of complexe posten en transacties in de jaarrekening. Documenteer daarbij zorgvuldig uw overwegingen en eventuele aannames.

• Voer voorafgaand aan de accountantscontrole een interne kwaliteitsreview uit op de Jaarstukken en het samensteldossier en leg deze zichtbaar vast.

Compleet naslagwerk en inzicht

Schrik niet van de impact die deze vastlegging op het eerste gezicht lijkt te hebben. Per jaarrekeningpost volstaat doorgaans een compacte documentatie van ongeveer twee A4’tjes. Dit is niet alleen handig voor uw accountant, maar biedt u en uw collega’s ook een compleet naslagwerk voor de volgende jaren. Zo heeft u altijd inzicht in de gemaakte overwegingen en uitgangspunten bij het opstellen van de Jaarstukken. Bovendien helpt dit bij het borgen van de continuïteit in uw administratieve processen.

Kwalitatieve optimalisaties

Wilt u een stap verder gaan in deze optimalisatie dan bevelen wij u aan uw cyclische processen te automatiseren en te digitaliseren. Dat kan eenvoudig met de software van EQili. Hiermee stroomlijnt u niet alleen het proces van het balansdossier en de afstemming met uw accountant. Deze applicatie is bij uitstek geschikt om te starten met – themagerichte – periodeafsluitingen in uw administratie. Op deze wijze start uw jaarrekeningproces niet pas in het volgende jaar, maar werkt u procesmatig aan de kwaliteit van uw administratie en managementinformatie.