Webinar EQili: optimaliseer je jaarrekeningproces

Bij veel organisaties wordt de jaarrekening nog steeds als een project behandeld, op een manier die weinig verschilt van 20 jaar geleden. Tijd voor verandering! Maak kennis met de EQili-afsluitingsoplossing. 

Reflectie op het jaarrekeningproces

Het afgelopen jaar hebben financiële administraties weer veel tijd en moeite gestoken in het verkrijgen van de verplichte accountantsverklaring. Het project Jaarrekening werd wederom te laat gestart, de verwachtingen van de accountants waren deels onduidelijk, en het controleteam stond sneller dan verwacht op de stoep met vragen die soms voor verrassingen zorgden, zowel in aantal als in complexiteit.

Veel organisaties zien tijdens de drukte van het moment door de bomen het bos niet meer. Hoewel het uiteindelijk meestal goedkomt onder druk, leidt dit vaak tot discussies over meerwerk. Maar waarom blijven dezelfde problemen elk jaar terugkomen in een proces dat weinig verrassingen zou moeten kennen? Laten we dit nader onderzoeken.

De jaarrekening als doorlopend proces

Bij veel organisaties wordt de jaarrekening nog steeds als een project behandeld, op een manier die weinig verschilt van twintig jaar geleden. Met de huidige kennis, expertise en beschikbare technologie is dit onvoorstelbaar. Het voorbereiden van een jaarrekening zou een routineklus moeten zijn als de financiële administratie periodiek wordt afgesloten. Deze financiële hygiëne biedt talloze voordelen, waaronder een positieve impact op de kwaliteit van managementrapportages en minder stress tijdens het jaarrekeningseizoen.

Zelfs als jouw periodeafsluiting nog verbeterd kan worden, hoeft het jaarrekeningproject geen drama te zijn. Goede planning en voortgangsbewaking zijn cruciaal. Eén aanspreekpunt dat zorgt voor tijdige levering en kwaliteit is essentieel. Het is tijd om afscheid te nemen van planningsspreadsheets met kleurtjes en corrupte versies. Een geïntegreerd systeem kan de voortgang, kwaliteit en het beheer van documenten transparanter maken, wat ook de samenwerking met de accountant ten goede komt.

Tijd om door te pakken

Natuurlijk ben je druk. En lopen er tal van projecten die absoluut prioriteit hebben de komende weken (maanden, jaren). Maar stel je toch eens voor hoe het zou zijn als je volledige regie hebt over jouw eigen jaarrekeningvoorbereiding. Dat je op elk gewenst moment weet hoever je samen met jouw afdeling bent in het proces, niet hoeft te zoeken in eindeloze mappenstructuren naar de laatste versie van dat ene bestand. Dat je zeker weet dat elk relevant document ook kwalitatief voldoet aan jouw eisen. En dat je naderhand tijdens de accountantscontrole geen vragen meer van de accountants uit alle windrichtingen op je afgevuurd krijgt, maar ook dat proces keurig hebt gekanaliseerd. Pure dagdromerij natuurlijk. Want ja, druk, prioriteiten etc.

De EQili-afsluitingsoplossing heeft sinds 2015 haar waarde bewezen door gemeentes, provincies, zorginstellingen en woningcorporaties te helpen hun afsluitingscyclus minder complex en transparanter te maken. De grote gemene deler bij onze klanten was de wens om afscheid te kunnen nemen van de welig tierende Checklistjes in Excel en aantoonbaar in control te zijn. De oplossing draagt daardoor bij om de maandafsluiting en jaarrekeningvoorbereiding (inclusief rechtmatigheids en Sisa-verantwoording) professioneel te organiseren, de communicatie met accountants te vereenvoudigen, en de kosten van afsluiten te verlagen.

In control

We hebben net als jij waarschijnlijk een hekel aan complexiteit en onoverzichtelijkheid. Dit is een kans om het anders te doen. Ga je door met de oude aanpak, of ga je nu echt doorpakken?

Hierbij het aanlokkelijke perspectief: je brengt nog dit najaar jouw gehele proces van jaarafsluiting en communicatie met de huisaccountant onder in de EQili-oplossing. Zonder extra inspanningen meteen een structureel beter georganiseerd proces. Hoe dan?

• Jouw medewerkers doen de voorbereiding zoals zij die tóch zullen moeten doen: per entiteit bepalen welke medewerkers welke op te leveren specificaties moeten voorbereiden en wanneer zij geacht worden dat gedaan te hebben.
• Wij komen met onze consultants 2 dagen naar je toe en richten een eigen EQili-omgeving in waarin wij jouw voorbereiding 'omkatten' naar een EQili format. De aanwezigheid van jouw medewerkers is daarbij 'op beschikbaarheid' gewenst. Wij doen het werk.
• Na die dagen staat jouw EQili-omgeving klaar, doen wij 'on the job' gebruikersuitleg en kunnen jouw medewerkers feitelijk beginnen met de jaarrekeningvoorbereiding.

Referenties EQili

Benieuwd naar referenties? Neem eens een kijkje bij de klantverhalen van de gemeente Venlo en de gemeente Rotterdam.