Uitdagingen en kansen rondom centralisatie overhead

Het vernieuwde BBV schrijft voor dat directe kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend. De indirecte kosten ofwel overhead dient daarbij gecentraliseerd te worden in één programma. Doel van deze wijziging  is de controlerende en kaderstellende rol van de raad verder te versterken.

Diverse gemeenten hebben hier al een voorschot opgenomen en hun overhead centraal verantwoord binnen een programma overhead of bedrijfsvoering. Dit is echter een ontwikkeling die veel voeten in aarde heeft en veel ‘financieel-technische’ aspecten met zich meedraagt. Hieronder een korte schets van diverse vraagstukken die in meer of mindere mate zullen spelen, zoals:

• Aanpassing en vereenvoudiging kostenverdeling
• Kostendekkendheid en dekking uit reserves
• extracomptabele tariefberekening
• inrichting programma overhead
• presentatie aan de raad

Aanpassing en vereenvoudiging kostenverdeling

Veel gemeenten hebben of hadden al de wens om de kostenverdeling te vereenvoudigen. Met de nieuwe BBV regels komt dit nadrukkelijker op de agenda te staan. Overhead gaat straks centraal, dus de kostenverdeelmethodiek resulteert niet meer in integrale uurtarieven. Dit roept de vraag op of verdeling o.b.v. ‘uren * tarief’ (wat relatief ingewikkeld is) nog wel zo nodig is? Wellicht niet.

Met ingang van 2017 zal deze nieuwe verwerking van de overhead geïntegreerd moeten zijn in de begroting. Praktisch gezien betekent dit dat er in het voorjaar van 2016 al helderheid moet zijn over de wijze waarop dat gaat gebeuren. Het centraliseren van overhead en het doorvoeren van een nieuwe kostenverdeelmethodiek gaat gepaard met diverse financiële consequenties op productniveau. Om vergelijkbaarheid met vorige jaren te borgen, maar ook om ervoor te zorgen dat de transitie gecontroleerd verloopt (en niet ondersneeuwt in de ‘mutatiemelee’ tijdens de begrotingsvoorbereiding), zullen de acties bepaalde fases door moeten lopen. Dit vraagt om een stapsgewijze aanpak waarin de financiële mutaties heel goed gevolgd kunnen worden.

Kostendekkendheid en dekking uit reserves

Het centraliseren van de overhead heeft meer consequenties. Hoe bijvoorbeeld om te gaan met ‘producten’ die kostendekkend zijn of die (deels) gefinancierd worden uit reserves en de in dat kader geraamde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. Wat te denken van het ‘hek’ dat veel gemeenten om het Sociaal Domein gezet hebben. Dit ‘hek’ veronderstelt dat inkomende rijksbijdragen volledig aan het Sociaal Domein besteed worden. Echter een deel van die kosten bestond uit overhead. Nu de overhead centraal geraamd wordt, is het sociaal domein niet meer in ‘evenwicht’ en moet er mogelijk anders met het ‘hek’ omgegaan worden. Ook moet bezien worden in hoeverre reeds gevormde reserves al dan niet afgeraamd kunnen/moeten worden omdat ze niet meer nodig zijn om het product geraamde ‘overhead’ te financieren. Hierbij is wel belangrijk om vast te stellen dat als je dit productniveau corrigeert, er wel een dekkingsvraagstuk ontstaat voor dat deel van de overhead dat voorheen uit reserves werd gedekt.

Extracomptabele tariefberekening

Het centraliseren van overhead  betekent eveneens dat een extra-comptabele berekening van een integrale kostprijs noodzakelijk wordt voor kostprijscalculaties en tariefberekeningen bij kostendekkende producten, leges en bijvoorbeeld bij de toerekening van directe en indirecte kosten aan investeringsprojecten en grondexploitaties. In onder andere de paragraaf lokale heffingen moet daaraan aandacht geschonken worden.

Inrichting programma Overhead

De overhead werd voorheen veelal verantwoord op de afdelingskostenplaatsen. Het afdelingshoofd was daarvan de budgethouder. De vraag is relevant hoe dat geregeld gaat worden binnen het nieuw te vormen programma. Krijgen afdelingshoofden daarbinnen hun eigen kostenplaats met afdelingsbudget, of ga je voor centralisatie van het budgetbeheer van de verschillende typen afdelingsoverhead? En wat doet centralisatie met de 'schuifmogelijkheden' die budgethouders hadden op de kostenplaatsen. Bieden de bestaande budgetregels daarin nog soelaas?

Presentatie aan de raad

Tevens komt de overhead meer in beeld bij de raad. Dat zegt iets over de informatie die in de begroting moet worden opgenomen. Het spanningsveld tussen versterken van de kaderstellende en controlerende rol enerzijds en het uitnodigen om op de “stoel van het college” te gaan zitten anderzijds is groot. Ook zal de raad een relatie willen leggen tussen de overhead en de omvang van organisatie en vooral wat er gebeurt als de organisatie krimpt!

Ergo, er is nog veel te doen, waarbij het belangrijk is dat men de samenhang der dingen in beeld blijft houden. Daarbij zal voortdurend geschakeld moeten worden tussen concept en concreet. Het nieuwe BBV kent de nodige uitdagingen, maar biedt ook kansen om bijvoorbeeld de kostenverdeling te vereenvoudigen en administratieve rompslomp te verminderen. Dit vraagt niet alleen om visie, maar ook om financieel technische expertise om die ideeën om te zetten in nieuwe en vereenvoudigde boekingsgangen, herinrichting van de administratie en goede inbedding van het begrotingsproces. Schakelen dus tussen concept en concreet.

Auteur: John Groote